Hausverwalter Start 2019 - Korrekte Abbildung von Vorauszahlungen und tatsächlichen Kosten

    Hi zusammen,


    ich verwalte als einer der Eigentümer eine 3er WEG mit dem WISO Hausverwalter 2019 (das allerste Mal). Ich komme aktuell mit folgendem Problem nicht weiter:


    Als Beispiel kann man Stromkosten für eine Luftwärmepumpe nehmen. Für diese entrichte ich monatlich eine Vorauszahlung an den Stromanbieter (auf Basis des jährlich geschätzten Stromverbrauchs der Anlage). Sagen wir, dass dies 150 Euro im Monat sind. Jetzt liegt mir die Endabrechnung für 2018 vor und es sind nicht 12 x 150 Euro sondern nur 12 x 100 Euro tatsächlich an Brennstoffkosten angefallen. Aktuell habe ich jede Vorauszahlung auf das Konto 4500 verbucht. Da sind nun zu viel Kosten drauf (auf der Dezemberabbuchung habe ich dann die Brennstoffmenge eingetragen, damit das Programm rechnen kann).


    Wie verbuche ich jetzt richtig die Gutschrift? Oder darf ich die Vorauszahlungen nicht als Brennstoffkosten zählen und muss dann eine Dummybuchung mit den tatsächlichen Kosten anlegen?


    Ich freue mich über eine kurze Rückantwort von euch.



    Viele Grüße,

    Sven

    Hi,


    ich hab mir den Forumseintrag durchgelesen. Ich versteh das nicht (ich bin kein Buchhalter :-()


    Kannst du mir etwas genauer sagen, wie das geht? Ich würde das gerne am Beispiel von Heizungskosten (Stromkosten durch Wärmepumpe) machen.


    Sagen wir, dass ich 300 Euro im Monat Vorauszahlung habe, die ich an meinen Energieversorger zahle. Die drei Eigentümer zahlen Hausgeld und davon zweige ich dann Heizkostenvorauszahlung von 100 Euro / Partei ab. Ich habe die Kosten genauso so gewählt, dass die Vorauszahlung, die ich von den Eigentümern nehme, in Summe genau der monatlichen Vorauszahlung des Stromes entspricht.


    Vom Stromanbieter habe ich nun eine Jahresendabrechnung bekommen. Diese hab ich als neue Ausgabe auf das Brennstoffkonto 4500 gebucht. Aktuell werden daher die Vorauszahlungen und die tatsächlichen Heizungskosten richtig ausgerechnet.


    Mein Problem ist, wie ich denn die Ausgaben für den Strom, also die Vorauszahlungen, die auf dem Hausgeldkonto laufen, richtig buche. Ich darf diese ja nicht auf das Brennstoffkonto buchen, da ich ja sonst neben der eigentlichen Rechnung auch die Vorauszahlungen mit in die Heizkostenrechnung einfließen lasse (also mehr oder weniger doppelt so viel).


    Was mir also fehlt: die Verbindung zwischen den Einnahmen der Eigentümer (Heizkostenvorauszahlung) und der Ausgabe der WEG (Abschlag Stromanbieter). Als Laie wäre das für mich eine Buchung von der Passivseite (Verbindlichkeit) auf die Aktivseite (Mittelverwendung).


    Wie bilde ich das im Hausverwalter 2019 ab?


    Danke nochmal.

    Was ich schon gemacht habe, damit die Abrechnungen stimmen:


    Für jedes Umlagekonto, das in die Hausgeldabrechnung eingeht (Wasser, Kanalgebühren, Brennstoffkosten) habe ich ein Vorauszahlungskonto angelegt mit der Buchungsart "Direktkosten". Damit bekomme ich die Buchungen der Vorauszahlungen aus den Heizungs- und Hausgeldabrechnungen raus.


    Dann hab ich ich Dummybuchungen mit den tatsächlichen Kosten angelegt. Damit passen nun Heizungs- und Hausgeldabrechnungen. Die Einnahmen und Ausgaben stimmen natürlich dann nicht mehr, weil dann die Direktausgaben dort auftauchen. Aber hey, die Abrechnungen stimmen :)


    Jetzt fehlt mir nur noch die Nachvollziehbarkeit zwischen Vorauszahlung und Gutschrift/Nachzahlung zu den Direktkosten.


    Ist meine Vorgehensweise erst einmal so korrekt?


    Wie stelle ich nun den Link/Umbuchung her?

    Ich mache das so:


    Konto 4450 anlegen, heisst bei mir : "Stadtwerke - Strom/Wasser/Gas" (Ist der Lieferant dieser 3 Bereiche)

    Hierauf buche ich monatlich die Abschlagszahlungen , welche an die Stadtwerke gehen.

    (Bank an 4450)


    Auf 31.12. buche ich jeweils Strom, Gas und Wasser von 4450 an Verrechnungskonto (das ist ein rein buchhalterisches Zwischenkonto).

    Der Betrag ist der Jahresbetrag, welchen Dir der Energieversorger in der Endabrechnung mitteilt.

    Damit der Buchungssatz stimmt, ist es als Gutschrift zu buchen.

    In Summe muss dieses Konto am Jahresende auf Null gehen, denn man nutzt es ja nur für die Abschlagszahlungen.

    Entlastet wird es - in meinen Beispiel - dadurch, das die "Gewerke" auf die richtigen Verbrauchskonten, sowie ein Abgrenzungskonto für den Differenzbetrag aus der Endabrechnung, umgebucht werden.


    Für Strom geht das so:



    Damit wird quasi "4450 an 4080" gebucht. Da diese Buchung aber buchhalterisch nicht zulässig ist, muss man den Weg über das virtuelle Verrechnungskonto gehen.

    Nun ist der Strombetrag vom "Sammelkonto" auf das Allgemeinstromkonto gebucht worden.

    Ich buche nun noch den Heizstromanteil wieder von dort weg, hin zu den Heizkostenabrechnungskonten. Das ist aber wieder eine Extrabaustelle.


    In der Jahresabrechnung für die Eigentümer sieht es dann so aus.



    Heizstrom taucht ja normalerweise in der Abrechnung des Heizkostenabrechnungsproviders (ISTA, Techem usw.) auf.


    Hoffe das hilft Dir.

    Hallo nochmal.


    vielen Dank für den Tipp mit dem Verrechnungskonto, das ist genau das, was ich gesucht hatte. Eine letzte Frage bleibt nur noch:


    Beispiel: die Jahresabrechnung von meinem Versorger stimmt nicht mit dem Kalenderjahr überein. Die ist zum Beispiel erst im Oktober fällig. Ich will auf der anderen Seite die Parteien nicht bis Oktober warten lassen, um die Abrechnung zu erstellen. In meinem konkreten Fall ist sogar eine Nachzahlung an den Versorger notwendig. Mit dem obigen Buchungsbeispiel räum ich mein Vorauszahlungskonto komplett leer. Da aber auf dem Hausgeldkonto aber noch nicht wirklich eine Abbuchung der Mehrkosten erfolgt ist, hab ich jetzt manuell eine Buchung des Differenzbetrags von der Bank zu den Brennstoffkosten vorgenommen (Annahme: auf Bank gibt es genug Puffer). Jetzt stimmt die Abrechnung. Jetzt habe ich aber das Problem, dass im Oktober die Nachzahlungsaufforderung kommt. Da ich mein Hausgeldkonto mit WISO verbunden habe, wird die Buchung dann ja brav wieder als Ausgabe erkannt. In dem Fall dürfte ich diese ja garnicht importieren, da ich diese ja schon manuell vorher eingetragen habe. Die bis dorthin existierende Diskrepanz ist, dass WISO denkt, dass ich weniger Kohle auf dem Hausgeldkonto habe als in Wirklichkeit vorherrscht.


    Da ich das ziemlich manuell und fehleranfällig finde (man muss irgendwo anders dokumentieren, was tatsächlich eingetreten ist und was nicht), wollte ich wissen, wie ihr das im Hausverwalter abbildet. Gibt es sowas wie eine "Schatten"buchhaltung, in der ich solche noch nicht eingetretenden Events abfangen kann?



    Viele Grüße!

    Zitat

    die Jahresabrechnung von meinem Versorger stimmt nicht mit dem Kalenderjahr überein

    Die Antwort ist etwas komplizierter. Hier geht es um die Frage, welche Zahlungsströme für welche Abrechnung relevant sind. Grundsätzlich gibt es hier die beiden Prinzipien Leistungsprinzip, das sich am Leistungszeitraum orientiert und Abflussprinzip, das sich am Geldfluss orientiert.

    Eine Hausgeldabrechnung wird weitgehend nach dem Abflussprinzip erstellt, d.h. für die Abrechnung des Zeitraums 01.01.2018 bis 31.12.2018 (muss aber nicht deckungsgleich mit einem Kalenderjahr sein) sind genau diejenigen Buchungen relevant, die in diesem Zeitraum erfolgt sind. Für Deinen Versorger sind das z.B. dann die Abrechnung 2017 oder im Jahr 2018 gezahlte Abschläge. Nicht enthalten ist folglich die Abrechnung des Versorgers für 2018, denn diese geht ja erst 2019 ein, wird demnach auch erst dann gezahlt.

    Das Leistungsprinzip erkläre ich jetzt nicht, weil es das eigentlich logische Prinzip ist, bei dem sich die Zuordnung zu einer Abrechnung am Leistungszeitraum orientiert. Hierbei müsstest Du wirklich bis Oktober warten bis Du die Abrechnung 2018 erstellen kannst!

    Da aber das Abflussprinzip gilt, hast Du hier weniger Streß und rechnest einfach alles ab, was im Kalenderjahr angefallen ist. Es gibt davon jedoch eine AUSNAHME, nämlich die Heizkostenabrechnung! Geht es beim Versorger also um Strom für die Heizung bzw. Wärmeenergie (z.B. Nahwärme), dann musst Du wissen, dass Du erst abrechnen kannst, wenn die Abrechnung für das Vorjahr vorliegt.

    Übrigens wird eine Nebenkostenabrechnung für die Mieter komplett nach dem Leistungsprinzip erstellt. Das Abflussprinzip, bei dem WISO Hausverwalter sich allein am Buchungsdatum orientiert (Leistungszeitraum ist egal - bis auf Heizkosten), gilt nur für die Abrechnung gegenüber den Eigentümern.

    Hallo,


    vielen Dank für euren ganzen Input. Ihr habt mir sehr geholfen, meine erste Abrechnung erfolgreich hinzubekommen. Es geht alles auf, es fehlt kein Geld und alle sind happy :-).


    Ich kann nicht ausschließen, dass irgendwann noch Fragen kommen :P



    Viele Grüße!

    Hi nochmal,


    hab nochmal über den Sachverhalt mit den beiden Prinzipien nachgedacht. Eigentlich finde ich das vom Gesetz unfair, da man hier unterstellt, dass der Anteil an den Rohstoffen pro Einheit sich im Laufe der Zeit nicht ändert. Im Falle, dass man es nur mit Eigentümern zu tun hat, kann das zu unfairen Kostenzuordnungen führen. Beispielsweise hast er im Jahr X 66% der Rohstoffkosten verursacht und im Jahr X + 1 nur 33%. Dies führte zu einer Nachzahlung bei den Rohstoffen. Nach dem Abflussprinzip müssen nun die anderen Parteien, weil diese nun mehr Anteile im Jahr X + 1 haben, die höheren Kosten mittragen. Der böse Eigentümer mit dem ersten hohen Verbrauch kommt gut davon.


    Noch interessanter wird es, wenn Mieter im Spiel sind. Sagen wir, dass der böse Eigentümer mit dem 66% Verbrauch im Jahr X die Wohnung vermietet hatte. Er als Eigentümer kommt gut weg, da die Hausgeldabrechnung nach dem Abflussprinzip erfolgt ist, er kann aber vom Mieter durch die Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung fordern. Das bedeutet, dass er ein Gewinn allein durch die beiden Sichtweisen erzielen kann (Arbitragemöglichkeit :-)).


    Was sagt hier das Gesetz?

    Zitat

    ...kann das zu unfairen Kostenzuordnungen führen

    So ist es! Daher gibt es auch etliche Kritiker, die fordern, dass die Hausgeldabrechnung hier durchweg sich an wirtschaftlich sinnvolleren Maßstäben orientieren sollte. Denke z.B. einen Versicherungsschaden, dessen Reparatur nach einer Zusage der Versicherung im Jahr x erfolgt und gezahlt wird. Erst im Folgejahr erstattet die Versicherung den Betrag. Da aber nach Abflussprinzip abgerechnet wird, entsteht hier für die Abrechnung x eine Kostenposition, die umgelegt wird. In Abrechnung x+1 kommt dann die Erstattung. Man kann das mit Hilfe der IHR ausgleichen (Zahlung nach Entnahme, Zuführung der Erstattung im Folgejahr), aber es wäre wohl einfacher, wenn man die Verbindlichkeit dem Vermögen der WEG zuschreiben könnte, so wie ein Kaufmann das auch macht. Stattdessen wird dieser Wert ignoriert und nur auf das tatsächlich geflossene Geld geschaut...

    Es geht ja darum, dass die Abrechnung auch vom Normalbürger verstanden werden kann. Das ist bei einer Abgrenzung nach Zahlungsdarum zweifelsohne der Fall und mag weniger kompliziert sein. Jedoch haben die Politiker dann darauf gedrängt, dass Heizkosten verbrauchsabhängig umzulegen sind. Und dann haben die Juristen gemerkt, dass es bedeutet, dass man diese Kosten - da man der hier verbindlichen Heizkostenverordnung folgen muss - nur nach dem Leistungsprinzip abrechnen darf. Und schon haben wir diesen Mischmasch aus Leistungs- und Abflussprinzip!

    Verzerrungen gibt es insbesondere bei verbrauchsabhängigen Kosten. Daher gibt es nicht wenige Eigentümergemeinschaften, die vereinbart haben, die Kosten für Wasser oder auch grundsätzlich alles nach Leistungszeitraum abzugrenzen.

    Aber ich glaube, es geht hier nicht darum, diese Diskussion auch in diesem Forum bzw. Thread zu führen, denn die Softwareentwickler haben versucht, sich an der Rechtsprechung und üblichen Praxis zu orientieren.

    Zitat

    In einer WEG habe ich doch auch NK/Betriebskosten....wo/wie erfasse ich die?

    Die Erfassung ist die gleiche. Nun gibt es sog. Betriebskosten, auch umlagefähige Nebenkosten genannt. Diese (und nur diese) werden Mietern in Rechnung gestellt. Im Gegensatz dazu müssen Eigentümer alle Kosten und Lasten tragen, die sie gemeinschaftlich verursachen bzw. Ihnen auferlegt werden. Dazu gehören neben den Betriebskosten auch Kosten für Instandhaltung, Verwaltungskosten oder bauliche Veränderungen. Diese werden den Eigentümern über die Hausgeldabrechnung umgelegt.

    Wenn Du diese fundamentalen Fragen noch nicht geklärt zum Thema Verwaltung, z.B. diejenigen, die im Haufe-Verlag erscheinen, denn die sind meiner Ansicht nach seriös und detailliert genug.

    Zwischen WEG- und Mietverwaltung gibt es große Unterschiede. Nicht jedes Mehrfamilienhaus ist z.B. eine WEG. Als reiner Mietverwalter kümmerst Du Dich also nicht um Instandhaltung im Großen, sondern Mieterwechsel, Verträge, ggf. kleinere Reparaturen oder Sanierung des Sondereigentums, etc.. Als reiner WEG-Verwalter kennst Du Dich mit WEG-Gesetz und Rechtsprechung in teilweise äußerst komplexen Sachverhalten wie baulichen Veränderungen aus und organisierst Sitzungen, führst Beschlusslisten etc.

    Daher kann man in WISO Hausverwalter also einstellen, in welcher Rolle man für ein Gebäude Eintritt. Natürlich kann man auch Miet-und WEG-Verwaltung übernehmen. Ich denke aber, dass in größeren Firmen spezialisierte Experten sich entweder nur um Namen der Eigentümer kümmern oder Spezialisten für WEG-Recht die Gemeinschaft als Verwalter vertreten.