Rechnungen / Beitragsrechnungen per Mail und als Brief

  • Hallo,,

    bei der Erstellung der Beitragsrechnungen hat der größte Teil der Mitglieder eine Mailadresse, es müssen aber auch Rechnungen per Post verschickt werden.

    Nicht alle Rechnungsadressen sind identisch mit den Adressen der Mitglieder, es gehen Rechnungen an ehemalige Mitglieder mit aktuell aktiven Angehörigen oder an andere übergeordnete Kontakte, von denen auch wieder einige eine Mailadresse haben und andere nicht.


    Wie gehe ich als "mein Verein"-Neuling da sinnvoll vor? Insbesondere wenn aus den Gruppen der Mail- und Briefempfänger gemischt SEPA-Mandate vorliegen?


    Das wäre alles kein Problem, wenn in der Rechnungstabelle als platzierbares Feld auch die Mailadresse des Rechnungsempfängers möglich wäre. Dann könnte man die Auswahl entsprechend filtern. Nur ausgerechnet dieses Feld wird nicht angeboten.


    Danke für jede Hilfe,

    beste Grüße

    Achim

  • Hallo,

    da keine bessere Idee kam und die Beitragsrechnungen erstellt werden mussten, habe ich das Problem jetzt so gelöst:

    • In dem Anschriften-Feld "Straße" habe ich bei allen Rechnungsempfängern, die keine Mailadresse haben, die Zeichenkombination <Leerzeichen><Punkt> angehängt: "Beispielweg 13 ." Das sollte die Post nicht weiter stören.
    • In der Rechnungstabelle kann ich dann diese Adressen durch den benutzerdefinierten Filter "wie * ." herausfiltern und alle mit einem Druckauftrag ausdrucken. Die Mails lassen sich z.B. über den entsprechenden Filter "nicht wie * ." herausfiltern.

    Ich bin aber weiterhin an Alternativen interessiert.


    Warum wird in der Rechnungstabelle das Datenfeld "E-Mail" nicht angeboten? Es muss doch für die Erstellung der Serienmails vorhanden sein!


    Achim

  • Es müsste auch so gehen:

    Beim Erstellen der Rechnungen einstellen "als nicht ausgedruckt".

    Dann Rechnungen als E-Mail versenden. Wo keine Mailadresse ist, gibt es eine Fehlermeldung.

    Danach sind alle Rechnungen mit Mailadresse als ausgedruckt markiert.

    Rest drucken und per Post verschicken oder persönlich übergeben oder so.

  • Danke Hamich, ich hatte das auch so versucht.

    Dann funktioniert aber nicht der Batch-Versand von Mails ohne Anzeige - und damit ohne Bestätigung jeder einzelnen Mail. Bei über 250 Mails wollte ich mir die Bestätigungen sparen ;)

    Wählt man beim Mail-Versand "ohne Anzeige" aus, öffnet sich ein Fenster, in dem die nicht per Mail zu versendenden Rechnungen gelistet sind und der Mailversand bricht ab.

  • Ja, klar. Screenshot machen, ausdrucken, Rechnungen suchen, Tabellen-Kategorie zuweisen, auf Tabellen-Kategorie filtern und dann Batch-Druck bei Tabellen-Kategorie gesetzt und Batch-Mail bei nicht gesetzter Kategorie geht. Wenn man nächstes Jahr neue Rechnungen hat, kann man den Vorgang wiederholen.


    Aber ob das wirklich einfacher ist, als einmal ein Leerzeichen mit Punkt an die Straße bei den Leuten anzuhängen, die keine Mailadresse haben, sei mal dahingestellt ;) Zumal das ein einmaliger Vorgang ist.