Ganz einfach: wenn du z.B. eine Rechnung neu ausdrucken musst (weil der Kunde ein Doppel benötigt oder ein Betriebsprüfer eine Kopie für seine Akten möchte ....), ist das Original nicht mehr reproduzierbar,
Da möchte ich dazu klarstellen. Erstmal fordert die GoBD schon die Festschreibung zur Unveränderbarkeit der Rechnung. Anhand des internen Änderungsprotokoll kann diese Forderung eingehalten werden. Rechnungen werden nach Ausdruck nicht mehr freigegeben zur Veränderung. Wenn doch, dann wird die Verletzung dokumentiert. Zweitens ist das Original Briefpapier im Rechnungsdruck im Archiv mit abgespeichert.
Es ist immer das Original verfügbar mit Datum.
P.S.: In Version 2019 wird das Rechnungsarchiv NEU obligatorisch fest und nicht mehr abwählbar sein.
Selbstverständlich ist bei einer Umfirmierung ein zweiter Mandant eindeutig die beste Wahl. Keine Frage!!
Um sich das Geld für einen 2. Mandanten einzusparen kann auch die alte DB abgesichert bei Seite gelegt werden und als eine Kopie ausgetauscht im selben Mandanten für den Neuanfang angepasst werden. Allerdings veraltet die in paar Jahren durch die unterlassenen Updates.
In Mein Büro 2019 kommt noch ein zweites Briefpapier zur weiteren Auswahl für einen Mandanten. Hat man einen OnlineShop und übliche Marktwege stehen beiden Wegen entsprechende Anpassungen im Briefpapier zur Auswahl.