Fragen zum Jahresupdate 2019

    Zitat von Mausko

    Moin,

    kann man das Rechnungsarchiv irdendwie abstellen? Scheint mit dem Upate aktiviert worden zu sein.

    Unter Einstellungen- Allgemein ist da nichts zu finden. Ich möchte die Archivierung nicht...

    Nicht nur das Mausko , bei mir werden jetzt nicht nur Rechnungen archiviert, sondern auch ungefragt weitere "Bearbeitungen" als neue PDF Datei abgelegt. So habe ich durch die Bank weg von jeder Rechnung 3 identische Versionen mit unterschiedlichem Zeitstempel im Archiv. Da ich nicht wußte, woher das kommen kann (zur Bearbeitung geöffnet habe ich die nicht), habe ich mal bissel rumgespielt und siehe da... z.B. mit dem Versand der Rechnung als E-Mail packt MB eine weitere Archivversion der Rechnung dazu. Woher nun die dritte Datei kommt.... ich hab noch keine Ahnung.


    Und an Buhl: Freunde... was soll der Blödsinn?


    Btw: Mittlerweile haben sich so 1,3GB Daten in meinem Rechnungsarchiv angesammelt, welches ich überhaupt nicht haben will.

    Zumal man früher ja auch eistellen konnte, ob man platzsparende PDFs in sw haben wollte.

    • Offizieller Beitrag

    Hallo,


    in Kürze wird die Version 19.02.59.001 (oder höher) veröffentlicht. Zahlreiche Anpassungen sind darin enthalten, darunter zu Programmmeldungen im Zusammenhang mit dem Versand von EÜR und Umsatzsteuererklärung wie auch zum dauerhaften Ausblenden der Anmerkungsspalte.


    Mausko: Mit der Version v19 wird standardmäßig jede Rechnung als pdf-Datei im Rechnungsarchiv gespeichert. Hintergrund sind hier die GoBD. Da im Programm in gewissem Maße erstellte Rechnungen geändert werden können oder sich Änderungen am Briefpapier ggf. auf geschriebene Rechnungen auswirken, wird mit der Speicherung einer pdf-Kopie im Ordner "Archiv" jeder Stand der Rechnungsbearbeitung dokumentiert. So wird nicht nur eine Kopie der ursprünglichen Rechnung erstellt. Auch etwaige Änderungen werden im Archiv gespeichert und bleiben damit nachvollziehbar.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

    Herr Diel... mit Verlaub... die Begründung ist Bullshit - oder zumindest die Umsetzung.


    Ich habe gerade mein Rechnungsarchiv gelöscht.

    Anschließend habe ich noch schnell ein paar Rechnungen für den Versand ausgedruckt, worauf eine Archivdatei angelegt wurde. Soweit, so gut.

    Danach habe ich die Rechnungen per E-Mail mit einer Versandbenachrichtigung an meine Kunden verschickt... eine weitere Archivdatei wurde abgelegt.

    Und zum Schluß nun noch die Rechnungen für mein Papierarchiv ausgedruckt... sie erraten es schon: noch eine Archivdatei wurde angelegt.


    Glaubste nich? Guckste hier:



    Und das ist GOBD konform? Welchen "Bearbeitungsstand" will man denn so dokumentieren?

    :dash:

    Hab ich auch schon dem Support im März angefragt, da ich mich wunderte warum die datensichrung plötzlich sich so aufbläht und ich jeweils 2 identische Rechnungen archiviert habe: Rechnung und Mailversand.

    Zitat Kundensupport:

    "...

    Eine Rechnung wird im Archiv doppelt angelegt, wenn diese im Programm mehrfach ausgegeben wird. Wird eine Rechnung im Programm nach Erstellung erstmalig gedruckt, wird eine PDF Datei mit der einfachen Rechnungsnummer erstellt. Drucken Sie den Vorgang anschließend ein weiteres mal aus, oder versenden diesen per E-Mail, wird eine weitere Kopie mit dem Datumszusatz erstellt."


    Keine Rede von GobD

    Zitat von Heiko66

    Und noch was Putziges.

    Nach dem Zahlungsabruf startet der Zuordnungsassi neuerdings mit der obersten Zeile der aktuellen Ansicht im Bankkonto, die aber bereits zugeordnet ist. Das ist zwar nicht weiter schlimm, aber mit Sicherheit so nicht gewollt.

    ich hab mir das Update über Ostern auch gegönnt und kann das bestätigen. man gewöhnt sich dran, aber der Mensch ist ein Gewohnheitstier ...

    Wie bereits geschrieben: Update über Ostern installiert. Der Abruf der Zahlungseingänge klappt zwar jetzt wieder mit einem einmaligen Klick auf "Umsätze abrufen", aber ... der Paypal Abruf macht einen echt zum Koffein Junkee. Gähnend langsam und die Zuordnungsvorschläge sind noch immer nicht perfekt.


    Was mich am meisten stört: wenn ich auf Aufträge gehe, werden immer die letzten bereits ausgelieferten Vorgänge angezeigt. Ich muss jedes mal auf "Status" und "nicht geliefert" gehen, damit ich sehen kann, was alles noch offen ist. Beim nächsten Aufruf ist die Einstellung natürlich wieder weg, das nervt. Falls man die Einstellung dauerhaft ändern kann, bitte her mit der Info, ich habe den Haken dafür noch nicht gefunden. Und falls das nicht einzustellen ist, dann hätte ich bitte die unerledigten Aufträge wieder sofort auf dem Schirm.

    Zitat von KerstinP

    wenn ich auf Aufträge gehe, werden immer die letzten bereits ausgelieferten Vorgänge angezeigt. Ich muss jedes mal auf "Status" und "nicht geliefert" gehen

    Das kannst Du aber ganz einfach lösen, indem du mal auf den Spaltenkopf "Status" klickst. Dann werden die Aufträge nach den Bearbeitungsstatus sortiert - also zuerst die unerledigten, dann die teilweise erledigten und dann die erledigten Aufträge.

    Zitat von Buhl Support C. Diel

    erstellte Rechnungen geändert werden können

    Eine Rechnung darf gemäß § 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG i.V.m. § 31 Abs. 5 UStDV nur berichtigt werden.

    Ebenso ist das Argument

    Zitat von Buhl Support C. Diel

    Änderungen am Briefpapier

    auch sehr weit hergeholt.

    Steht doch in o.gen. § 14

    Zitat

    (1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst .... aufzubewahren.

    Da steht nichts von "je nach Briefpapiersorte,-gewicht,-farbe, etc." sondern einfach ein Doppel.

    Zitat von Buhl Support C. Diel

    Da im Programm in gewissem Maße erstellte Rechnungen geändert werden können oder sich Änderungen am Briefpapier ggf. auf geschriebene Rechnungen auswirken, wird mit der Speicherung einer pdf-Kopie im Ordner "Archiv" jeder Stand der Rechnungsbearbeitung dokumentiert.

    Und warum überlassen Sie das nicht den Kunden? Ich drucke wie oben geschrieben, ohnehin meine Rechnungen immer als PDF aus. Allerdings in Farbe und max. 65kb. Wenn MB wenigstens einen vernünftigen PDF Export hätte, aber diese aufgeblähten Dateien kann man wirklich keinem Kunden zumuten. Bei gleicher Qualität hat die gleiche Datei fast die 10fache Größe. Ich würde es jedenfalls begrüßen, wenn das jedem Kunden selbst überlassen würde. Wenn der Archivordner ohnehin geleert werden kann, was bringt es unterm Strich?

    Zitat von Heiko66
    Zitat von KerstinP

    wenn ich auf Aufträge gehe, werden immer die letzten bereits ausgelieferten Vorgänge angezeigt. Ich muss jedes mal auf "Status" und "nicht geliefert" gehen

    Das kannst Du aber ganz einfach lösen, indem du mal auf den Spaltenkopf "Status" klickst. Dann werden die Aufträge nach den Bearbeitungsstatus sortiert - also zuerst die unerledigten, dann die teilweise erledigten und dann die erledigten Aufträge.

    du bist mein Held :) Vielen Dank :thumbsup:

    Zitat von Heiko66

    Und das ist GOBD konform?

    ich finde die Vorgehensweise Blödsinn, solange man die PDFs löschen kann. Und das eine identische PDF erstellt wird, wenn man die Rechnung druckt, da schüttel ich den Kopf.


    Zu den Größen: Meine Rechnungen sind nur 10kb groß. Man kann die PDF einstellen unter Allgemein. Ich habs so:


    Ist im Archiv zwar ein wenig Pixelig, aber noch super lesbar. Das Logo ist dann s/w und kräftig Pixelig. Mir aber egal, will ja keinen Preis gewinnen.

    Rote Schriftarten sind aber rot trotz s/w in den Einstellungen.

    Zitat von joeschwarz

    Meine Rechnungen sind nur 10kb groß. Man kann die PDF einstellen unter Allgemein

    Moin, das ist schon klar, die Rechnungsarchivdateien sind nur was das Logo angeht sw, aber auch kaum zu erkennen und dann ca, 10kb

    Ich meinte die PDF, die man aus der Rechnung heraus generieren und auch per Mail verschicken kann, die sind unverhältnismäßig groß.

    • Offizieller Beitrag

    Hallo,


    eine kleine Erläuterung zu meinem letzten Post #62: Vor ca. zwei Jahren stand einmal zur Debatte, Rechnungen im Programm nach dem Druck unabänderlich festzuschreiben. Änderungen an einmal gedrucktenRechnungen sollten dann gar nicht mehr möglich sein. Bis ins Programm WISO Mein Büro 365 hat es diese Änderung nicht geschafft. Anwender von Orgamax werden sich aber sicher noch an den "Aufschrei" erinnern, als diese Anpassung damals dort eingeführt worden war. Denn natürlich kann es vorkommen, dass man eine Rechnung druckt, noch einen Fehler erkennt, die Rechnung wieder öffnen und eine Anpassung vornehmen will, ehe das Dokument zum Kunden geht. Andererseits verlangen die GoBD, vereinfacht gesagt, dass eine einmal gedruckte und dem Kunden ausgehändigte Rechnung nicht mehr geändert werden darf. Ob eine Rechnung dem Kunden bereits übergeben wurde, kann das Programm nicht wissen. Deshalb wurde damals als Kriterium für das unveränderliche Festschreiben einer Rechnung der Druck dieser Rechnung herangezogen. Mit der Konsequenz, dass bei einer einmal gedruckten Rechnung keinerlei Änderungen mehr möglich waren.


    Diese Anpassung hat es, wie erwähnt, nicht ins Programm WISO Mein Büro geschafft, und auch in Orgamax wurde sie wieder zurückgenommen. Andererseits bleiben die Anforderungen der GoBD. Ergebnis war ein Kompromiss: Rechnungen kann man, nach Bestätigung der entsprechenden deutlichen Warnhinweise, noch ändern. Um diese Änderungen aber zumindest nachvollziehbar zu halten, wird von jeder Änderung eine pdf-Kopie im Rechnungsarchiv abgelegt. Natürlich kann man solch eine pdf-Datei auch löschen, aber das geht auch mit einer pdf/A-Datei.


    Und noch zum anderen Punkt, den ich angesprochen hatte: Das Programm merkt sich datenbankintern nicht das Abbild einer Rechnung. Rufen Sie im Programm eine alte Rechnung auf, nimmt sich das Programm die Adress- und Artikeldaten und das Formular und baut - vereinfacht gesagt - die Rechnung daraus wieder neu auf. Heißt im Umkehrschluss: Hat man inzwischen im Formular etwas geändert, beispielsweise eine neue Anschrift, eine neue Bankverbindung o.ä., wird die alte Rechnung ggf. mit den neuen Formulardaten ausgegeben, nicht mit den ursprünglichen. Die Originalrechnung ist dann aber im Rechnungsarchiv als pdf-Datei enthalten und kann bspw. dem KD noch einmal zugeschickt werden.


    All diese Gründe haben uns dazu bewogen, die Verwendung des Rechnungsarchivs als Standard im Programm zu hinterlegen. Ich kann auf Wunsch gerne den internen Verbesserungsvorschlag aufnehmen, das Rechnungsarchiv wieder lediglich als Option zur Verfügung zu stellen. Aus meiner persönlichen Erfahrung im Support heraus bin ich allerdings durchaus froh, dass die Rechnungskopien jetzt automatisch gesichert werden.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

    Hallo Herr Diel,


    vielen Dank für die Erläuterungen. Ist es aber nicht so, dass alle Änderungen der Rechnungen im Änderungsprotokoll festgelegt sind?

    Zitat von Buhl Support C. Diel

    kann bspw. dem KD noch einmal zugeschickt werden

    Dann aber nicht in der SW Version mit 10kb Größe, denn das kann keinem Kunden zugemutet werden. Ein echte "Invovation" wäre ein vernünftige und zeitgemäße PDF Ausgabe.

    Ich habe gerade noch mal einen Test gemacht. Eine Bestellung einseitig mit dem internen PDF Export 680kb, mit meinem PDF Drucker pdf7 oder auch PDF Xchange 66kb bei besserer Qualität was Logo und Schrift angeht.

    Wenn ich das ganze mit der Mailfunktion mache, dann ist die PDF Datei 550kb groß.
    Einstellungen PDF Export 600PpI

    Einstellungen PDF Mail 300PpI

    Zitat von Buhl Support C. Diel

    Denn natürlich kann es vorkommen, dass man eine Rechnung druckt, noch einen Fehler erkennt, die Rechnung wieder öffnen und eine Anpassung vornehmen will, ehe das Dokument zum Kunden geht. Andererseits verlangen die GoBD, vereinfacht gesagt, dass eine einmal gedruckte und dem Kunden ausgehändigte Rechnung nicht mehr geändert werden darf.

    Das ist richtig Herr Diel, nur aktuell erstellt Mein Büro von einer Rechnung mehrere Archivdateien. Bei jedem Druck und bei jedem E-Mail Versand und zwar ohne dass die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben wurde. Das ist der Punkt, den ich kritisiert habe, weil es sich hierbei wohl um einen Programmfehler handelt.


    Über das zwingend aktivierte Rechnungsarchiv kann man sich gerne streiten. Aber man könnte das Ganze ja auch ziemlich einfach GoBD konform gestalten. Der Druckbutton oben rechts macht es ja schon vor:

    1. Entwurf drucken

    2. Drucken und Rechnung abschließen (also festschreiben)


    Wer dann noch was ändern muß, muß eben die falsche Rechnung stornieren. Ist in anderen Programmen ja auch nicht anders.

    Außerdem könnte man automatisch jede gedruckte Rechnung unveränderbar festschreiben, wenn diese bereits für eine UStVA herangezogen wurde.



    Zitat von Buhl Support C. Diel

    Anwender von Orgamax werden sich aber sicher noch an den "Aufschrei" erinnern, als diese Anpassung damals dort eingeführt worden war.

    Seit wann interessiert denn sowas?

    :P

    Zitat von Heiko66
    Zitat von Buhl Support C. Diel

    Denn natürlich kann es vorkommen, dass man eine Rechnung druckt, noch einen Fehler erkennt, die Rechnung wieder öffnen und eine Anpassung vornehmen will, ehe das Dokument zum Kunden geht. Andererseits verlangen die GoBD, vereinfacht gesagt, dass eine einmal gedruckte und dem Kunden ausgehändigte Rechnung nicht mehr geändert werden darf.

    Das ist richtig Herr Diel, nur aktuell erstellt Mein Büro von einer Rechnung mehrere Archivdateien. Bei jedem Druck und bei jedem E-Mail Versand und zwar ohne dass die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben wurde. Das ist der Punkt, den ich kritisiert habe, weil es sich hierbei wohl um einen Programmfehler handelt.

    Das ist auch mein Hauptkritikpunkt - Ich ändere ja nichts, drucke sie aus und schicke sie per mail aber hab sie doppelt im Archiv.

    Nun Kommt der Kunde und hat sie "verlegt" - krame sie raus und schick sie nochmal per mail - jetzt ist sie 3 mal drin


    Zitat von Buhl Support C. Diel

    Und noch zum anderen Punkt, den ich angesprochen hatte: Das Programm merkt sich datenbankintern nicht das Abbild einer Rechnung. Rufen Sie im Programm eine alte Rechnung auf, nimmt sich das Programm die Adress- und Artikeldaten und das Formular und baut - vereinfacht gesagt - die Rechnung daraus wieder neu auf.

    Hier sollte man dann mit einer anderen Lösung ansetzen : Das Programm sollte merken, wenn an der Rechnung was geändert wurde und nur dann die neue Version speichern.