DSGVO - mit Unternehmer Suite kaum umsetzbar?

  • Hallo,

    bezüglich Datenschutzgrundverordnung gibt es ja viel zu beachten und ja es geht in erster Linie nicht um Software aber ich weiß wirklich nicht, wie das mit Unternehmer Suite umsetzbar soll.


    z.B.

    - Inaktive Benutzerkonten löschen

    Rechnungen haben ja eine Aufbewahrungspflicht, aber laut meiner Anfrage beim Händlerbund gibt es keinen Grund, Kunden angelegt zu lassen, welche nicht wirklich nachweisbar regelmäßig bestellen. Man könnte zwar etwas argumentieren, warum man die doch eine gewisse Zeit aufbewahren will, aber das wars dann auch schon. Nun lassen sich aber z.B. die angelegten Kunden nicht nach Anlagedatum sortieren. Wenn ich z.B. durch Argumentation hinbekomme, dass ich alle Kunden pauschal 1 Jahr nach Auftragsabschluss angelegt lasse und danach lösche, wie soll ich dann sortieren, welche Kunden ich löschen muss? Ja man könnte jetzt Exportieren und dann in der Liste das Anlagedatum mitsortieren, die dann wieder mit anonymisierten daten reimportieren. Wenn man aber wie wir im Jahr durch viele Kleinbestellungen im 5-Stelligen Bereich Kunden anlegt, dann ist das kaum praktikabel.


    Gibt es da etwas einfacheres? Eventuell eine Funktion, die Kunden automatisch nach einer gewissen zeit löscht?

    Ich finde auch keine Möglichkeit, eine Batch an Adressnummern auf einmal zu löschen. z.B. Lösche Bereich 1000 - 1500. Das mit dem Reimport und dabei die personenbezogenen Daten rauslöschen würde ja dann viele leere Kunden schaffen, die wieder manuell gelöscht werden müssen



    Eine andere Sache wäre, dass ich zumindest bis jetzt noch nicht von Buhl ein verbindliche Map gesehen hab, welche genau auflistet, an welchen Stellen Daten überhaupt gespeichert und verarbeitet werden. z.B. Magento hat dazu eine super auflistung vorgelegt. Ich finde, dass auch Buhl das machen sollte

    • Offizieller Beitrag

    Moin,

    Das mit "Daten löschen" ist so eine Sache... Einerseits gibt es eine Funktion " Bereich löschen", die ganze Adressbereiche löscht - brandgefährlich!

    Andererseits gibt es natürlich die Möglichkeit, "Sammeladressen" anzulegen. Beispiel:

    10000 - Shopkunde

    20000 - ebay-Kunde

    etc


    Somit könntest Du die Kundenadressen nur im Vorgang als Lieferanschrift vorhalten und hättest die Adressdaten nie im Unternehmer als Adressdatensatz erfasst, mit allen Vor- und Nachteilen.

  • Davon abgesehen - wie willst du automatisch prüfen, ob die 10 Jahre nach letzter Verwendung (z. B. in einem Angebot) abgelaufen sind? Du kannst nicht angegeben "10 Jahre nach Anlage", das wäre eine unzulässige Verkürzung. Das Recht auf Vergessen findet immer seine Grenze in den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, das hat sich durch die EU-DSGVO nicht geändert.

  • Danke für eure Antworten!

    ComputerHaus ich habe mir das auch schon überlegt mit den Sammelkunden, Problem ist aber, dass dann eben die Rechnungen nicht mehr nach Kunde recherchierbar sind (eines von vielen Beispielen: Kunde schickt ohne vorige Kontaktaufnahme eine Rücksendung zurück ohne Rechnung/Widerrufsformular etc - sowas kommt sehr häufig vor - und wir müssen den Kunden dann über den Namen der Absenderadresse die Rechnung zuordnen). Gäbe es dafür eine Lösung, dass man eventuell unter Vorgänge auch nach Namen suchen kann? (Es gäbe natürlich noch die Möglichkeit ein Rechnungsausgangsjournal zu erstellen und dann über "bearbeiten -> Suchen" aber das wäre ja extrem aufwändig).


    @babuschka ich habe mit einem vom Händlerbund telefoniert und die meinten, dass man sicherstellen muss, dass wenn ein Kunde nicht mehr aktiv ist, dieses Kundenkonto nach z.B. 1 Jahr inaktivität gelöscht werden muss, es sei denn, der Kunde hat noch Gewährleistungs oder Garantieansprüche, dann so lange wie diese laufen - meistens 2 Jahre.


    Laut Händlerbund wäre somit eine Warenwirtschaft nur dann DSGVO-Konform, wenn es eine Funktion gibt, die nach einem Parameter z.B. letzer Umsatz oder Anlagedatum automatisiert nach 2 Jahren löscht (wir sprechen hier nur von Kunde, nicht von Rechnungen). Theoretisch auch nur dann konform, wenn das wirklich automatisiert im Hintergrund läuft, da man im Zweifelsfall einer Datenschutzbehörde (vor der man ja dank der Beweislastumkehr einen solchen Nachweis bringen muss) beweisen muss, dass dies auch funktioniert, was man bei manueller Löschung nicht tun kann

  • Händlerbund und 2 Jahre:

    Du kannst aber doch nicht den Kunden löschen und eine Rechnung bestehen lassen?

    Willst du den Namen aus der Rechnung tilgen? .... das gibt Spass beim Finanzamt...

    Kunde löschen, aber Kunde trotzdem in der Rechnung lassen? .... ist doch quatsch....


    .... bleibt doch alle mal auf dem Teppich, das ist doch reine Panikmache zur Zeit

  • Ich wiederhole mich ungern, aber dein Händlerbund scheint nicht viel Ahnung von den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu haben.

    Du bist verpflichtet nach Steuerrecht, die Kundendaten, die in einem Angebot, Lieferschein, Rechnung etc. stehen, 10 Jahre nach Ausstellung des letzten Dokumentes aufzubewahren. Einschränkung nach DSGVO: alle Daten, die nicht für die Dokumente notwendig sind (also Telefonnummer, ev. E-Mail u.ä. auf Verlangen zu löschen. Alles andere wäre Verletzung deiner steuerlichen Pflichten.

  • Ich stimme babuschka und Volker zu, insbesondere was "auf dem Teppich bleiben" angeht. Trotzdem wäre eine Funktion wünschenswert, die mir anzeigt wann ein Konto/eine Adresse zuletzt genutzt wurde, eventuell auch als "Chefauswertung" a la "Kunden, die seit 11 Jahren inaktiv waren". Weiß jemand, wie man so eine Auswertung schreibt?

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    Thomas Erichsen
    WISO Kaufmann (jetzt "Unternehmer") Professional Nutzer seit 2004, Soll-versteuernd, SKR-04

  • Hallo Manuel,

    für mich endet die "Aktivität" nach dem letzten gedruckten Vorgang (egal ob Angebot, Lieferschein, Rechnung) bzw. Kontobewegung. Das Problem ist vermutlich, dass hier Daten aus verschiedenen Bereichen (Auftrag/Buchführung) abgefragt werden müssen. Hmm, und wenn man dann einen Garantiefall hatte kann sich das ganze noch einmal verzögern, richtig? Es ist zum Haare raufen...

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    Thomas Erichsen
    WISO Kaufmann (jetzt "Unternehmer") Professional Nutzer seit 2004, Soll-versteuernd, SKR-04

  • Hallo Manuel,

    Du bist doch auch betroffen von dem DSGVO-Kram?

    Dann sag doch mal, was das erstellen Deiner Liste kosten würde. Ich denke mal, es gibt da einige Interessenten. Franko hatte damals auch einige Erweiterungen, die man erwerben konnte. Das sollte also durchaus möglich sein, Deine Liste ans schwarze Brett zu pinnen.

    LG
    Peter




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    Peter Staps
    Edelstahl-Zubehör & Schmiedeeisen
    Edelstahl-Geländer-Stecksystem
    Kaufmann Professional
    danach Kaufmann Unternehmer Suite
    danach ?
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  • @VolkerSchroeder @babuschka Wenn man ein Kundenkonto unter Stammdaten -> Adressen löscht, dann wird doch eine Archivrechnung nicht abgeändert?! Das wichtige zur Aufbewahrung ist doch z.B. die Rechnung, was sollte man denn an einem angelegten Kunden aufbewahren müssen? Es ändert sich ja auch die Rechnung nicht, wenn man im Stammdaten -> Adressen eine änderung vornimmt (Beispiel: Stammkunde hat 2 jahre auf eine Rechnungsadresse Rechnungen erhalten und ist jetzt umgezogen, Kunde wird abgeändert, die Rechnung der letzten 2 Jahre ändern sich dann nicht auf die neue Adresse). Ich hab es ehrlich gesagt noch nicht versucht den Kunden zu löschen und dann in eine Archivrechnung zu schauen. Werde ich die Tage mal machen aber ich kann mir kaum vorstellen, dass es dann eine Rechnung ohne Adresse ist.

    Außerdem würde es nach der Logik ja auch gar nicht legal möglich sein, z.B. Sammelkunde Amazon anzulegen und dann nur in die Rechnung die jeweiligen Adressen bei immer gleicher Kundennumer zu verwenden, da man ja dann kein Kundenkonto angelegt hätte.


    @therich @inox-online um den letzten Umsatz eines Kunden zu sehen geht man auf "Übergeben/Auswerten" -> Druckübersicht -> Überblick / Stammdaten -> Adressen -> Neuer Druck -> Gestalten

    Dann dort Felder die Ihr braucht setzten, z.B. Kundennummer (Adr.AdrNr) und letzer Umsatz (Adr.LtzUmsDat -> oder auch zu finden unter Felder -> Adr -> Adr.LtzUmsDat) und fertig. Dauert keine 5 minuten, Ihr könnt natürlich auch noch z.B. Namen etc. auf der Liste mitausgeben. Um die dann zu löschen könntet Ihr in Excel etc. nach dem letzten Umsatz sortieren, alle aktuellen rauslöschen und bei "inaktiven" alle unnötigen Daten rauslöschen, Kundennummer lassen und die Liste mit Kunden importieren -> alte überschreiben einspielen

  • VolkerSchroeder  @babuschka Wenn man ein Kundenkonto unter Stammdaten -> Adressen löscht, dann wird doch eine Archivrechnung nicht abgeändert?! Das wichtige zur Aufbewahrung ist doch z.B. die Rechnung, was sollte man denn an einem angelegten Kunden aufbewahren müssen?

    Du scheinst die GoBD noch nicht so ganz zu kennen - zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören auch die zum Verständnis notwendigen Stammdaten (und auch z. B. Programmbeschreibungen etc.). Wenn du die Kundenstammdaten löscht, verstößt du ganz einfach gesagt gegen elementare Aufbewahrungspflichten. Frag hierzu deinen Steuerberater.

  • VolkerSchroeder  @babuschka Wenn man ein Kundenkonto unter Stammdaten -> Adressen löscht, dann wird doch eine Archivrechnung nicht abgeändert?! Das wichtige zur Aufbewahrung ist doch z.B. die Rechnung, was sollte man denn an einem angelegten Kunden aufbewahren müssen?

    Du scheinst die GoBD noch nicht so ganz zu kennen - zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören auch die zum Verständnis notwendigen Stammdaten (und auch z. B. Programmbeschreibungen etc.). Wenn du die Kundenstammdaten löscht, verstößt du ganz einfach gesagt gegen elementare Aufbewahrungspflichten. Frag hierzu deinen Steuerberater.

    Danke für deine Nachricht. Kann ich so jedoch nicht bestätigen. Laut unserem Steuerberater können wir z.B. einen Sammelkunden Amazon für jede für uns notwendige Steuerkategorie (19%, 0% EU und 0% Drittland) anlegen und die Kundendaten direkt in die Rechnung laden ohne den Kunden anzulegen. Es muss also kein angelegter Kunde existieren. Gleiches gilt z.B. für Bestellungen über eBay oder einen Onlineshop.

    Was meinst du mit Programmbeschreibungen? Ich rede von angelegten Kundenkontos, also unter Stammdaten -> Adressen. Diese sind nicht notwendig um seine aufbewahrungspflichten zu erfüllen, solang die Löschung der Kundenkonten nicht die (Archiv)Rechnung/Lieferschein/Gutschrift...beeinflusst. Dementsprechend hat ein Kunde nach DSGVO das Recht, dass dieses gelöscht wird. Laut Händlerbund müssen inaktive angelegte Kunden sowieso nach Ablauf der Gewährleistungspflicht von 2 Jahren gelöscht werden, außer es besteht noch eine Notwendigkeit z.B. i.F.v. verlängerter Garantie etc. Dies müsste bei strenger Auslegung je nach Prüfen sogar automatisiert erfolgen oder man hat ein gutes Löschkonzept, welches auch sicherstellt, dass die Löschung dann manuell passiert.

  • Wenn du einen identifizierbaren Kunden angelegt und dieses für eine Rechnung, Angebot, Lieferschein etc. verwendet hast, musst du den Kunden 10 Jahre aufbewahren. Anders sieht es jetzt bei den von dir genannten Sammelkunden aus - diese sind ja gerade nicht identifizierbar. In der Rechnung steht dann wahrscheinlich der tatsächliche Kunde, der aber nicht über Stammdaten zu finden ist.


    Aber mach was du willst - die Strafen vom Finanzamt treffen dich, nicht mich.

  • Moin,

    Du musst nicht "den Kunden" 10 Jahre aufbewahren. Nur die Rechnung vorhalten.

    Wie meinst Du denn, wie Aldi oder Lidl das machen? Ich glaube nicht, dass ich dort als Kunde registriert bin :)

    Hallo, ja genau das meine ich, deshalb verstehe ich nicht wie @babuschka das meint? Angenommen jemand kauft bei mir über Amazon 1 Paar Socken für 5,99 EUR, ich importiere aus den Amazon Listen heraus den Kunden und anschließend die Rechnung, welche ich drucke, einmal selbst aufbewahre und einmal dem Kunden schicke. Dann kann ich doch auch das Kundenkonto löschen (wenn der Kunde sich z.B. meldet und meint er will dass das gelöscht wird). Dafür gibt es doch keine Aufbewahrungspflicht, für die Rechnung wiederum natürlich schon

  • Ok. mal durchspielen:

    Du löscht den Kunden.

    Das Fibu Konto lässt du aber für 10+x Jahre bestehen.

    Was, wenn du dann neue Kunden anlegst.

    Prüfst du ob das FibuKonto (gleiche Nummer - alter Kunde) noch besteht? wohl kaum praktikabel...

    Ordnest du ein anderes Fibu Konto (andere Nummer) zu?


    Und dann kommt das Finanzamt. Legt dir ne Rechnung (Querverprobung) vor und du sollst dazu die Belege (Einkauf, Arbeitsstunden etc.) nachweisen.

    Kunde hast du auf Kundenwunsch gelöscht.

    Dann hast Du die Rechnung mit Kundennummer und Adresse. Kunde mit allen wichtigen Dingen wie Lieferschein, Bestellungen etc. ist gelöscht.

    FibuKonto bekommst du schon nicht mehr zugeordnet, weil ja Kunde mit Bezug auf FibuKonto gelöscht. Viel Spass mit dem Finanzbeamten......


    ....das Chaos will ich mir gar nicht vorstellen...