Die richtige Ablage der Buchhaltung

  • Hallo zusammen,


    ich wollte einmal fragen wie ihr eure Ablage so ordnet grade in Bezug auf die Nutzung mit Mein Büro.

    Bisher habe ich einfach die Rechnungen nach Datum sortiert abgelegt, was mich bis jetzt auch nicht sonderlich gestört hat.


    Nun kommt es aber vermehrt vor das ich Rechnungen mit 30 oder 60 Tagen Zahlungsziel habe, und diese dann schlecht finde wenn ich z.B. per PayPal am 03.01. bezahlt habe und die Rechnung mit der Ware am 01.02. kommt und die Rechnung auf den 30.01. ausgestellt ist.


    Ich bin gespannt auf eure Vorschlage.


    Ich Nutze Bank, PayPal und Kreditkarte als Zahlungsmittel.


    Gruß


    Olli

  • Nach Datum habe ich auch mal gemacht, alles in Ordner, sortiert etc. Ich habe mir vor langer Zeit für 10 Euro einen Stempel online gezaubert mit dem Wort "gebucht" und in der zweiten Zeile einen langen Strich mit dem Wort "Belegnummer" und einen Rahmen drum.

    Nun schreibe ich die Nummer des Beleges drauf, bevor die Rechnung in die Kiste wandert.


    Gebucht


    _______________

    Belegnummer:

  • ja, das waren noch Zeiten ;)

    das geht mittlerweile alles monatlich gescannt zusammen mit dem datev-export zum Steuerbüro


    früher ging das einfach zum Buchungsdatum/Kontoauszug in den jeweiligen Bankordner und dann zum Jahresende zum Steuerfuzzi

  • Eingangsrechnung werden bei mir alphabetisch abgeheftet und können nach Liferantennamen so leicht gefunden werden.


    Ausgangsrechnungen hefte ich bei Versand ab und damit recht wild durcheinander. Sollte mal eine spezielle Rechnung gesucht werden, suche ich die in MB.

  • Nee, ich hefte die AR tatsächlich wild ab.

    Wird mit Paypal, per Rechnung oder Nachnahme bezahlt, geht die Rechnung quasi mit der Erstellung in den Versand und wird somit auch abgeheftet. Bei Vorkasse wird die Rechnung zwar erstellt, aber erst nach Zahlungseingang ausgedruckt und abgeheftet.


    Somit ist bei mir weder die Rechnungsnummer, noch der Zahlungseingang oder das Rechnungsdatum ein Kriterium für eine Sortierung.


    Das wird sich erst ändern, wenn MB den Zahlungseingang auch einem Auftrag zuordnen kann und Mahnungen auch zu unbezahlten Aufträgen möglich sind. Bis es mal soweit ist, bleibt es bei meinem Chaossystem.

  • Da hätte ich aber den Keller voll...

    ...und ich den Dachboden. :)

    Da wird sich in ein paar Jahren ein mobiler Datenvernichtungsservice freuen und irgendwann brauchen wird auch noch nen Wachschutz für den Datenschutz und dann sag mal einer, ein Onlinehändler tut nichts für die lokale Wirtschaft. :)

  • Die Ablagefunktion für gescannte Dokumente steht dir bei MB auch für Eingangsrechnungen (wie auch für Buchungen in den Geldkonten) zur Verfügung. Ein papierloses Büro lässt sich damit aber nicht realisieren, da diese Dateiablage nicht den gesetzlichen Vorgaben für die papierlose Archivierung entspricht.

  • Ach so.

    Mein Tipp dazu: Besorg Dir ein alphanumerisches Register und hefte die Rechnungen nach Lieferant ab. Ist für mich die logischste Ablage, weil man dann schnell mal eine Rechnung findet, wenn man mal was nachsehen will.

  • Ja, lieber Heiko, finde ich auch gut :beer:- aber letztendlich geht es ja darum, einen Beleg ohne aufwändige Grabungsarbeiten finden zu können, gesetzliche Vorgaben gibt es da m. W. nicht... wie Du sagst: eine Frage der Logik :)