Aus meiner Sicht müsste es symmetrisch sein, d.h. wenn Du die Entnahme verteilst, müsstest Du auch die Zuführung verteilen! weil sonst die Abrechnung falsch wird. Vielleicht bekommst Du es aber hin, es als besondere Entnahme zu buchen und später eine besondere Zuführung. Vermutlich musst Du da mit Verrechnungskonto und mehreren Buchungen arbeiten, weil die Ausgabe für die Instandsetzung sicher über das Girokonto gelaufen ist. Mir ist das auch nicht klar. Wer kennt sich aus?
Ich hoffe, du hast einen Beschluss zur Entnahme aus der Rücklage ....
Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden und darf nur für Maßnahmen der Instandhaltung genutzt werden. Kosten aus der laufenden Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums dürfen nicht aus der Rücklage bezahlt werden. So ist es beispielsweise nicht gestattet, die jährliche Versicherungsprovision aus der Instandhaltungsrücklage zu nehmen, wärend die Kosten für eine beschlossene Sanierung des Dachs der WEG-Immobilie ein typischer Anlass wäre, um Geld zu entnehmen. Kommt es mal trotz aller Planungen zu einem bedrohlichen Engpass hinsichtlich der Liquidität einer Wohnungseigentümergemeinschaft, darf nur dann aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden, wenn diese einen offensichtlichen Überschuss zu verzeichnen hat. Hierzu ist jedoch ein entsprechender Beschluss erforderlich, der in der Regel auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung getätigt wird.
ZitatIch hoffe, du hast einen Beschluss zur Entnahme aus der Rücklage
Mich würde aber auch interessieren, wie Du das buchst. Nehmen wir doch einfach mal an, es läge ein Beschluss vor. Bei der Frage geht es ja darum, wie man richtig bucht. Und leider gibt es hier wenig Leute, die solche Fragen inhaltlich beantworten können. Der Fall ist doch ein Standardfall: Da die Liquidität auf dem Hausgeldkonto nicht ausreicht, wird mit Hilfe der IHR vorfinanziert und die Rechnung der Versicherung vorgelegt.
Nun habe ich eine Umbuchung vom IHR-Konto auf des Hausgeldkonto und zweitens einen Zahlungsausgang. Später habe ich das umgekehrte. Dann müsste ich das doch mit Rücklagen-Assistent als Entnahme bzw. später Zuführung als Umbuchung vom Hausgeldkonto mit Verteilung buchen, oder?
Ich verstehe, dass HVK hier Probleme hat, denn gerade in diesem Bereich könnte man sich in der Doku ein paar mehr Beispiele vorstellen. Wann bucht man überhaupt besondere Entnahmen? Geht das auch, wenn die Zahlung über das Hausgeldkonto läuft?
Mit diesem Assistenten erfassen Sie schnell die Rücklagenbuchungen. Stellen Sie in dem Assistenten im Vorfeld die Parameter der Buchungen fest.
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Anfangsbestand
Zuführung (Umbuchung vom Hauskonto)
Stellt den klassischen Fall dar. Man erhält (monatliche) Rücklagenvorauszahlungen der Eigentümer. Dieses Geld geht zunächst auf dem Hauskonto ein. Von dort aus wird dem Rücklagenkonto, durch eine Umbuchung im Assistenten, das Geld zugeführt. Es empfiehlt sich im Rahmen einer ordnungsgemäßen Verwaltung eine regelmäßige Zuführung vorzunehmen. Gängige Praxis ist aber auch eine jährliche Zuführung.
Zuführung (Direkte Zahlung aufs Rücklagenkonto)
In diesem Fall zum Beispiel zahlt ein Eigentümer seine Rücklagenvorauszahlung direkt auf das Rücklagenbankkonto ein, ohne den Weg über das Hauskonto zu gehen. Der Buchungssatz würde zum Beispiel lauten:
Rücklagenbankkonto (S) an 8820 Rücklagenvorauszahlung (H) (+ Angabe der Kostenstelle Eigentümer xy). Es kann sich hierbei in der Praxis auch um direkt eingezahlte Rücklagennachzahlungen handeln. Das Rücklagenbankkonto nimmt zu.
Beispielbuchung über den Assistenten:
Die direkte Zahlung wird in der Hausgeldabrechnung wie eine herkömmliche Zuführung ausgewiesen:
Zuführung (Zuflüsse vom Hauskonto die nicht verteilt werden sollen)
Hierbei handelt es sich streng genommen nicht um eine reale Zuführung. Daher wird der jeweilige Anteil des Eigentümers an den Gesamtrücklagen zwar jeweils ausgewiesen, doch wird diese Art von "Zuführung" nicht bei der Berechnung der "Aufteilung der Zuführungen zu den Rücklagen" pro Eigentümer umgelegt.
Hierbei werden zwei Buchungen abgesetzt.
1. Umbuchung (Geldübertrag von Bank zu Bank)
Der Buchungssatz lautet: Rücklagenbankkonto (S) an Hauskonto (H)
Das Rücklagenbankkonto nimmt zu.
2. Die Buchung für die Bestandsentwicklung / Rücklagenentwicklung
Der Buchungssatz lautet: 4605 (S) Ausgabekonto besondere Zuführung Rücklagen an 3005 (H) besondere Zuführungen
In der Abrechnung wird dies, nach Abschluss der Buchung, in der Zeile "besondere Zuführungen" in der Rücklagenentwicklung dargestellt.
Wichtig: Diese besondere Zuführung wird nicht auf die Eigentümer verteilt bzw. umgelegt:
Die genannte Buchungsart wird in der Praxis seltener zum Einsatz kommen. Flexibilität kann sie zum Beispiel in folgendem Fall bieten:
"Linke Tasche, rechte Tasche"
Verfügbares Geld, welches die Gemeinschaft zum aktuellen Zeitpunkt eines Abrechnungszeitraums nicht benötigt, wird auf ein Festgeldkonto oder einer vergleichbaren Form angelegt. Damit stehen die flüssigen Mittel z.B. für Reparaturen in der laufenden Periode nicht zur Verfügung. Bei Fälligkeit dieser Anlageform fließt das Geld zurück auf das Rücklagenkonto, was in diesem Fall zu keiner neuen Zuführung führt. Vielmehr ist es ein neutraler Vorgang, welcher sich nicht auf die Hausgeldabrechnung auswirkt. Die Eigentümer haben dieses Geld in der laufenden Periode nicht eingezahlt. Es kann sich mitunter um Geld aus Zuführungen vergangener Abrechnungsperioden handeln. Besonders behandelt werden müssen hingegen mögliche Zinseinnahmen, die bei einer Anlagenform in der Abrechnungsperiode generiert wurden.
Zuführung (Direkte Zuflüsse aufs Rücklagenkonto die nicht verteilt werden sollen)
Hierbei handelt es sich streng genommen nicht um eine reale Zuführung. Daher wird der jeweilige Anteil des Eigentümers an den Gesamtrücklagen zwar jeweils ausgewiesen, doch wird diese Art von "Zuführung" nicht bei der Berechnung der "Aufteilung der Zuführungen zu den Rücklagen" pro Eigentümer umgelegt.
Hierbei werden zwei Buchungen abgesetzt.
1. Umbuchung (Geldübertrag von Bankkonto Rücklage zum Bankverrechnungskonto)
Der Buchungssatz lautet: Rücklagenbankkonto (S) an Verrechnungskonto Rücklagen 1380 (H)
Das Rücklagenbankkonto nimmt zu.
2. Die Buchung für die Bestandsentwicklung / Rücklagenentwicklung
Der Buchungssatz lautet: 4605 (S) Ausgabekonto besondere Zuführung Rücklagen an 3005 (H) besondere Zuführungen
Ggf. geht diesen Buchungen noch eine Buchung vom Hauskonto an das Verrechnungskonto voraus. Es kann sich bei diesem Vorfall um das Abbilden von Erstattungen handeln, bei denen die Eigentümer beschlossen haben, dass Guthaben der Rücklage zugeführt statt ausgezahlt werden sollen.
Entnahme (Umbuchung aufs Hauskonto)
Hierbei werden zwei Buchungen abgesetzt.
1. Umbuchung (Geldübertrag von Bank zu Bank)
Der Buchungssatz lautet: Hauskonto (S) an Rücklagenkonto (H)
Das Rücklagenbankkonto nimmt ab und das Hauskonto nimmt zu.
2. Die Buchung für die Bestandsentwicklung / Rücklagenentwicklung
Der Buchungssatz lautet: 4610 (S) Entnahme aus Rücklage als Ausgaberückzahlung (Gutschrift) an Entnahmen 3010
Dies ist das gängige Verfahren eine beschlossene Entnahme zu buchen. Beispiel: Die WEG beschließt das Treppenhaus renovieren zu lassen. Der Gesamtbetrag soll der Rücklage entnommen werden.
Entnahme (Direkte Entnahme vom Rücklagenkonto)
Beispiel: Die Entnahme wird direkt dem Rücklagenkonto entnommen ohne dabei das Hauskonto zu berühren. Die Rechnung wird direkt vom Rücklagenkonto bezahlt.
4310 Großreparaturen / Ausgabekonto an Rücklagenbankkonto
4610 Entnahme aus Rücklage an Entnahmen 3010
Entnahme (Abflüsse aufs Hauskonto die nicht verteilt werden sollen)
Vorsicht: Liquiditätsengpässe durch die Instandhaltungsrücklage überbrücken?
Grundsätzlich ist die Instandhaltungsrücklage zweckgebundenes Kapital der Gemeinschaft, daher ist dieses Vorgehen unzulässig. Unter Umständen kann es aber auch eine "ordnungsgemäße Verwaltung" bedeuten, wenn nach einem entsprechenden Beschluss vorübergehende Engpässe durch die Rücklage zwischenfinanziert werden. Es bedarf hierzu eines entsprechenden Beschlusses unter Einbeziehung einer Betrags-Höchstgrenze und der konkreten Verwendung der Entnahme. Im Regelfall wird eine herkömmliche Entnahme gebucht. Hier ist also äußerste Vorsicht geboten.
Beispiel:
Es wird aus den Rücklagen ein Geldbetrag für kurze Zeit entliehen (z.B. für die Heizölrechnung), der dann aber baldmöglichst zurück fliest. Als buchhalterischer Gegenwert wird der Rest des Heizölbestandes angesetzt. In diesem Falle liegt die Rücklage also eine kurze Zeit im Heizöltank. Für diesen Vorgang kann eine Entnahme besonderer Art und eine Zuführung besonderer Art gebucht werden. Das Geld ist weder verbraucht, noch neu eingezahlt. Es hat nur eine andere Form angenommen. Die Eigentümerversammlung hat beschlossen, dass die Eigentümer Geld in eine rückzahlbare Heizöleinlage bezahlen müssen.
Grund für diesen Beschluss:
Die Eigentümer wollen für den Heizöleinkauf nicht das Hauskonto überziehen und auch keine hohen Dispositionszinsen bezahlen. Es wurde deshalb beschlossen, dass der Geldwert des Tankinhalts bar einzuzahlen ist. Die Dafür vorgesteckte Summe soll als rückzahlbares, unverzinsliches Darlehen vorgesteckt werden.
Entnahme (Direkte Abflüsse vom Rücklagenkonto die nicht verteilt werden sollen)
Besondere Entnahmen
Hierbei werden zwei Buchungen abgesetzt.
1. Umbuchung (Geldübertrag von Verrechnungskonto zu Rücklagenbankkonto)
Der Buchungssatz lautet: Verrechnungskonto Rücklagen 1380 (S) an Rücklagenbankkonto (H)
Das Rücklagenbankkonto nimmt ab und das Verrechnungskonto nimmt zu.
2. Die Buchung für die Bestandsentwicklung / Rücklagenentwicklung
Der Buchungssatz lautet: 4615 (S) Besondere Entnahmen als Ausgaberückzahlung (Gutschrift) an besondere Entnahmen 3015
Zinsertrag
Sie haben beschlossen Zinserträge der Instandhaltungsrücklage zuzuführen?
Mit dem Assistenten buchen Sie die Einnahmen aus Kapitalvermögen korrekt.
Die Buchung gemäß diesem Beispiel wird wie folgt vorgenommen:
Zinsertrag = Umbuchung Rücklagenbankkonto (S) an Zinsen 3100 (H)
Solidaritätszuschlag = Umbuchung Solidaritätszuschlag 3130 (S) an Rücklagenbankkonto (H)
Abgeltungssteuer = Abgeltungssteuer 3105 (S) an Rücklagenbankkonto (H)
Kontoführungsgebühren
Die Kontoführungsgebühren werden per Umbuchung vorgenommen.
Kontoführungsgebühren 3200 (S) an Rücklagenbankkonto (H)
Cent-Differenzen aus Abrechnungen
Ein Überschuss aus Cent-Differenzen wird wie folgt vom Programm verbucht:
Umbuchung Verrechnungskonto Rücklagen 1380 (S) an Rücklagenbankkonto (H) sowie
Ausgaberückzahlung (Gutschrift) besondere Entnahme 4615 (S) an Cent-Differenzen aus Abrechnungen 3220 (H)
Liegt kein Überschuss vor, so wird vom Programm wie folgt gebucht:
Umbuchung Rücklagenbankkonto (S) an Verrechnungskonto Rücklagen 1380 (H)
Ausgabe besondere Zuführung Rücklage 4605 (S) an Cent-Differenzen aus Abrechnungen 3220 (H)
Hallo, die Überschrift sagt ja eigentlich schon alles. Wie verbuche ich die Instandsetzung für ein Gebäude, wenn später dafür ein Teil vond er versicherung erstattet wurde?, Entnahme aus Rücklage ist klar. Und die Erstattung...sind das besondere Zuführungen, die nicht verteilt werden?
Vielen Dank.
Nein, Erstattungen der Versicherung sind Gelder, die der Gemeinschaft gehören. Somit sind diese zu verteilen! Nur wenn Du einen Beschluss hast, das Zahlungen der Versicherungen direkt der RL zugeführt werden, dann kannst Du mittels nichtverteilter bes. Zuführungen buchen.
Cowgirl: Danke! Ich habe diese Doku damals nicht gefunden, und ich gehe mal davon aus, dass es hier in den letzten Jahren Verbesserungen gab. Oder aber ich war blind und habe das nicht gefunden. Da steht endlich mal etwas dazu, was diese ganzen Buchungstypen bedeuten. Ich habe den Fall, der hier als Beispiel für die besondere Zuführung dient, früher mit reinen Umbuchungen zwischen Hausgeldkonto und Rücklagenkonto (ohne RL-Assistent) durchgeführt. Das ist aber nicht transparent, denn unterjährig gaukelt man so einen falschen Bestand der IHR vor. Allerdings finde ich es schon notwendig, diese Doku wirklich vom Programm her zugänglich zu haben, am besten im Kontext der Anwendung. Dennoch: die Dokuinhalte gefallen mir; so muss es eigentlich sein.
wohnhofAtrium : Viele Fragen werden im HV unter Hilfe > (?) Hilfe -auf dem Bildschirm oben ganz links- erklärt. Wenn man sucht, wird man meistens fündig 
Lt. der o.a. Doku müsstest Du wohl den Betrag wirklich splitten und nur die tatsächlich angefallenen Kosten aufteilen. Der Rest in Höhe der erstatteten Kosten buchst Du als besondere Entnahme / Zuführung.
Ich bin nicht ganz überzeugt, ob die Art, wie der Hausverwalter derzeit mit Zahlungen aus der IHR umgeht, wirklich alle Probleme löst. Es gibt z.B. nicht die Möglichkeit, Zahlungen, die nur die IHR betreffen, lediglich über die Rücklagenentwicklung darzustellen. Hierfür gibt es nur die Möglichkeit, eine besondere Zuführung/Entnahme zu buchen. Aber dann werden die entsprechenden Kontobewegungen leider nicht mit aufgelistet. Was mich stört, ist, dass Entnahmen aus der IHR sich in der Abrechnung sozusagen wie eine negative Ausgabe auswirken. Tatsächlich aber sollten diese Ausgaben in der Abrechnung nich auftauchen, sondern als Bestandteil einer detaillierten Rücklagenentwicklung dargestellt werden. Das würde aber einiges an Erweiterungen im Programm voraussetzen. Man müsste dann Großreparaturen direkt als Zahlung aus der IHR buchen können, selbst wenn man die Zahlung über das Hausgeldkonto abwickelt.
