Hallo,
hat sich schon jemand intensiver mit der DSVGO Thematik für kleine Verwaltungen beschäftigt und kann Hinweise geben, welche Schritte anzugehen sind ?
Wie informiert man die Kunden am besten über die Speicherung der Daten, welche Abläufe sind zu beachten ?
Wie informiert man die Kunden am besten über die Speicherung der Daten,
ich wurde von meiner "Beschaffungsplattform" per Mail auf die "Anpassung der Datenschutzerklärung an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)" mit Link zu dieser informiert.
ZitatAlles anzeigenin Vorbereitung auf die neue DSGVO haben wir verschiedene Prozesse angepasst und Maßnahmen für eine höhere Datensicherheit ergriffen.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten stehen für uns vor allem die Prinzipien aus Art. 5 DSGVO im Vordergrund:1. Rechtmäßigkeit und Fairness
2. Grundsatz Treu und Glauben
3. Transparenz
4. Zweckbindung
5. Datenminimierung und -sparsamkeit
6. Datenrichtigkeit
7. Integrität und Vertraulichkeit
8. Rechenschaftspflicht
u.s.w. u.s.f.
Wie informiert man die Kunden am besten über die Speicherung der Daten,
wenn man genug Geld hat, kann es auch so machen 
Grundsätzlich sollte von allen Kunden und Mietern eine schriftliche Einwilligung eingeholt werden.
Ansonsten darf nämlich nichtmal mehr der Gasverbrauch an den Heizkostenableser gemeldet werden, weil in Zusammenhang mit den Verbrauchsdaten personenbezogene Daten entstehen, die einen Rückschluss auf das Nutzerverhalten zulassen.
Natürlich dürfte dann auch kein Handwerker mehr beauftragt werden, der einen Termin mit den Mietern/Eigentümern abspricht. Da scheitert es schon an Herausgabe des Mieternamens und der Telefonnummer.
Ich habe mir von jedem eine schriftliche Einwilligung unterschrieben lassen, es bietet sich an, das mit Zusendung der BKA zu erledigen und grundsätzlich bei Neuvermietungen direkt unterschreiben zu lassen.
Erteilt der Kunde die Einwilligung nicht, wird er schon vorher auf die Konsequenzen hingewiesen.
schriftliche Einwilligung unterschrieben lassen,
selbst mein Doc. hat gemeint: statt weniger "Paperwork & Dokumentation" immer mehr 
Lösungsvorschlag:
Als Verwalter einer kleinen Wohneinheit (5 WE) habe ich nachfolgende Erklärung von allen Eigentümern und Mietern unterschreiben lassen.
Einwilligung DSGVO -Muster.pdf
Wichtig:
Die Rechte
als Betroffene/r auf Auskunft,
Berichtigung, Löschung und Sperrung, Widerspruchsrecht müssen auf der Erklärung selbst enthalten sein.
ZitatAls Verwalter einer kleinen Wohneinheit (5 WE) habe ich nachfolgende Erklärung von allen Eigentümern und Mietern unterschreiben lassen.
Danke, dass Du den Mustertext mit uns teilst Wir hatten das selbe vor, und ich ringe noch nach der richtigen Formulierung! Mit dem unterzeichneten Formular ist das Thema zwar nicht gänzlich erledigt, aber zumindest mal ein großer Teil davon.
Und was passiert, wenn ein Mieter diese Erklärung nicht unterschreibt?
Wird dann der Mietvertrag vernichtet, sämtliche Kontoauszüge, Nebenkostenabrechnungen und Kopien des gesamten Schriftverkehres?
Die DSGVO gilt nicht nur im elektronischen Bereich, sondern auch für die Papierform (Ordner, Zettelkasten).
Für die Vertragsabwicklung und das Steuer-, Melde- und sonstige Recht ist ein Einverständnis des Betroffenen nicht erforderlich. Lediglich für die Weitergabe der Daten, z.B. an Handwerker, Energielieferant etc. Dies sollte zwingend in der Erklärung erwähnt sein.
-Hi
Für die von Gesetz wegen vorgeschriebenen Daten benötigst du keine Einwilligung zur Speicherung! Darum haben wir unseren Mietern nur mitgeteilt, welche Daten wir zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten gespeidchert haben. Nur darüber hinaus gehende Daten müssten genehmigt werden (wie der Kontakt per E-Mail zu anderen Zwecken als Mietfragen etc.), "Werbemails", auch "Mieterbriefe" etc. müssten erlaubt werden). Auch die Weitergabe - sofern gesetzlich vorgeschrieben - bedarf keiner Genehmigung. Hier reicht es auch, zu informieren, wer mit welchen Informationen aus welchen Gründen die Daten erhalten hat.
Lasst doch einmal die Kirche im Dorf und lest im Zweifel einmal die Verordnung. Viele Fragen werden darin nämlich beantwortet - ist nur ziemlich lang und nicht gerade einfach zu lesen.
Und was passiert, wenn ein Mieter diese Erklärung nicht unterschreibt?
Das habe ich mich auch schon gefragt....
Bin mal gespannt wie lange es dauert, bis ein "Schlauberger" kommt und meint, er könne "widersprechen", in der Hoffnung, dass er dann keine Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung mehr bekommen würde.....
