Textbausteine für E-Mails

  • Hallo zusammen,


    ich würde gern die unter Stammdaten>Kleinstammdaten>Textbausteine hinterlegten Texte verwenden, um Kunden in verschiedenen Situationen E-Mails schreiben zu können. Leider ist es so, dass ich den Textbaustein aber nicht ändern kann. Wenn ich eine Mail an einen Kunden schicke, öffnet sich eine Outlook-Nachricht und ein bestimmter Text steht da drin.


    Mein Problem ist, dass ich Kunden gern eine Mahnung schicken würde. Allerdings kann ich dafür nicht die Mahnungen von Wiso benutzen, weil die dort verwendete Tabelle für meine Zwecke nicht geeignet ist. Bei mir leisten Kunden eine Anzahlung und erst später zahlen sie den Restbetrag. Bei manchen Kunden muss ich schon die Anzahlung mahnen. In der vorgefertigten Mail von Mahnungen wird dann natürlich aber der Gesamtbetrag verwendet.


    Daher meine Frage: Gibt es eine Möglichkeit, Mails mit Textbausteinen an Kunden zu schicken? Abgesehen vom Newsletter, der leider keinen Filter für Mahnstufe hat. Ich müsste dort alle Kunden händisch raussuchen und könnte ihnen dann natürlich eine Mail schicken. Aber ich würde das gern direkt aus dem Bereich "Verkauf" machen, da ich dort ja sehe, welche Rechnung überfällig ist.


    Hat jemand eine Idee?

  • Hallo Mia,


    Textbausteine kannst Du nach belieben anlegen und dann auch, beim Erstellen von Mahnungen, auswählen.

    Die Problematik, die Anzahlung zu mahnen bzw. daran zu erinnern, habe ich nun leider nicht, aber die Lösung liegt hier

    wahscheinlich im Erstellen einer entsprechenden Vorlage mit dem Vorlagen-Designer. Damit kannst Du Dir ja nun jede

    Vorlage mit den entsprechenden Texten und Zahlen füllen.

    Um mit diesem Werkzeug richtig zu arbeiten mußt Du Dir das Modul "Designer" dazu buchen (falls noch nicht vorhanden).

    Vielleicht reicht Dir auch die Test-Zeit um die passenden Vorlagen zu gestalten. Ansonsten nach getaner Arbeit wieder

    abbuchen.

    Vielleicht hat ja noch jemand eine andere Idee.


    Gruß

    Ex

    Den Fortschritt verdanken wir den Nörglern.


    Zufriedene Menschen wünschen keine Veränderung.

  • Hallo Ex,


    vielen Dank für Deine Antwort. Mein "Problem" ist eher, dass ich nicht weiß, wie ich den Textbaustein auswählen kann. Ich werde gar nicht danach gefragt. Ich klicke auf Mail an den Kunden senden und dann öffnet sich einfach Outlook, Ich werde gar nicht erst gefragt, welchen Textbaustein ich gern hätte. Das wäre aber sinnvoll, denn auch für den Rechnungsversand per E-Mail bräuchte ich eigentlich verschiedene Bausteine (manche zahlen per PayPal, manche per Überweisung etc.).


    An welcher Stelle legt man denn fest, welcher Textbaustein in die Mail eingefügt wird?


    LG

    Mia

  • Angelegt sind die Texte. Ich darf sie nur nicht auswählen, wenn ich eine E-Mail schicke.


    Beispielsweise habe ich einen Textbaustein für PayPal-Zahler und einen für Überweisungs-Zahler. Wenn ich dann aber die Rechnung anklicke un dort "Rechnung per Mail versenden..." auswähle, öffnet sich eine Outlook-Nachricht mit dem Überweisungs-Zahler-Text und ich habe keine Chance, einen anderen Textbaustein zu wählen, auch wenn der Kunde per PayPal gezahlt hat. Natürlich kann ich die Outlook-E-Mail manuell umschreiben, aber das ist ja nicht besonders komfortabel. Ich würde gern mehrere Textbausteine haben, die ich dann auch gezielt auswählen und so an Kunden versenden kann.


    Im Handbuch habe ich zuerst geschaut und dann habe ich das Problem erst einmal per Google gesucht. Aber ich fand keine Antwort.

  • Auch in den Kleinstammdaten über die Zahlungsbedingungen

    Dort kannst Du auch noch separate Texte hinterlegen

    In der Rechnung muss natürlich dann die richtige Zahlart eingestellt sein / bzw. beim Abholen mehrerer Bestellungen (z.B online) erkannt werden.

  • Hallo Mia. Da ist einfach Mein Büro spezifische Kreativität gefragt.^^

    Es gibt Bedingungen und Variablen, die Du selbst austesten solltest.

    Bei mir leisten Kunden eine Anzahlung und erst später zahlen sie den Restbetrag. Bei manchen Kunden muss ich schon die Anzahlung mahnen. In der vorgefertigten Mail von Mahnungen wird dann natürlich aber der Gesamtbetrag verwendet.

    Anzahlungen anmahnen geht auch professionell. Es gibt die Abschlagsrechnung, die man ganz einfach im Vorgang kundenfreundlich umbenennen kann z.B. Vorkasse. Dann wird auch nur der Teilbetrag angemahnt.


    Textbaustein für PayPal-Zahler und einen für Überweisungs-Zahler.

    Die Variable für Zahlungsbedingung wird 1:1 wiedergegeben und heisst <M_PAYCONDITION> Zahlungskondition


    Da Du an keiner Stelle gefragt wirst, muß der E-Mail Text im voraus an deine Bedarfsfälle angepasst sein.

  • Auch in den Kleinstammdaten über die Zahlungsbedingungen

    Dort kannst Du auch noch separate Texte hinterlegen

    In der Rechnung muss natürlich dann die richtige Zahlart eingestellt sein / bzw. beim Abholen mehrerer Bestellungen (z.B online) erkannt werden.

    Das habe ich auch schon eingestellt. Ich habe 12 Zahlungsarten (weil es eben bei uns 10 Ratenzahlungsmodelle gibt) hinterlegt, die dann in der Rechnung jeweils den richtigen Text einbauen. Allerdings ändert sich dadurch nur der Text IN der Rechnung, nicht der Text in der E-Mail, die die Rechnung versendet. Dort steht immer nur der Standard-E-Mail-Text, den ich bei Kleinstammdaten>Textbausteine hinterlegt habe. Und man hat keine Möglichkeit, den Text zu wählen. Outlook öffnet sich einfach und der Standardtext steht drin.


    Anzahlungen anmahnen geht auch professionell. Es gibt die Abschlagsrechnung, die man ganz einfach im Vorgang kundenfreundlich umbenennen kann z.B. Vorkasse. Dann wird auch nur der Teilbetrag angemahnt.

    Die Rechnungen kommen direkt aus dem Online-Shop als Vorkasse-Zahlung oder Ratenzahlung. Der Betrag darf dann in 3-30 Raten gezahlt werden - je nach Produkt. Dafür hab ich 10 Zahlungsbedingungen hinterlegt, die dann auch den Text in der Rechnung verändern. Wenn die Leute die erste Rate (= Anzahlung) nicht leisten, möchte ich dafür jetzt aber nicht eine extra Rechnung hinterlegen. Das mache ich sonst nämlich bei einigen Leuten dann 30-mal ;)


    Aber ich versuche es mal mit diesen Bedingungen. Vielleicht schaffe ich es damit, zumindest den Text für den Rechnungsversand in der E-Mail individuell zu gestalten. Offenbar gibt es keine Möglichkeit, die Textbausteine für den Versand einer E-Mail "zwischendurch" zu verwenden.

  • OK, die Sache mit den Bedingungen krieg ich nicht hin. Bei "Wenn" kann ich keine Zahlungsbedingungen auswählen, sondern nur Anrede etc.


    Außerdem ist es bei mir so, dass der Text, der in der E-Mail zum Rechnungsversand steht, ist bei mir ein anderer als der Text zur Zahlungsbedingung. In der E-Mail hinterlege ich z. B. einen Satz, mit der Bankverbindung für Copy/Paste. Wenn ich das mit in den Text für die Zahlungsbedingungen reinschreibe, ist das merkwürdig.


    Aber das ist ja nicht mein größtes Problem. Wenn jemand per PayPal zahlt, lösche ich den Satz einfach raus. Das geht schnell.


    Mein Ziel war es ja, Kunden verschiedene Textbausteine unabhängig vom Rechnungsversand zu schicken. Das scheint ja irgendwie gar nicht zu gehen.


    Allerdings kann ich versuchen, es über die Funktion Briefe abzudecken. Die kann man individualisieren. Dann bekommt der Kunde zwar neben der E-Mail auch noch einen Brief im Anhang, aber das ist ja egal.


    Gibt es irgendwo eine Übersicht zu den Variablen? Ich suche beispielsweise die für das Rechnungsdatum, kann aber nur <M_DATE> finden und der Wert gibt mir das heutige Datum aus.

  • Auch in den Kleinstammdaten über die Zahlungsbedingungen

    Dort kannst Du auch noch separate Texte hinterlegen

    In der Rechnung muss natürlich dann die richtige Zahlart eingestellt sein / bzw. beim Abholen mehrerer Bestellungen (z.B online) erkannt werden.

    Das habe ich auch schon eingestellt. Ich habe 12 Zahlungsarten (weil es eben bei uns 10 Ratenzahlungsmodelle gibt) hinterlegt, die dann in der Rechnung jeweils den richtigen Text einbauen. Allerdings ändert sich dadurch nur der Text IN der Rechnung, nicht der Text in der E-Mail, die die Rechnung versendet. Dort steht immer nur der Standard-E-Mail-Text, den ich bei Kleinstammdaten>Textbausteine hinterlegt habe. Und man hat keine Möglichkeit, den Text zu wählen. Outlook öffnet sich einfach und der Standardtext steht drin.

    Dann hast Du nicht den email-text zur jeweiligen zahlart geändert:



  • Nein, ich habe mehrere Textbausteine angelegt, die ich aber nirgends auswählen kann. Bei den Zahlungsbedingungen kann ich keine E-Mail-Texte hinterlegen. Das, was Du dort auf dem Screenshot hast, habe ich nur im Bereich "Textbausteine". Dort steht beim Textbaustein für Paypal dann bei der E-Mail auch ein anderer Text drin. Aber diesen Textbaustein darf ich eben nirgends wählen.


    Wie gesagt, die Sache mit der Zahlungsbedingung ist nicht so das große Problem. Das muss ich ja nur löschen. Aber es wäre schön, wenn man E-Mails an Kunden versenden und dabei die Bausteine nutzen könnte. Ich mache das jetzt über den Umweg mit den Briefen. Da kann man ganz viele hinterlegen. Man kann sogar noch fix den Anhang löschen, dann bekommt der Kunde den nicht, aber man hat fertige, personalisierte E-Mails, die man schnell versenden kann.

  • Also schreiben wir die ganze Zeit aneinander vorbei ?? :


    Wir gehen davon aus dass Du zu den Vorgängen wie rechnung etc., die Du verschickst die passenden Bausteine in den mails haben willst.

    Du willst aber nur einzelne emails schicken und diese Textbausteine verwenden ?


    Das wäre dann was für die endlose Wunschliste ;-)

  • Ich möchte gern beides. Einerseits wäre es schön, wenn man die Mail, die zusammen mit der Rechnung rausgeht, nach Zahlungsart anpassen könnte, also dort einen Textbaustein auswählen kann, den man definiert hat. Ich habe mehrere definiert, darf aber nur einen verwenden. Es gibt einfach kein Auswahlfeld für die Textbausteine und ich finde keine Möglichkeit, Bedingungen zu verknüpfen, weil man in den Bedingungen für den E-Mail-Text der Rechnungen nicht nach Zahlungsart filtern kann. Ich kann dort nur nach Anrede etc. filtern.


    Und es wäre außerdem gut, wenn man die Textbausteine verwenden könnte, um damit Mails zu versenden. Die Funktion an sich dazu ist da, wie ich mittlerweile herausgefunden habe. Man muss eben einen Brief verschicken und den Brief aus dem Anhang der Mail löschen.

  • Hallo Mia.,
    Es ist richtig, dass Du beim Versand nicht mehr nach dem E-Mail Textbaustein gefragt wirst.

    Von der Logik und Systematik ist der E-Mail Textbaustein auch ungeschickt untergeordnet unterhalb der Textbausteine für Einleitungs und Schlußtext.

    Willst du Deinen E-Mail Text anders ausgeben, mußt Du vor Versenden, die Rechnung öffnen und einen anderen Textbaustein für Einleitungs und Schlußtext auswählen, dem Dein passender E-Mail Textbaustein zugeordnet ist.


    Das kannst Du so erreichen:


    Um die gestreute Auswahl Deiner E-mail Textbausteine sichtbar zu haben, mußt Du z.B. 12 mal den identischen Einleitungs- und Schlußtext anlegen und innerhalb dieser Schablone die E-Mail Texte anpassen je nach z.B. Zahlungsart.

    Und der TITEL der Textbausteine für E /Schluß Text muss auf die 12 unterschiedlichen Zahlungsarten im E-Mail Text hinweisen.

    Du wirst Deine Arbeitsweise etwas ändern. Beim Anlegen der Rechnung den Textbaustein mit dem einen E-Mail Text schon zu suchen.

    Viel Glück

    MFG SAMM


  • Hallo Samm,


    an welcher Stelle kann ich denn dann den Textbaustein auswählen? Ich habe ja einen Textbaustein für PayPal und einen für den Rest - mit identischem Einleitungs- und Schlusstext (nämlich keinem), nur der Mailtext unterscheidet sich bzw. der Text, der für die Zahlungsart geliefert wird.


    Aber bei der Rechnungserstellung finde ich keine Möglichkeit, den Textbaustein auszuwählen. Egal, wie ich ihn benenne, das System wählt unabhängig von der Zahlungsart einfach immer den einen Textbaustein für Rechnungen aus, obwohl der nicht als Standard hinterlegt ist. Weder in der Druckansicht, noch in der Eingabemaske oder bei Erweitert habe ich die Möglichkeit, der Rechnung einen bestimmten Textbaustein zuzuordnen.


    LG

    Mia

  • an welcher Stelle kann ich denn dann den Textbaustein auswählen? Ich habe ja einen Textbaustein für PayPal und einen für den Rest - mit identischem Einleitungs- und Schlusstext (nämlich keinem), nur der Mailtext unterscheidet sich bzw. der Text, der für die Zahlungsart geliefert wird.

    Deswegen meine Antwort

    Von der Logik und Systematik ist der E-Mail Textbaustein auch ungeschickt untergeordnet unterhalb der Textbausteine für Einleitungs und Schlußtext.

    Weder in der Druckansicht, noch in der Eingabemaske oder bei Erweitert habe ich die Möglichkeit, der Rechnung einen bestimmten Textbaustein zuzuordnen.

    Genau in der Druckansicht! Dort Rechtsklick

    > Einleitungstext...

    > Anderen Textbaustein wählen...

    > Einen der gleichlautenden E- / Schluß Textbaustein wählen und darin auf Email Text klicken. Der Email Text muß dann vorbereitet sein und aus der Beschriftung des Titel des Textbausteins mußt Du schon ableiten können, was im Email Text angepasst ist.


    MFG SAMM

  • Ahhh! Jetzt habe ich es verstanden. Ja, das ist dann tatsächlich einfach nicht eindeutig benannt. Dadurch, dass ich keine Einleitungs- und Schlusstexte verwende, bin ich nie auf die Idee gekommen, dorthin zu klicken. Vielen Dank!

  • denn auch für den Rechnungsversand per E-Mail bräuchte ich eigentlich verschiedene Bausteine (manche zahlen per PayPal, manche per Überweisung etc.).


    Ich geb auch noch mal meinen Senf dazu, weil ich das so gelöst habe, dass ich gar nichts auswählen muß. ;)

    So sieht mein E-Mail Text für meine Standard-Rechnungsvorlage aus:


    Code
    1. <!if <M_CONTACT_ADDRESS>="Familie" then "Sehr geehrte Familie " else "<M_LETTERADDRESS>" !><!if <M_CONTACT_ADDRESS>="Familie" then <M_CONTACT_NAME1>, else "" !>
    2. <!if <M_PAYCONDITIONLABEL>="Vorkasse" then "wir haben Ihre Zahlung dankend erhalten. " else "" !>Ihre Bestellung wurde bearbeitet und wird jetzt an das Versandunternehmen übergeben. Sie erhalten anschließend in unserem Auftrag die Informationen zur Sendungsverfolgung per E-Mail zugesandt. Eine Änderung - z.B. Korrektur der Lieferadresse - ist jetzt durch uns nicht mehr möglich.
    3. In der Anlage übersende ich Ihnen unsere Rechnung als PDF-Datei zur Information.
    4. <!if <M_PAYCONDITIONLABEL>="Rechnung" then "Bitte begleichen Sie unsere Rechnung innerhalb <M_PAYDAYS> Tagen. " else "" !><!if <M_PAYCONDITIONLABEL>="Nachnahme" then "Bitte halten Sie den Kaufpreis bei der Anlieferung in bar bereit. " else "" !>
    5. Haben Sie noch Fragen? Gern stehen wir Ihnen per Telefon oder E-Mail tatkräftig zur Seite.
    6. Mit freundlichen Grüßen


    Mit den variablen kann man nun noch viel mehr spielen und für jede eingerichtete Zahlungsart einen eigenen Text hinterlegen. So hab ich das auch bei den Auftragsbestätigungen gemacht, wobei man dort zusätzlich auch noch den Variablen-Zugriff auf die Versandart hat.


    MB bietet da schon ein paar Möglichkeiten, seine Wünsche selbst umzusetzen, wenn man das Variablensystem erstmal verstanden hat. :)

    LG Heiko



    "Ich halte die globale Erwärmung für viel weniger gefährlich als die globale Verblödung." (Lisa Fitz)