Papierlose Buchungen

    Hallo,


    macht jemand seine BH komplett papierlos?


    Wäre es erlaubt, die bezahlten Eingangsrechnungen als Dokument an die Buchung anzuhängen und so den Ausdruck sparen? (Zusätzlich als Email archiviert)

    Oder ist Wieso dafür nicht "zertifiziert"?

    "Oder ist Wieso dafür nicht "zertifiziert"?"


    Genau so ist es.


    Wobei Ausdrucken auch keine rechtskonforme Archivierung darstellt. Aber da wir ja eh verpflichtet sind, geschäftliche E-Mail Korrespondenz zu archivieren, ist das alles kein Thema. Da geht dann auch die Archivierung in MB.


    Ich persönlich bevorzuge es aber, einem Prüfer im Fall der Fälle meine gesammelten Ordnerkisten auf den Schreibtisch zu stellen. Macht in meinen Augen auf den Prüfer mehr den Eindruck einer ordentlichen Buchführung. ;)

    Ok das ist mies. Kommt da noch was oder muss ich wechseln?


    Wie macht ihr das aktuell? Wäre ja sehr klasse, wenn MeinBüro revisionssicher wäre in dem man dem Vorgang die PDF anhängt. und das irgendwo archiviert wird.


    Derzeit nutze ich Mailstore, damit werden die eingehenden und auch ausgehenden Rechnungen archiviert. Würde mich freuen, wenn ihr mir eure digitalen Abläufe mal kurz erläutern würdet. Speziell auch wie Ihr Rechnungen wiederfindet, vergebt ihr eine laufende Nummer? Denn die Papierrechnungen (Einkauf im Laden zb)

    müssen ja auch abgelegt werden. Scanner ihr die und werft original weg oder heftet ihr die ab?


    Welche Software nutzt ihr zum archivieren ?

    Zitat von NicoDeluxe

    Ok das ist mies.

    was ist daran "mies"?


    Informiere Dich doch erst einmal durch eigenrecherche was gefordert u. gegeben/geboten wird.

    z.B. hier: so bewahren Sie elektronische Belege sicher auf

    oder auch hier im Forum

    Zitat von NicoDeluxe

    Denn die Papierrechnungen (Einkauf im Laden zb)

    müssen ja auch abgelegt werden. Scanner ihr die und werft original weg oder heftet ihr die ab?

    da diese Thermopapierquittungen ja nicht ewig (10 Jahre) unbeschadet überstehen, lege ich einige auf ein DIN-A4 Blatt, scanne und hefte den Ausdruck dann dazu.

    Zitat von NicoDeluxe

    Speziell auch wie Ihr Rechnungen wiederfindet, vergebt ihr eine laufende Nummer?

    auch hier gibt es verschiedene Methoden. Ich verwende z.B. einen "Paginierstempel"


    Ganz Papierlos wirst Du Dein Büro nie bekommen.

    Schon garnicht, so lange die Anforderungen immer weiter steigen und alles dokumentiert werden muss.

    In dem Link zum Thema Dokumenten Mappe steht :

    Spätestens am Jahresende sollte Sie den kompletten Dokumentenordner auf einem externen Datenträger speichern, der gegen nachträgliche Änderungen geschützt ist.


    Auf CD brennen oder welches Medium ist da noch geeignet?

    Wer hat in 10 Jahren noch CD Laufwerk, hab jetzt schon keins mehr.


    Zudem wäre es ideal wenn mein Büro die Dokumente sichert und man. Ich ram Jahresende noch dran denken muss :)

    und zu den papierbelegen; dass mache ich bereits so, mit dem kopieren. Das sind im Jahr vielleicht 20 Belege. Die Hefte ich ab. Aber Lieferantenrechnungen sind verdammt viele die will ich unbedingt nur digital behandeln

    Zitat von NicoDeluxe

    Auf CD brennen oder welches Medium ist da noch geeignet?

    vllt. WORM-Disk?!

    Es gibt aber auch Firmen die sich auf Langzeitarchivierung spezialisiert haben.

    Zitat von NicoDeluxe

    Wer hat in 10 Jahren noch CD Laufwerk, hab jetzt schon keins mehr.

    Das ist aber nicht Sache der Finanzbehörde sondern Deine ;)

    Ich habe mal gelesen dass selbst die NASA nicht mehr auf Band gespeicherte Daten alter Missionen zugreifen konnte, weil schlichtweg keine Laufwerke mehr existierten.

    Zitat von NicoDeluxe

    Spätestens am Jahresende sollte Sie den kompletten Dokumentenordner auf einem externen Datenträger speichern, der gegen nachträgliche Änderungen geschützt ist.

    Wo steht das? Du musst nur so sichern, dass nachträgliche Änderungen immer erkennbar sind und der vorherige Stand sichtbar bleibt. Macht jedes gute DMS (und es gibt schon recht günstige inzwischen).