Nachweispflicht bei Arbeitnehmer-Reisekosten

  • Hallo an die Steuerkundigen!


    Ich erledige die Buchhaltung in einer GmbH. Jetzt ist der Chef hin und wieder auf Dienstreise, hat aber keine Zeit eine Reisekostenabrechnung anzufertigen. Da er auch Gesellschafter ist, hat er Kontozugriff und bezahlt einen Großteil der Ausgaben mit der Firmenkreditkarte. Ich verlangte bisher eine Reisekostenabrechnung, die zu bekommen immer ein Krampf war. Jetzt kam er zu mir und sagte, dass er recherchiert habe, wonach nur dann "Reisekosten Arbeitnehmer" zu buchen ist, wenn diese durch die Firma im Nachhinein erstattet werden, dann ist auch ein Formular über die Reisekostenabrechnung notwendig, bei ihm jedoch nicht. Mein Einwand, wir benötigen einen Nachweis, dass es sich nicht um private Fahrten handelte, lies er nicht gelten. Er zahlt ja direkt über das Firmenkonto und weil bei allen anderen Ausgaben über das Konto der dienstliche Zusammenhang für die Ausgabe ja auch nicht extra nachgewiesen, sondern unterstellt wird, braucht er auch keine Angaben über Anlass, Uhrzeit und Ziel der Reise zu tun. Dies ist nur bei Erstattungen der Fall. Es reichen die Belege. In dem Fall sei nicht über "AN Reisekosten" zu buchen, sondern über Werbekosten oder Vertriebskosten.


    Weiß jemand fundiert, welche Nachweispflichten es bei Dienstreisen gibt? Reichend die Belege oder muss man stets detaillieret Aufzeichungen vorweisen können? Bitte idealerweise mit Fundstelle (Gesetzt, Richtlinie, Urteil etc.). Dazu muss ich ergänzen, dass es keine Verpflegungspauschale als Ersatz gibt, somit keine Uhrzeit nachgewiesen werden muss.


    Bin ja mal gespannt, wie Ihr das so seht.

  • Erstens: steuerlich bekommt er sicher ein Problem - Stichwort verdeckte Gewinnausschüttung. Du solltest hier einmal den Steuerberater kontaktieren - ohne Nachweise (und ein Gesellschafter-GF ist auch Arbeitnehmer i. S. der Reisekostenregelungen) sind die Ausgaben privat, auch wenn Sie vom Firmenkonto bezahlt werden.

    Zweitens: handelsrechtlich. Es gibt immer noch eine Belegpflicht - keine Buchung ohne Beleg! Eine der grundlegenden Vorschriften im Bilanzrecht. Wenn er keine Abrechnungen vorlegt, hast du keine Belege und damit zwingend private Veranlassung. Inwieweit hier gegen die Vorschriften des GmbH-Gesetzes und/oder des HGB verstoßen wird, müsst Ihr klären. Es sind jedenfalls ohne Beleg keine Betriebsausgaben, also auch keine Werbe- oder Vertriebskosten.


    Am besten, der Steuerberater spricht hier mit dem GF - du wirst dich hier nicht durchsetzen können.

  • Naja, die Belege bringt er ja (irgendwann :) ). Fahrscheine etc. Die Frage ist nur, ob das allein reicht.

    Auch für den Verpflegungsmehraufwand? Dazu muss doch die Reisekostenabrechnung gemacht werden. Und Fahrscheine etc. können erst steuerfrei erstattet werden, wenn die Belege vorliegen (bei Hotelrechnungen z. B. auch ausgestellt auf die Firma wegen Vorsteuer).


    Als GF sollte er eigentlich ein Vorbild für die Mitarbeiter sein und nicht "schludern" - normalerweise haben GF doch eine Assistentin/Sekretärin, die so etwas erledigen kann.

    • Offizieller Beitrag

    ist der GF auch Gesellschafter??

    Ich erledige die Buchhaltung in einer GmbH. Jetzt ist der Chef hin und wieder auf Dienstreise, hat aber keine Zeit eine Reisekostenabrechnung anzufertigen. Da er auch Gesellschafter ist, hat er Kontozugriff und bezahlt einen Großteil der Ausgaben mit der Firmenkreditkarte.



    Erstens: steuerlich bekommt er sicher ein Problem - Stichwort verdeckte Gewinnausschüttung. Du solltest hier einmal den Steuerberater kontaktieren - ohne Nachweise (und ein Gesellschafter-GF ist auch Arbeitnehmer i. S. der Reisekostenregelungen) sind die Ausgaben privat, auch wenn Sie vom Firmenkonto bezahlt werden.