DSGVO rechtssichere Vorlage über Auskunftsrecht/ Vorlage für Auskunft

  • Hallo Zusammen,

    Derzeit teste ich verschiedene Hausverwaltungsprogramme mit einer Immobilie. Nun stehe ich vor dem Fall, dass (fiktiv) ein Mieter von mir eine Auskunft möchte, Welche seiner Daten ich besitze und wofür ich sie verwende. Hierzu finde ich allerdings keine Standardvorlage bzw. Informationen seitens des Programms.

    Ich denke, dass eine Information bzgl. Handlungssicherheit in das Programm gehört. Genauso eine Vorlage zur Einverständniserklärung bei Weitergabe der Daten.

    Last but not least: Ich möchte den Kunden informieren, welche seiner Daten ich habe und an wen ich diese weitergebe und wozu. Es sollte doch möglich sein da eine Vorlage zu integrieren.


    Hat dazu jemand Erfahrungen bzw. gibt es schon Ansätze und ich finde sie nur nicht? (Achtung - die beiden anderen Treats hier im Forum erachte ich nicht als zielführend da am Thema und am Programm vorbei)


    LG

    Rollermann

  • Danke für eine wegweisende und eine konstruktive Antwort.

    Derzeit habe ich ein simples, formloses Schreiben aufgesetzt, in dem ich aufkläre.

    Es geht mir aber weniger um Hilfe zum Thema. Mehr ist es ein Hinweis auf Mängel im Program.

    Was mich zu dem Post getrieben hat ist die Tatsache, dass WISO:HV sich auf die Fahne schreibt, rechtssicher zu sein. Nach meinem Kenntnisstand ist es das so aber nicht.

    Ich hoffe, es wird nachgebessert. Insbesondere, da es auch ein Dokumentenmanagement gibt und dieses damit eine eklatante Lücke aufweist.

    Der erste neuschlaue Student, der eine ausführliche Auskunft einfordert (Was im Program über die Serienbrieffunktion schnell umsetzbar ist) wird sicherlich kommen. Dann kommt man schnell ins schleudern.

  • dass WISO:HV sich auf die Fahne schreibt, rechtssicher zu sein. Nach meinem Kenntnisstand ist es das so aber nicht.

    Hier kann ich dir nicht folgen. Nur weil es im Programm (noch) keine Möglichkeit gibt, eine Liste bzw. Bestätigung für die neue Datenschutzverordnung ausdrucken zu können hat, dass dadurch das Programm einen Mängel hat? Das sehe ich ganz anders.


    Die Datenschutzverordnung, so sehe ich es, ist doch kein Bestandteil dieses Programms. Siehe die Seite die #nesciens anbietet, da gibt es eine Menge zu lesen.

  • Die Datenschutzverordnung, so sehe ich es, ist doch kein Bestandteil dieses Programms.

    Das ist der springende Punkt. Sie sollte es meiner Ansicht nach sein.

    Du erhebst Daten deiner Mieter und reichst diese u.U. an Dritte weiter. Eigentlich üüüüübelst verboten aber: erlaubt weil notwendig für die Geschäftsbeziehung. ABER: Auskunft, Erlaubnis- /Unterrichtungspflicht?


    Du Argumentierst an mir vorbei, wenn du sagst, dass es

    (noch) keine Möglichkeit gibt

    aber gleichzeitig auf andere Seiten verweist, die genau das für diesen Fall behandeln.


    Das Programm hat ganz klar einen Mangel, wenn es sich nicht um ein derart sensibles Thema kümmert.


    Wenn du

    Das sehe ich ganz anders.

    konstruktiv darlegen kannst bin ich ganz Ohr.


    Ich bin kein Fan der unklaren Rechtslage. Ich wäre nur gern vorbereitet, wenn es irgendwann heißt: "Liebe Vermieter, ihr dürft: ..." - ein Klick und der Vermieter bekommt, wenn er will.

    Wenn man dann erst anfängt, Lösungen zu suchen... Viel spaß.


    Beste Grüße,

    Rollermann

  • Das Programm hat ganz klar einen Mangel, wenn es sich nicht um ein derart sensibles Thema kümmert.

    Moin,

    ich habe Maschinenbau und keine "Juristerei" studiert, daher bin ich bei Rechtsangelegenheiten immer vorsichtig mit Äußerungen. Doch wegen einer "noch" nicht integrierten Datenschutzverordnungsliste zu sagen, dass das Programm einen Mangel hat, da bleibe ich bei meiner Aussage.

    Ob nicht in naher Zukunft oder sogar bei einem neuen Update das evtl. dann enthalten sein könnte...., das wird uns keiner verraten. Zumal Lexware, so meine Kenntnisse, erst jetzt dieses Modul in seinem Programm hätte. Ausprobieren werde ich es nicht, denn mein erster Einsatz war mit Lexware, da habe ich schnell von abgesehen.

  • in naher Zukunft oder sogar bei einem neuen Update das evtl. dann enthalten sein könnte...

    dann ist das aber zu spät weil, schon 2016 bekannt war, was ab Mai 2018 gefordert ist.

    Es war folglich lange genug Zeit die gesetzlichen Vorgaben zu implementieren.


    d.h. das Produkt muss Funktionen aufweisen, die Auskunft, Sperrung, Löschung und Protokollierung der verschiedenen Datenzugriffe/Personenanfragen ermöglicht.

    Und hier nicht nur der WISO Hausverwalter, sondern jegliche Software mit welcher personenbezogene Daten verarbeitet werden können.

  • Die gesetzliche Vorgabe ist aber nicht, dass alle Softwareanbieter dies in die Programme einbauen müssen! Die gesetzliche Vorgabe richtet sich an die Unternehmer und letztendlich sind diese für Ihr Tun und Nichttun verantwortlich. Ich habe mit wenigen Änderungen aus den Vorlagen auf der Webseite meine Erklärungen erstellt - was ich an Daten gespeichert habe und weitergebe, weiß ich auch ohne Unterstützung aus dem Programm.


    Jezt bleibt einmal auf dem Teppich.

  • Nur weil eine Standardvorlage bzgl. der Auskunft nach der DSGVO nicht im HV implementiert ist, kann man m.E. noch nicht von einer rechtsunsicheren Software sprechen. Die (zugesagte) Rechtssicherheit bezieht sich m.E. auf die Buchführung sowie Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen und das ist ja (hoffentlich!!) der Fall.


    Allerdings erwarte ich als Anwender trotzdem, dass zeitnah entsprechende Standardvorlagen aufgrund der neuen DSGVO implementiert werden, so u.a. auch eine "Datenschutzerklärung" sowie die hier diskutierte "Auskunft". In diesem Punkt teile ich in vollem Umfange die Auffassung von Rollermann108 und Bautroika, dass das durchaus (neuerdings) ein Mangel im Programm ist.


    Daher kann ich auch die Aussage von

    ....Die Datenschutzverordnung, so sehe ich es, ist doch kein Bestandteil dieses Programms. ......

    so nicht gelten lassen. Das Steuerrecht (EStG) ist auch kein Bestandteil des Programms, trotzdem wird eine Bescheinigung nach § 35a EStG vom Programm für haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen erstellt. Alle Softwarehersteller müssen jeweils auch ihre Programme an eine neue Rechtslage anpassen. Und das hat man hier einfach versäumt. Denn wie Bautroika richtig ausführt: Zeit genug dafür wäre ja nun wirklich gewesen, die DSGVO kam ja nicht gerade überraschend von heute auf morgen......


    Also: rechtsunsicher ist das Programm m.E. nicht, aber mangelhaft in Bezug auf die neue DSGVO schon.

    Ich könnte für eine Sache sterben, aber es gibt keine für die ich töten würde (Mahatma Ghandi)

  • .....Die gesetzliche Vorgabe richtet sich an die Unternehmer ....

    Nicht nur; die DSGVO gilt genauso für Vereine und auch für mich als Verwalter einer WEG! Und von einer "anwenderfreundlichen" Software erwarte ich schon, dass dies auch berücksichtigt wird....

    Ich könnte für eine Sache sterben, aber es gibt keine für die ich töten würde (Mahatma Ghandi)

    Einmal editiert, zuletzt von wimala () aus folgendem Grund: Texänderung...

  • was ich an Daten gespeichert habe und weitergebe, weiß ich auch ohne Unterstützung aus dem Programm.

    es geht ja nicht alleine darum was schon gespeichert ist, auch um die Datensparsamkeit.

    W a s für die Erfüllung des jeweiligen "Zwecks" an Daten tatsächlich benötigt wird.

    So wenig wie möglich, so viel wie nötig.

    Hier sollte das Programm z.B. Lohnbuchhaltung beim Erfassen bestimmte Felder als Pflicht/Mußangaben kennzeichnen.

    So wird das Geburtsdatum o. Tätigkeitsgruppe weniger bei einem Kunden/Lieferanten, als bei einem neuen Mitarbeiter benötigt.


    Führst Du sep. eine Benutzerverwaltung und Buch darüber welcher (autorisierter) Mitarbeiter wann, zu welcher Uhrzeit, wie lange und wie (lesend,schreibend) Zugriff auf die Daten des Mitarbeiters XYZ hatte?

    Sind diese Aufzeichnungen auf Anfrage der Behörde vollständig, schnellstens verfügbar?


    Nicht alle Nutzer der Buhl-Software-Vielfalt wollen sich schon allein aufgrund ihrer Betriebsgröße groß darüber Gedanken machen "was ist wenn doch"

    Ebensowenig kann ich mir vorstellen dass eben dieses "was ist wenn...." Szenario bei Klein/Kleinstunternehmen je auftreten wird.

    Dennoch schläfts sich unbeschwerter mit dem Wissen, meine Software leitet/begleitet mich.

  • Führst Du sep. eine Benutzerverwaltung und Buch darüber welcher (autorisierter) Mitarbeiter wann, zu welcher Uhrzeit, wie lange und wie (lesend,schreibend) Zugriff auf die Daten des Mitarbeiters XYZ hatte?

    Entfällt, da Allein auf weiter Flur - keine Mitarbeiter. Über die Logbücher in meinem Programmen werden die Zugriffe protokolliert.


    Nicht alle Nutzer der Buhl-Software-Vielfalt wollen sich schon allein aufgrund ihrer Betriebsgröße groß darüber Gedanken machen "was ist wenn doch"

    Sollten sie aber - habe ich ja auch müssen. Es ist alles - entsprechend der Größe des "Unternehmens" dokumentiert. Alle Mieter haben schon eine entsprechende Mitteilung erhalten - neue bekommen Sie bei Vertragsabschluss.


    es geht ja nicht alleine darum was schon gespeichert ist, auch um die Datensparsamkeit.

    W a s für die Erfüllung des jeweiligen "Zwecks" an Daten tatsächlich benötigt wird.

    Dieses Prinzip ist schon lange eines meiner "Geschäftspraktiken". Ich habe immer nur die absolut notwendigen Daten gespeichert - und kann für alle Daten den Grund angeben, warum und wie lange. Man musste sich halt etwas mit der DSGVO befassen - vor allem, da sie ja schon vor zwei Jahren in Kraft getreten ist, nur "kein Aas" sich darum gekümmert hat. Und auf einmal war das Heulen und Zähneklappern sehr groß .... auch die Softwarefirmen haben dieses Thema "verschlafen" und die Brisanz unterschätzt.