Versandnachweis - wie macht Ihr das?

  • Hallo.


    So viel ich weis muss man nachweisen, dass man ein Paket/eine Sendung auch tatsächlich in das Land geschickt wurde wo es hin sollte.
    Kumpel von mir hat Monate damit verbracht das Nachträglich zu machen für mehrere Jahre. Das Finanzamt sagt, dass man einen Artikel innerhalb Deutschlands verschicken könnte (Mwst wird fällig), die Rechnung aber an einen Empfänger in einem Drittland (keine Mwst) ausgestellt ist.


    Ich bekomme vom DHL Fahrer EINEN Zettel wo ALLE Sendungsnummern draufstehen. Da müsste ich dann diesen Zettel z.B. 10x kopieren für 10 Sendungen und den Zettel dann hinter die Rechnung heften. Allerdings steht da ja dann nur die Sendungsnummer - und die wird auch nur für eine bestimmste Zeit abrufbar sein. (müsste aber ja eigentlich 10 Jahre abrufbar sein? bei einer Steuerprüfung)

    Danke,
    Roelli.

  • Das Finanzamt sagt, dass man einen Artikel innerhalb Deutschlands verschicken könnte (Mwst wird fällig), die Rechnung aber an einen Empfänger in einem Drittland (keine Mwst) ausgestellt ist.

    Das ist wohl so und deswegen müßte man bei einem Export in ein Drittland bei DHL auch eine Zollinhaltserklärung ausfüllen (ich glaube, das Formular heißt bei denen C22). Zusammen mit dem Einlieferungsschein sollte das dann ausreichen. Allerdings gelten ab einer bestimmten Werthöhe andere Anforderungen.


    Bei Hermes wird das recht simpel gehandhabt: ich lege klebe außen ne separate Handelsrechnung auf, die ich dann vom Zoll abgestempelt zurückbekomme.


    Interessant auch mal hier zu lesen:

    https://www.stuttgart.ihk24.de…erfreie_Ausfuhren/3011320


    Besonders Punkt 2.1.4 dürfte für dich interessant sein.

  • Cool, danke für den Link. Direkt mal durchackern.

    Bei der Zollinhaltserklärung ist das ja einfach. Bei DHL wird das automatisch erstellt, ich kann das ganze 2x ausdrucken und dann an die Rechnung heften.

    ABER:
    Bei Einschreiben (Großbrief International). Da gibt's nur nen Aufkleber mit der Sendungsnummer. Das ist das einzige was ich hätte. Aber, diese Sendungsnummer ist ja sowieso schon auf der Rechnung, WENN man die Frankierfunktion von WISO Mein Büro benutzt. Nur kann man da nach 6 Monaten nicht mehr mit nachvollziehen wohin die Sendung wirklich ging oder ob das überhaupt eine gülige Nummer ist.
    CN22 kommt als Zusatz auf den Großbrief International. Da steht nur drauf in welches Land die Sendung geht, welcher Ort und den Wert der Sendung.
    Das könnte sich aber auch JEDER selber ausdrucken.
    Das Finanzamt hat ja aber wohl angst, dass man etwas innerhalb der EU ohne Umsatzsteuer verschickt. Und da weis ich nicht wie da die gesetzlichen Vorgaben sind - für den Fall das der Steuerprüfer vor der Tür steht und das mal nachprüft.
    Selbstverständlich habe ich auf garkeinen Fall die Sendungsnummer immer hinter die Rechnungen abgeordnet. Und ich kenne auch NIEMANDEN der das macht oder davon weis dass er das tun muss. (bis auf einen Kollegen der jetzt dadurch ein Problem hat)


  • Ich drücke immer das Tracking aus und hänge es als PDF an die Rechnung ran.

    Dann wird der Buchhaltungsordner aber genau doppelt so dick. :)
    Klingt aber nach einer guten Lösung. Aber... wie machst Du das?
    Wenn Du gerade ein Label ausgedruckt hast funktioniert der Trackinglink überhaupt nicht.
    Und wenn Du zu früh (nach 1 Woche) auf den Trackinglink drückst, dann ist das Paket evtl. noch nicht da.
    Teilweise dauert es EINEN Monat bis das Paket ankommt. D.h. man müsste z.B. immer am Monatsende ALLE Trackinglinks eintippen und ausdrucken. Ein tierischer Aufwand. In der Zeit hab ich die komplette Buchhaltung für einen Monat fertig.
    Abgesehen davon... wenn man's immer am Monatsende macht, dann sind die Paket vom 29. des Monats ja auch noch nicht angekommen. Es ist also relativ schwierig das nachzuhalten.
    Nabenbei muss man ja auch noch "was arbeiten".



  • Als DHL GK mache ich das aus dem

    Versenden Portal und auch nur das Steuerfreie Paket. Die vlt. 50 monatlich steuerfreie Sendungen in Drittländer und EU sind schnell als PDF gespeichert und der Re zugeordnet,


    So einmal im Monat, zusammen mit der Unsatzsteuerauskunft die dann per Post kommt. Scannen und als Dokument drangehängt

  • Als DHL GK mache ich das aus dem

    Versenden Portal und auch nur das Steuerfreie Paket. Die vlt. 50 monatlich steuerfreie Sendungen in Drittländer und EU sind schnell als PDF gespeichert und der Re zugeordnet,


    So einmal im Monat, zusammen mit der Unsatzsteuerauskunft die dann per Post kommt. Scannen und als Dokument drangehängt

    DHL KG bin ich auch. Wie erkennst Du die steuerfreien Pakete?
    Ich hab mal nachgeschaut... z.B. habe ich ein Paket nach Israel... da ist die Sendungsnummer dann kürzer.

    Das gleiche müsste man dann auch mit Sendungen machen die mit der Post verschickt wurden.

    • Offizieller Beitrag

    Selbstverständlich habe ich auf gar keinen Fall die Sendungsnummer immer hinter die Rechnungen abgeordnet. Und ich kenne auch NIEMANDEN der das macht oder davon weis dass er das tun muss. (bis auf einen Kollegen der jetzt dadurch ein Problem hat).

    Das solltest Du aber so halten. Dein Kollege ist aber nicht der Erste, bei dem ein Prüfer auf die Idee kommt, die Ausfuhrnachweise zu prüfen. Man könnte sogar schlicht und einfach auf die Idee kommen, alle Sendungsnummern auf entsprechende Ausgangsrechnungen hin zu überprüfen/verproben. Gerade bei Ebayhändlern wird das z.B. gerne gemacht und hat schon manche Überraschung zu Tage gebracht.

  • Bin am überlegen wie ich das sinnvoll machen kann...


    Idee:
    Wenn ich weis, dass ich etwas in ein Drittland schicke, dann drucke ich das DHL Label 2x aus. (1x auf normalen A4 Blatt) und lege das zu den Rechnungen.
    Dann nen Handscanner kaufen (damit ich die Sendungsnummer nicht manuell eingeben muss, denn die Sendungsnummer ist ja ausgedruckt)
    Und dann die Sendungsverfolgung ausdrucken und an die Rechnung heften.

  • Selbstverständlich habe ich auf gar keinen Fall die Sendungsnummer immer hinter die Rechnungen abgeordnet. Und ich kenne auch NIEMANDEN der das macht oder davon weis dass er das tun muss. (bis auf einen Kollegen der jetzt dadurch ein Problem hat).

    Das solltest Du aber so halten. Dein Kollege ist aber nicht der Erste, bei dem ein Prüfer auf die Idee kommt, die Ausfuhrnachweise zu prüfen. Man könnte sogar schlicht und einfach auf die Idee kommen, alle Sendungsnummern auf entsprechende Ausgangsrechnungen hin zu überprüfen/verproben. Gerade bei Ebayhändlern wird das z.B. gerne gemacht und hat schon manche Überraschung zu Tage gebracht.

    Man muß den Aufwand aber auch nicht so groß betreiben. Ich hefte alle Ausfuhrnachweise (in meinem Fall die vom Zoll abgestempelten Handelsrechnungen und die Gelangensbestätigungen bei innergem. Lieferungen fortlaufend in einem separaten Ordner ab und das getrennt von den Rechnungen. Bei der letzten Prüfung habe ich auf Nachfrage einfach den Ordner mit den Nachweisen auf den Tisch gelegt und damit war die Prüferin zufrieden. Lediglich dass einige Nachweise des letzten halben Jahres gefehlt haben, hat sie zunächst bemängelt. Lag und liegt aber daran, dass Hermes bis zu 6 Monaten braucht, bis die Nachweise vom Zoll bei mir landen und damit war sie dann auch zufrieden.

    • Offizieller Beitrag

    Bei der letzten Prüfung habe ich auf Nachfrage einfach den Ordner mit den Nachweisen auf den Tisch gelegt und damit war die Prüferin zufrieden. Lediglich dass einige Nachweise des letzten halben Jahres gefehlt haben, hat sie zunächst bemängelt.

    Das liegt zum einen oft an dem Aussehen der Unterlagen etc. insgesamt sowie Deinem unternehmerischen "Erscheinungsbild" und zum anderen an dem aktuellen Prüfungsschwerpunkt der Prüfer.

  • Wir scannen alle Sendungsnummern in das Feld Notizen jeder Rechnung mit dem Handscanner. Somit steht in jeder Rechnung die Sendungsnummer. Die Steuerfreie Sendungen sieht man zum Einen in der ZM und über die Auswahl der Spalte der Länder CH oder LI etc. Das dauert alles in allem 20 min. Im Monat um das Tracking per Drag und Drop anzuhängen. Kannst aber auch im Versendenportal alle kurzen Sendungen als PDF speichern. Da wird dann auch eine steuerfreie Sendung dabei sein. Wichtig ist das du die Sendungsnummer hinterlegt hast.