Hallo an die Steuerkundigen!
Ich erledige die Buchhaltung in einer GmbH. Jetzt ist der Chef hin und wieder auf Dienstreise, hat aber keine Zeit eine Reisekostenabrechnung anzufertigen. Da er auch Gesellschafter ist, hat er Kontozugriff und bezahlt einen Großteil der Ausgaben mit der Firmenkreditkarte. Ich verlangte bisher eine Reisekostenabrechnung, die zu bekommen immer ein Krampf war. Jetzt kam er zu mir und sagte, dass er recherchiert habe, wonach nur dann "Reisekosten Arbeitnehmer" zu buchen ist, wenn diese durch die Firma im Nachhinein erstattet werden, dann ist auch ein Formular über die Reisekostenabrechnung notwendig, bei ihm jedoch nicht. Mein Einwand, wir benötigen einen Nachweis, dass es sich nicht um private Fahrten handelte, lies er nicht gelten. Er zahlt ja direkt über das Firmenkonto und weil bei allen anderen Ausgaben über das Konto der dienstliche Zusammenhang für die Ausgabe ja auch nicht extra nachgewiesen, sondern unterstellt wird, braucht er auch keine Angaben über Anlass, Uhrzeit und Ziel der Reise zu tun. Dies ist nur bei Erstattungen der Fall. Es reichen die Belege. In dem Fall sei nicht über "AN Reisekosten" zu buchen, sondern über Werbekosten oder Vertriebskosten.
Weiß jemand fundiert, welche Nachweispflichten es bei Dienstreisen gibt? Reichend die Belege oder muss man stets detaillieret Aufzeichungen vorweisen können? Bitte idealerweise mit Fundstelle (Gesetzt, Richtlinie, Urteil etc.). Dazu muss ich ergänzen, dass es keine Verpflegungspauschale als Ersatz gibt, somit keine Uhrzeit nachgewiesen werden muss.
Bin ja mal gespannt, wie Ihr das so seht.