Mehrere Zahlungsvorgänge für einen Vorgang

  • Hallo Leute,


    ich habe hier im Zahlungsverkehr bei den "Zuordnungen Zahlungen zu Vorgängen" zwei Fälle, in denen ich Zahlungen und die zugehörigen Vorgänge nicht verknüpft bekomme.


    1. Fall:

    Kunde bestellt Waren per Vorkasse, es stellt sich heraus, dass ein Artikel nicht für ihn passt, die Rechnung beläuft sich also auf den einen gelieferten Artikel. Nach Rechnungslegung erhielt der Kunde die Differenz erstattet.


    Vorkasse war 149 EUR

    Rechnung beträgt 29,80 EUR

    Erstattet wurden 119,20 EUR


    2. Fall:

    Kunde bestellt vergriffene Ware für 1459 EUR, entschließt sich dann, ein Alternativangebot anzunehmen, bei dem der Preis niedriger ist


    Vorkasse war 1459 EUR

    Rechnung beträgt 1150 EUR

    Erstattet wurden 309 EUR


    Ich könnte jetzt jeweils manuell einen Zahlvorgang erzeugen und diese Geschichten aus den offenen Posten kriegen, aber ich hoffe, es gibt auch einen anderen Weg, so daß die Zahlungvorgänge in den Zuordnungen korrekt verbucht werden. Auch wenn ich den Haken bei Rest-OP erzeugen setze, ändert sich da nichts daran, ich kriege bei Buchung der jeweils anderen Zahlung immer den Rechnungsbetrag angezeigt, egal, ob ich den Vorgang mit der anderen Zahlung verknüpft habe.


    Mache ich hier einen Fehler oder ist diese Funktion so nicht vorhanden und ich kann mir weitere Suchen sparen?

  • Hallo,
    in beiden Fällen erstellst du eine Gutschrift, die nach der Banküberweisung abgeglichen wird.
    In der Gutschrift steht dann sinngemäß:

    1. Artikel 1 - 1x Betrag x
    2. Artikel 2 + 1x Betrag x


    Der Restbetrag wird überwiesen.

    Ich persönlich gehe in der Kundenhistorie immer auf die betreffenden Rechnung.
    Dann Kopie erstellen und mache daraus die Gutschrift.

    LG aus Berlin




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    Peter Staps
    Edelstahl-Zubehör & Schmiedeeisen
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    12 qualvolle Jahre mit QuickBooks
    Erfahrung mit dem Umstieg auf Kaufmann Professional
    danach Kaufmann Unternehmer Suite
    danach ?
    insbesondere Datentransfer / Datenübernahme
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  • Nun sind die Rechnungen aber schon so, wie ich es beschrieben habe, verbucht, die Kunden haben die zugehörigen Rechnungen erhalten und somit ist der Weg über weitere Gutschriften und Rechnungen ausgeschlossen. Alle Beteiligten sind Gewerbetreibende, somit landen die Rechnungen un ter Umständen beim FA, wo solche Dinge dann eher peinlich wären.


    Ich finde es ja schon gut, dass man einer Zahlung mehrere Rechnungen zuordnen kann, sonst hätte ich auch da große Probleme, weil dann das Zahlungsmodul komplett unbrauchbar wäre, aber dass der umgekehrte Weg versperrt ist, verstehe ich hier nicht so ganz....

  • Frage: Was hindert Dich, eine Gutschrift zu erstellen?
    Genau das ist doch der richtige Weg. Natürlich muß die vorab erstellte Rechnung verbucht sein. Das ist doch aber kein Hindernis!

    Oder verstehe ich irgendwas nicht richtig?

    LG
    aus Berlin



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    Peter Staps
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  • Gut, nehmen wir an, du bestellst was, das aber so nicht passt, was sich in einem Gespräch zwischen dir und dem Händler rausstellt. Das Produkt, das du benötigst, kostet anstatt 150 EUR nur 100 EUR. Der Händler packt das Ding ein und sendet es dir zu, die Rechnung über 100 EUR anbei. Parallel dazu erstattet er dir die zuviel gezahlten 50 EUR


    Möglichkeit 1: Du erhältst 1 Rechnung über den ursprünglich bestellten Artikel, 1 Gutschrift dazu und dann die Rechnung über den tatsächlich gelieferten Artikel. In der Buchhaltung wird das dann Schritt für Schrit so gebucht.


    Möglichkeit 2: Du erhälts 1 Rechnung über den tatsächlich tgelieferten Artikel, mehr nicht.


    Möglichkeit 1 zeigt eine sehr unflexible Arbeitsweise des Händlers, der es nicht auf die Reihe kriegt, einen Vorgang zu vereinfachen, da stellt sich der Kunde die Frage, wie die Abläufe erst sind, wenn mal ein Problem auftaucht, Möglichkeit 2 ist hier für den Kunden smarter und eleganter und er suieht, dass hier Leute mitdenken.


    In den o.g. Fällen habe ich jetzt eben alles manuell verbucht, anders geht das wohl nicht. Das Problem taucht sicher wieder verschärft auf, wenn man dem Kunden eine Ratenzahlung anbietet, denn dann wird es auch nicht möglich sein, die Zahlungen dem einen Posten zuzuweisen und dann den Vorgang sauber abzuschließen.

  • Schickt der Kunde die Ware zurück, die nicht passt?

    Im Prinzip kannst Du buchen, wie und was du willst. Ob das Finanzamt damit einvestanden ist, kann ich nicht wirklich beurteilen.

    Die buchhalterischen Vorgänge sollten (soweit ich das in meiner bisherigen Praxis mitbekommen habe) viele Jahre später noch nachvollziehbar sein.
    Wenn Dein Kunde nach einem Jahr was reklamiert, kommst Du doch völlig ins Schwimmen, weil nirgendwo dokumentiert ist, wie der Geschäftsverlauf mit diesem Kunden war.

    Bisher hatte ich noch keinen Kunden, der sich an einer Gutschrift gestoßen hat.

    LG aus Berlin





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  • Ich weiß ja nicht, was ihr mit der Software macht. Wir haben einen Onlineshop und bei Bestellungen kommen i.d.R. gleich die zugehörigen Zahlungen rein. Und ab und zu sieht man dann, dass der Kunde eben was bestellt hat, was er garantiert zurücksenden wird, weil es der falsche Artikel ist. Also klärt man das mit ihm und er kriegt den richtigen Artikel und es gibt eine Differenzzahlung.


    Aber ich sehe, es geht mit der Software nicht, das sauber zu lösen und ich sollte eben dankbar sein, dass wenigstens mehrere Vorgänge einer Zahlung zugebucht werden können.


    Dennoch ein Dank an Euch, dass Ihr Euch hier Gedanken macht.

  • Ich importiere die Käufe aus meinem Shop erstmal als Auftragsbestätigung und wandle sie dann erst in Rechnungen um.
    Vor dem Umwandeln besteht also noch die Möglichkeit, was dran zu ändern und eine Überzahlung als Gutschrift zu erstatten.
    Vielleicht wäre das ein Ansatz?

    LG
    aus Berlin



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  • So, nun kommt heute passend dazu Fall 3....


    Kunde hat 69,60 zu bezahlen.

    Er überweist mir 66,90, merkt danach, dass der Betrag nicht stimmt und überweist nochmal 2,70


    Da kann ich jetzt keine Rechnung-Gutschrift-Rechnung-Kunststückchen machen, sondern habe nun definitiv 2 Zahlungen für den einen Vorgang vorliegen.

  • Beim Abgleich der ersten Zahlung ist doch ein OP entstanden.


    Die 2. Zahlung wird ganz einfach der ersten Rechnung zugeordnet.

    Jetzt ist der OP weg.

    Problem ohne Kunststücke gelöst.



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  • Nein, weil der bei mir immer den vollen OP stehen läßt, egal, was ich da eingebe.


    Ich buche die 66,90, und dann?

    Egal, wo ich Haken setze, es bleibt immer die Differenz zum ursprünglichen OP stehen.


    Vielleicht erklärt man mir das mal step by step....


    Nachtrag: Das ging jetzt.... Und ich krige noch mehr graue Haare, weil ich mich frage, warum das jetzt ging und die anderen nicht. Wobei die anderen beiden Fälle einen negativen Betrag enthielten, und der, bei dem es jetzt ging, enthielt beide Male einen positiven Betrag. Könnte das sein, dass die Software das mit negativen Beträgen nicht kann, also keine OPs bilden kann, die zu Gunsten des Kunden sind?

  • Beim ersten Zahlungseingang ordnest Du bei den Kontoauszügen in der Registerkarte Zahlungsverkehreingang die 69,90 der Rechnung zu .
    Danach Zahlungsverkehreingang buchen und in der Abteilung Buchhaltung einlesen und buchen. Der OP wird automatisch erstellt.

    Nach paar Tagen kommen jetzt die EUR 2,70

    Damit der gleiche Vorgang wie oben.
    Und alles ist gut.

    Nachtrag:
    Ja, Gutschriften werden nicht automatisch erstellt. Die müssen manuell erstellt werden.



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