Anlage / Anhang zu Angebot, Rechnung etc.

  • Hallo Forum,


    gibt es eine Möglichkeit, zu einer Rechnung bzw. einem Angebot ein PDF hinzuzufügen, z.B. einen Stundenzettel, ein Artikel-Datenblatt oder einen Vertragstext? Ich habe leider nichts derartiges gefunden.


    Das wäre für die Dokumentation von Vorgängen sehr hilfreich, vor allem wenn die Anlage ein verbindlicher Bestandteil der Rechnung ist ("X Arbeiststunden siehe Anlage", "Produkt X, Ausführung siehe Anlage").


    Viele Grüße


    Uli

  • zu einer Rechnung bzw. einem Angebot ein PDF hinzuzufügen, z.B. einen Stundenzettel, ein Artikel-Datenblatt oder einen Vertragstext? Ich habe leider nichts derartiges gefunden.

    Die Rechnung druckst Du doch sicher für den Versand aus. Wo ist also das Problem, auch das PDF des gescannten Stundenzettels, Vertragstext oder Artikel auszudrucken und anzuhängen?

  • zu einer Rechnung bzw. einem Angebot ein PDF hinzuzufügen, z.B. einen Stundenzettel, ein Artikel-Datenblatt oder einen Vertragstext? Ich habe leider nichts derartiges gefunden.

    Die Rechnung druckst Du doch sicher für den Versand aus. Wo ist also das Problem, auch das PDF des gescannten Stundenzettels, Vertragstext oder Artikel auszudrucken und anzuhängen?

    Das ist zwar eine Möglichkeit, aber ich schließe mich der Frage bzw. den Verbesserungsvorschlag von Uli zu gerne an.

    Die Möglichkeit, auch zu einem Vorgang (Rechnung / Auftrag) ein Dokument abzuspeichern, halte ich für sehr relevant.


    Wir bekommen z.B. oft auch Aufträge via Bestellformular per Fax oder E-Mail. Diese PDFs zu einer Rechnung mit abzulegen, wäre nur logisch.


    Sicher kann ich das auch ausdrucken und an meine Rechnungskopie anheften, aber wer will das im Zweifel wieder raussuchen, wenn man ein Jahr später dazu hunderte Rechnungen im Ordner durchwühlen müßte. Das ist nicht praktikabel, zumal prinzipiell die elektronische Ablage in MB ja vorhanden ist.


    Tipp für den TO: Wir nutzen hierfür derzeit die Möglichkeit, im Kundenkonto Dokumente ablegen zu können. Nicht ganz optimal, aber immerhin eine praktikable Lösung. ;)

    LG Heiko



    Meine Oma hat's schon gewußt: "Wenn der Mensch verrückt wird, immer zuerst im Kopf."

  • wenn man ein Jahr später dazu hunderte Rechnungen im Ordner durchwühlen müßte

    zu/für was? ;)

    Zum Beispiel um in meinem Fall nachzuweisen, dass der Kunde unsere Datenschutzbelehrung zur Kenntnis genommen hat.


    Aber auch Ulis Beispiel ist nicht unwichtig. Will man mal fix den Stundenzettel kontrollieren, weil man z.B. sehen will, welcher Monteur seinerzeit dort war..., oder der AG will nochmal eine Kopie der Mieterabnahme... also alles in Allem schon Gründe, die für eine digitale Ablage nahe des Vorgangs sprechen.

    LG Heiko



    Meine Oma hat's schon gewußt: "Wenn der Mensch verrückt wird, immer zuerst im Kopf."

  • dass der Kunde unsere Datenschutzbelehrung zur Kenntnis genommen hat.

    ich erhebe über unsere Kunden keine weiteren Daten, welche über die gesetzlich gestatteten o. sogar gebotenen hinaus gehen.

    Und dafür braucht es keine Einwilligung.

    Ich brauche keine Geburts,- o. Privatanschriftdaten. (spart "Werbegeschenke")

    Geschlecht bei Firmenanschrift eher auch nicht, und Geschäftsführer sind als Ansprechpartner eh eingetragen.

    Will man mal fix den Stundenzettel kontrollieren, weil man z.B. sehen will, welcher Monteur seinerzeit dort war

    na guuat... wenn man Beschäftigte/Angestellte hat, würde ein kurzer (Auswertungs-) Blick in die Lohnbuchhaltung genügen.


    alles in Allem schon Gründe, die für eine digitale Ablage nahe des Vorgangs sprechen.

    was m.M.n. widerum auf eine Verteuerung des Programms oder hinzubuchen eines sep. "Moduls" hinausgeht.


    es gibt "eierlegendewollmilchsäue" aber auch die haben ihren Preis.

  • "...keine weiteren

    Daten, welche über die gesetzlich gestatteten o. sogar gebotenen hinaus gehen."



    Ja und? Wenn du personenbezogene Daten speichern willst, hast du eine Informationspflicht, die du im Zweifelsfall nachweisen können solltest. Aber das führt jetzt vom Thema weg.



    Außerdem tut ja auch der Grund für die Frage des TO überhaupt nichts zur Sache, oder? ;)

    LG Heiko



    Meine Oma hat's schon gewußt: "Wenn der Mensch verrückt wird, immer zuerst im Kopf."

  • Hallo und danke für die rege Diskussion. Ich wollte hier keine Debatte über Datenschutz oder nicht lostreten und auch nicht darüber, warum ich Dokumente mit abspeichern sill, sondern wollte eigentlich nur wissen, ob's geht.


    Bautroika: Nein, ich drucke die Rechnung natürlich nicht aus, ich verschicke alles per E-Mail, praktischerweise hat MeinBüro ja diese Funktion. Wenn ich aber die Mails nochmal einzelen bearbeiten muss und von Hand den Beleg dazu packen muss, nutzt mir die ganze Automatisierung nix.


    Außerdem ist das praktische an einer beleglosen Buchhaltung ja, dass ich alle wichtigen Daten online habe und mir einen Vorgang schnell und bequem (!) nochmal auf den Tisch holen kann, wenn es Rückfragen gibt oder ich einen ähnlichen Auftrag nochmal anlegen will. Natürlich geht das alles auch irgendwie anders, im Prinzip kann ich meine Buchhaltung und Faktura auch mit Excel und Word machen. Aber der Sinn von MeinBüro ist es doch, dem Kleinunternehmer möglichst viel Arbeit abzunehmen, damit er sich auf sein eigentliches Geschäft konzentrieren kann ;-)


    Oder ganz konkret: Ich arbeite mit einem Zeiterfassungsprogramm, mit dem ich detailliert erfasse, wass ich wann für welchen Kunden gemacht habe. Dort wird dann nach Zeitraum X ein PDF generiert, dass all das auflistet und in einer Summe von X Stunden mündet. Auf der Rechnung steht dann "X Stunden à Y EUR, siehe Anlage". Damit ist die Anlage ein grundlegender Bestandteil der Rechnung und muss m.E. zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden. Und dann wäre es durchaus logisch, wenn die Anlage bei / mit der Rechnung gespeichert wird und nicht (undokumentiert?) irgendwo sonst.


    Viele Grüße


    Uli

  • Tipp für den TO: Wir nutzen hierfür derzeit die Möglichkeit, im Kundenkonto Dokumente ablegen zu können. Nicht ganz optimal, aber immerhin eine praktikable Lösung.

    Hier noch ein Screenshot der Funktion in Mein Büro. Die Möglichkeit, beliebige Dokumente in Mein Büro zu hinterlegen und mit einem Vorgang zu verknüpfen, zieht sich eigentlich durchs gesamte Programm. Geht also in Kunden, Artikeln, Rechnungen usw..:



  • Haha kein Thema, gerne. :)

    Dachte, es sei zur Sicherheit nochmal gut, ein Screenshot der Funktion zu posten. Die Antwort von Dillinger las sich für mich nicht unbedingt so, als wäre ihm das jetzt klar und für andere Nutzer, die den Thread per Suchfunktion finden, kann das ja auch nur hilfreich sein.

  • Hallo,


    ich stehe jetzt auch vor diesem Punkt, dass ich eine Rechnung per Email rauschicken möchte,

    aber meine Anlage Stundenzettel nicht beifügen kann.

    msheimnetz hat zwar gezeigt, wo man diese Dokomente ablegen kann, aber dies bringt mir nichts,

    wenn ich sie nicht direkt mit der Rechnung verschicken kann.


    Man kann in "Stammdaten --> Ausgabeoption --> Email Anhänge" zwar generell sagen,

    dass ein bestimmtes Dokument mitgeschickt wird, aber dies bringt in meinem Fall nichts.


    Vielleicht kennt ihr ja eine sinnvolle Lösung.


    MfG

    Stefan

  • Viel geschrieben - das meiste kann man getrost vergessen.


    Zusammengefasst:


    Es ist möglich zu einer bestimmten Rechnung ein dazugehöriges einzigartiges Dokument abzulegen (> Rechnung > Details).

    Weiterhin ist es auch möglich zu jeder Rechnung in der E-Mail eine weitere Anlage hinzuzufügen.

    Und das ist mit wenigen Klicks flott und easy geschehen.


    Gar nicht diskutiert wurde wie man diese weiteren Anhänge zügig einbindet. Dazu jetzt ein paar Wege

    1. In der Email über Button > Datei anhängen ist es möglich direkt zum Anhang der Rechnung zugelangen. Das sind 2 Klicks.
      Fertig. In der Rechnung Details den Stundenzettel ablegen.
      Mit Rechtsklick über > Eigenschaften den Dateipfad kopieren.
      In der Email über Datei anhängen den Link zum Stundenzettel eingeben und FERTIG




    2. Diese Stundenzettel als Kopie mit STRG C in den Anhang nach dem Schlußtext einer Rechnung direkt einbinden.
    3. mit Modul Aufwände arbeiten.
    4. Statt Stundenzettel direkt im Angebot die Stunden festhalten und daraus eine Rechnung erzeugen. Es ist unnnötig ein anderes Programm zu nutzern.
    5. Zudem gibt es auch eine kostenfreie Vorlage von mir um Honorare etc abzurechnen,
    6. zudem kann jeder sich mit dem Vorlagen Designer eine Stundenliste anlegen, aus der die Rechnung erzeugt wird.
  • Hallo amafinode,

    Ja, genau wie alle geschrieben haben: "Manuell anfügen" eben;

    Unaufmerksam gelesen. Kein User vor Deinem Beitrag war informiert, dass ... und wie es manuell geht. Es gibt zudem mehrere Möglichkeiten. Diese aufzuzählen und uns gegenseitig zu helfen ist Anliegen des Forums. Bleib bitte beim Thema und sachlich und fair. Wenn Du kürzere Wege kennst, die sind willkommen.


    Bitte keine weiteren Kommentare posten, die nicht am ursprünglichen Thema sind.


    MFG Samm

  • Man kann in "Stammdaten --> Ausgabeoption --> Email Anhänge" zwar generell sagen,

    dass ein bestimmtes Dokument mitgeschickt wird, aber dies bringt in meinem Fall nichts.

    Den globalen Versand von Anhängen kann man auch individualisieren, wenn man die Automatik nutzen will.


    So richtet man sich die Automatik ein:

    Erstelle auf dem Desktop eine Verknüpfung zu Ordner Rechnung C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro\Dokumente\1\EmailAnhaenge\Rechnung.

    In der Verknüpfung auf dem Desktop lassen sich die ständig wechselnden Dateien nun automatisch mitversenden. Hier könnte man auch in einem angelegten Unterordner seine Dateien wie z.B. Stundenzettel global verwalten. Nach dem Versand die Datei herauslöschen.


    Es ist also sehr wohl möglich Anhänge dokumentengerecht abzulegen und mit 2 Klicks zugleich automatisch zu versenden.

    • rechnungspezifisch dokumentieren (unter > Rechnung > Details > Dokumente) und
    • eine Kopie auf dem Desktop in der Verknüpfung Ordner > E-Mailanhänge zum automatischen Versand einbinden.
    • In der E-Mail selbst sieht man vor Versenden zudem genau, ob der passende Anhang mitgesandt wird.
      Man hat also eine Kontrolle, was verschickt wird.