Vorgehensweise bei der Reisekostenabrechnung / Korrekte Buchung

  • Hallo zusammen!


    Mich würde interessieren, wie ihr bei dem Thema Reisekostenabrechnung vorgeht. Erstellt ihr sie nur ergänzend zu den eigentlichen Buchungen oder sind sie Teil eurer Buchungen?


    Wenn ich z.B. mit dem Privat-PKW einen beruflichen Termin wahrnehme, ist die Sache für mich klar: Die Kilometer schreibe ich in die Reisekostenabrechnung, berechne sie mit 0,30 Euro/km und den Betrag buche ich entsprechend. In diesem Fall ist die Reisekostenabrechnung der Beleg für die Ausgabe.


    Was aber, wenn die Reise umfangreicher ist? Angenommen, ich habe zwei Abbuchungen für Bahntickets und etwa die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand. Für die Bahntickets fordert MB einen Beleg. Nehmt ihr hier das Bahnticket oder die Reisekostenabrechnung? Für den ersten Fall also eine Belegnummer pro Bahnticket. Für den zweiten Lösungsweg erhält die Reisekostenabrechnung also eine Belegnummer X, die ich dann jeweils bei der Abbuchung von Bahnticket 1, Bahnticket 2 und im Verrechnungskonto für den Verpflegungsmehraufwand nutze. Welcher Lösungsvorschlag wäre das korrekte Vorgehen? Eine Art "umgekehrte Splittbuchung" (also mehrere Einzelabbuchungen einem einzigen Beleg, der Reisekostenabrechnung, zuzuordnen) ist in MB meines Wissens nicht möglich.


    Beste Grüße!

  • Es gibt die Regelung (schon seit Urväters Zeiten) "keine Buchung ohne Beleg" und eine Vorgabe des Gesetzgebers, dass man vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zurück zum Beleg findet. Wenn dies organisatorisch gelöst ist, kann man es selber bestimmen, ob man nun den externen Beleg einzeln bucht oder eine Reisekostenabrechnung mit dazu abgehefteten externen Belegen insgesamt bucht.

  • Wenn dies organisatorisch gelöst ist, kann man es selber bestimmen, ob man nun den externen Beleg einzeln bucht oder eine Reisekostenabrechnung mit dazu abgehefteten externen Belegen insgesamt bucht.

    Die Belegnummern müssen aber nicht zeitlich chronologisch erfasst werden, oder? In Ausnahmen kann es bei mir vorkommen, dass die erste Ausgabe einer Reise Monate vor den übrigens Ausgaben erfolgt (teilweise auch in einem anderen Umsatzsteuer-Quartal). Spielt das eine Rolle? Konkret: Ein vor Wochen gebuchter Flug gehört zu einer Reise, die erst drei Monate später stattfindet.

  • Ich würde bei solchen Fällen zunächst in der Buchhaltung "sammeln" - also ein Konto Anzahlungen oder ähnliches bebuchen. Dann ist die Chronologie gewahrt.