Diverse Fragen um Lastschrifteinzug

  • Hallo zusammen,


    wir sind gerade auf MeinVerein 365 umgestiegen, die Bank hat uns auch endlich für Sammellastschriften freigeschaltet, damit steht dem Einzug der Jahresbeiträge übers Programm eigentlich nichts mehr im Weg. (Bisher hat das unser erster Vorsitzender über die Bank-Homepage gemacht.) Ich finde aber die Dokumentation (https://www.buhl.de/shop/faqs?article=2393#sieben) recht dürftig und hoffe auf eure Hilfe und Erfahrung:


    1) Textbausteine "Lastschriftvorankündigung": Was bedeuten Einleitung und Schlusstext? Wo werden die angedruckt? Ich würde unsere Mitglieder gerne per Mail vorwarnen, Rechnung brauche ich nicht mitzuschicken. Reicht es, dafür den Benachrichtigungstext anzupassen?


    2) Fälligkeit: Die Fälligkeit ist bei allen Mitgliedern mit 01.08.2021 hinterlegt, ich glaube das wurde aus der Desktop Software so übernommen (in der Satzung steht, dass wir im zweiten Halbjahr einziehen, aber es wird immer Dezember...). Welche Auswirkung hat dieses Datum? Sollte ich es ändern? Welches Datum wird im Feld <LASTSCHRIFT DATUM> angedruckt?


    3) Automatischer Mailversand: Die Lastschriftvorankündigung (siehe auch 1) geht an alle Mitglieder raus, egal ob Erste oder Folgelastschrift, richtig? Läuft das jetzt über noreply@meinverein.de, wie die Newsletter auch? Ich hatte hier im Forum einige Beiträge gelesen, dass es da Probleme gibt, weil diese Mails über die Privatadresse des Users raus gehen?


    4) Erste Lastschrift: Neumitgliedern muss ich ja vorab ihre SEPA-Mandatsreferenz mitteilen. Dafür langt die Mail aus 3) nicht aus (oder?). Kann ich mir ein Standard-Schreiben mit Textfeldern anlegen, das ich an Neumitglieder verschicke? Die Newsletterfunktion bietet ja nur sehr wenige Datenbankfelder an.


    5) Lastschriften ausführen: Beiträge sind hinterlegt, Liste Finanzen -> Beiträge ist gefüllt. Ich habe jetzt in dieser Liste mal probehalber ein paar Mitglieder markiert und auf "ausführen" geklickt. Dann kriege ich die Ankündigungsmail gezeigt. Kann ich da eigentlich den Betreff ändern? Und wie geht es hintendran weiter? (Ich hab das noch nicht angeklickt, dafür würde ich gerne noch eure Antworten auf die Fragen 1-4 abwarten...)


    Vielen lieben Dank im Voraus für eure Unterstützung!

    Marja

  • Ich habe dieselben Fragen auch an den Support gestellt und inzwischen folgende Antworten bekommen, die ich mit euch teilen möchte, falls jemand mal dieselben Probleme hat:


    Zu Ihrem Punkt 1.

    Der Einleitung und Schlusstext bezieht sich auf die von Ihnen erstellte Beitragsrechnung. Sofern Sie keine Rechnung versenden, entfernen Sie bitte den Haken bei "Rechnung-PDF an E-Mail anhängen. Dann können Sie den Punkt "Einleitungstext" und "Schlusstext" leer lassen.


    Zu Ihrem Punkt 2.

    Das Datum der nächsten Fälligkeit ist mit einem Import Ihrer Mitglieder in das Programm übernommen worden. Sofern Sie die nächste Fälligkeit ändern möchten, ändern Sie dies bitte in Ihren Mitgliedern.


    Zu Ihrem Punkt 3.

    Bei dem versenden der Lastschriftvorankündigungen findet keine Überprüfung der Lastschriftarten statt. Aktuell ist die Absende-Adresse noch die noreply@meinverein.de. Als Absender werden dann die Verwalter genannt, die diesen Vorgang angestoßen hat. Aktuell wird an einer Umsetzung gearbeitet das unsere Kunden auch hier ihre eigene Absender E-Mail Adresse hinterlegen können.


    Zu Ihrem Punkt 4.

    Ein vorgefertigtes Schreiben für das erstellen eines Neuen SEPA-Mandates liegt im Programm nicht vor. Erstellen Sie sich bitte ein eigenes Dokument oder laden Sie sich dieses aus dem Internet herunter. Dies können Sie dann mit einer E-Mail als Datei Anhang an Ihre Mitglieder versenden. Bitte erkundigen Sie sich im Vorfeld unbedingt über die rechtlichen Voraussetzungen des Schreibens.


    Zu Ihrem Punkt 5.

    Der Betreff der Lastschriftvorankündigung ist im Programm fest definiert und kann nicht verändert werden. Der genaue Ablauf des Beitragseinzuges entnehmen Sie bitte dem mitgesendeten Handbuch für das Programm WISO MeinVerein Online. Zum ersten Testeinzug der Lastschriften empfehlen wir dies im Vorfeld bei Ihnen selber zu überprüfen und den ersten Einzug bei Ihnen selbst durchzuführen.


    So ganz präzise wurden meine Fragen nicht beantwortet, aber egal. Der beste Tipp steht in Antwort 5: Ausprobieren!

    Ich werde dann mal einen Testlauf mit ein paar Vereinsmitgliedern starten und schauen was passiert...


    Liebe Grüße

    Marja