Eingescannte Belege Buchungen zuordnen

    Hallo,


    ich bin auf eine tolle Frage gestoßen.


    Ich nutze ja die Buchhaltung Professional schon einige Jahre aber diese Möglichkeit schoß mir jetzt mal so durch den Kopf.


    Kann man eigentliche eingescannte Belege (z.B. bar bezahlte Tankquittungen) einer Buchung zuordnen?

    Hmm, die Frage ist vielleicht etwas allgemein und eröffnet viele Diskussionsfelder.

    • Ich habe mal nachgeschaut, Buchhaltung Prof. hat kein Dokumentenmanagementsystem (DMS), also scannst Du die Belege in ein anderes System bzw. nur auf die Festplatte, richtig?
    • Wenn Du die Belege eindeutig mit einer Belegnummer markierst (bei mir in einem DMS), kannst Du die ja auch in der Buchung angeben. Ich habe hierfür die Beleg-Nr. 2, die wird dann fortlaufend jedem Beleg gegeben.
    • Beim "ersetzenden Scannen" musst Du sicherstellen, dass auch in 10 Jahren die digitalen Scans noch lesbar sind
    • Wichtig ist (auch bei der Papierablage), dass Dein System schlüssig und festgeschrieben ist. Google mal nach "Verfahrensdokumentation Belegablage"

    Gruß, Thomas

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    Thomas Erichsen
    WISO Kaufmann (jetzt "Unternehmer") Professional Nutzer seit 2004, Soll-versteuernd, SKR-04

    Allgemein war die Frage schon gehalten. Aber der Hintergrund ist nicht unbedingt ein DMS.


    Im Produkt eines Mitbewerbers, der mit "L" anfängt, ist das bei der Erfassung der Buchung möglich, was dann weiter passiert habe ich nicht ergründet. Könnte sein, dass nach dem "festschreiben" der Buchung der zugeordnete Beleg auch irgendwie "festgeschrieben" ist.


    Weswegen ich die Belege einscanne und als PDF-Dateien speichere ist der, dass man nach einiger Zeit auf diesen Ausdrucken auf Thermopapier so gut wie gar nichts mehr erkennt. Deswegen kam mir dieser Gedanke.

    Ich kenne das Produkt von L auch nicht im Detail, schätze aber dass die dann das PDF oder Bild in der Datenbank hinterlegen. Das geht bei Buchhaltung Pro nicht, aber wie oben geschrieben kannst Du ja die Zuordnung sicherstellen. Im einfachsten Fall schreibst Du die Belegnummer aus der Buchung auf den Beleg und scannst den dann ein.

    Nach Berichten aus der Presse scheint es aber für evtl. Prüfungen wichtig zu sein, dass Verfahren einmal niederzuschreiben. Und das Backup nicht vergessen...

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    Thomas Erichsen
    WISO Kaufmann (jetzt "Unternehmer") Professional Nutzer seit 2004, Soll-versteuernd, SKR-04

    Zitat von therich

    schätze aber dass die dann das PDF oder Bild in der Datenbank hinterlegen.

    :thumbup: in der jeweiligen Mandantendatenbank.

    per Mail erhaltene Rechnungen drucke ich dennoch aus.

    Alle Rechnungen, Quittungen Belege werden mit einem Paginierstempel durchnummeriert und mit dem duplex Scanner eingescannt.

    Beim Buchen mit digitalen Belegen ist dann jeder Bu-Satz mit dem jeweiligen Beleg verknüpft und verschwindet beim speichern der Buchung aus der Belegliste.

    Optimaler wäre, wenn beim Buchen gleich die relevanten Belegdaten wie z.B. Firmenname/Beleg/Re-nummer/Betrag in die jeweilgen Feldern eingetragen würden.

    Ähnlich dem Kontenabgleich bei O-Banking.