Halbierte Software-Vorhaltezeit

  • Hallo!

    Im WISO Mein Büro-Newsletter gab es folgende Meldung:


    "Haben Sie vor dem Wechsel zu MeinBüro eine andere Buchhaltungs- und / oder Steuersoftware verwendet? Dann müssen Sie eine lauffähige Version der zuvor genutzten Software (mit den dazugehörigen Daten) weiterhin auf einem Rechner bereithalten. Das gilt zum Beispiel für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

    Die gute Nachricht: Die Bereitstellungsfrist lauffähiger betrieblicher Datenverarbeitungssysteme beträgt ab sofort nicht mehr zehn, sondern nur noch fünf Jahre. Das ist in § 147 Abs. 6 AO geregelt. Für die übrigen fünf Jahre der insgesamt zehnjährigen Aufbewahrungsfrist genügt es, die ursprünglichen Daten auf einem Datenträger zu archivieren."

    Quelle: https://www.buhl.de/meinbuero/…nternehmen-im-neuen-jahr/?


    Weiß jemand da Genaueres? Gerade der letzte Satz macht für mich keine Sinn. Was nützen Daten, die nicht auslesbar sind?

  • Was nützen Daten, die nicht auslesbar sind?

    Sind sie doch.

    Egal mit welcher BH-Software z.B. die E-Bilanz erstellt, übermittelt wird, die Übermittlung hat im XBRL-Format zu erfolgen.

    Die zusammensetzung der Daten, die Datenstruktur gibt die jeweilige Taxonomie vor und kann durch das freiwillige Hinzufügen von Kontennachweisen ergänzt werden.

    Irgendwann wird überhaupt keine Vorhaltepflicht für die verwendete Software mehr bestehen.

  • Der GdPdU-Export kann von den Betriebsprüfern in Ihre Software eingelesen werden.

    Daneben aber nicht vergessen: für Belege, Bilanzen/EÜR etc. gilt auch weiterhin die 10 Jahre, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die letzte Buchung für das betreffende Wirtschaftsjahr erfolgt ist. Also mindestens 11 Jahre.

  • Mhm, das ist für mich noch nicht nachvollziehbar. Wenn ich WISO Mein Büro für die EÜR nutze, dann sind die dort generierten Daten ausschließlich mit dieser Software lesbar. Gleiches gilt für andere Buchhaltungsprogramme genauso. NIemand exportiert da etwas oder ähnliches. Es handelt sich um eine Datenbank, welche nur die Software in für den Menschen lesbare Informationen umwandeln kann. Wenn die Software nach 5 Jahren nicht mehr läuft, kann ich die Datenbanken speichern so lange ich möchte, aber sie nützen nichts. Auch der Prüfer kann da nichts auslesen.

  • Hallo

    das ein Dozent für ein Programm nichts von

    "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" Kurz GDPdU genannt weiß ist schwer nachvollziehbar. :-)

    Nach kurzer Recherche im Internet hat WISO Mein Büro jedenfalls so eine Export- Schnittstelle.

    Dadurch ist man mit den gespeicherten digitalen Daten unabhängig von der jeweiligen Software (und der Prüfer vom Finanzamt kann

    sich die Daten leichter auswerten).


    Schöne Grüße

    Handwerker99

  • Wenn die Software nach 5 Jahren nicht mehr läuft,

    Braucht sie auch nicht, denn Du bist verpflichtet Deine Buchführung GoBD-konform (Fassung v. Nov.2019) aufzuzeichnen u. für einen Datenzugriff aufzubewahren.

    z.Z. kannst Du ja auch eine GoBD-Ausgabedatei generieren, welche mit der Steuerprüfsoftware IDEA ausgewertet werden kann.

    Nur noch 5 Jahre die BH-Software (und Betriebssystem) aufbewahren heisst ja nicht, dass vom 5. bis zum 10. Jahr die Software zwecks Auswertungen noch auf dem Rechner sein muss, eher die letzten 5 Jahre.

  • Hallo

    das ein Dozent für ein Programm nichts von

    "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" Kurz GDPdU genannt weiß ist schwer nachvollziehbar.

    Nach kurzer Recherche im Internet hat WISO Mein Büro jedenfalls so eine Export- Schnittstelle.

    Ja, das weiß ich auch.


    Also, wenn ich Euch richtig verstehe, ist die Schnittelle nicht nur für den Prüfer zum Auslesen, sondern auch dafür da, dass der Nutzer seine eigenen Daten darüber regelmäßig exportiert. (war sie anscheinend schon immer, war mir bisher nur nicht bewusst :-) )


    Aus dem Buhl-Text ist das so nicht lesbar.


    "Für die übrigen fünf Jahre der insgesamt zehnjährigen Aufbewahrungsfrist genügt es, die ursprünglichen Daten auf einem Datenträger zu archivieren."

    Unter "ursprüngliche Daten" verstehe ich nicht, dass man sich extra Daten für die Aufbewahrung schafft, sondern dass es eben die Original-Datenbank der Software ist. Deshalb meine Verwirrung.

    Mit der Formulierung finde ich das schon arg missverständlich geschrieben.

  • eigenen Daten darüber regelmäßig exportiert.

    Nein, nicht unbedingt - während der fünf Jahre (eigentlich sechs, da die letzten Buchungen ja immer im Folgejahr erfolgen) ist zwingend das Programm vorzuhalten, so dass die Daten aus dem Programm heraus lesbar sein müssen (Z1). Erst danach greift die Erleichtunge des Zugriffs via Datei (Z3).


    Die ursprünglichen Daten sind dann - da das Programm nicht mehr vorhanden ist - als Pdf/a oder Ausdrucken aufzubewahren. Die Belege wie üblich. Es empfiehlt sich hier ein einfaches DMS.

    Die besten Grüße aus dem tiefen Süden (wo es fast immer schön ist, auch bei Regen)
    nesciens



    WISO Steuersparbuch seit 1994, Windows 7