Beiträge von wimala

    .......Dennoch müsste das doch auch in kürzerer Zeit zu bewerkstelligen sein. .....

    Das sehe ich genauso.

    Könnte sich mal jemand dazu äussern, der ebenfalls die Heizkostenabrechnung mit erstellt? Ich kann mir einfach nicht vorstellen, dass alleine die Heizkostenabrechnung der Grund ist, dass der Ausdruck so lange dauert....

    Hhhhm, mir fällt gerade ein, ob das evtl. an den Heizkostenabrechnungen liegen könnte? Denn die habe ich abgewählt, da nicht benötigt, weil jede Wohnung in unserer WEG eine eigene Etagenheizung hat.


    Müsstest mal prüfen, ob das auch so lange dauert, wenn du die Heizkostenabrechnungen abwählst (sofern du diese zur Ausgabe aktiviert hast):?:

    Ob der Drucker neu ist weiss ich leider auch nicht, da ich erst im 2. Jahr HV nutze. Im letzten Jahr habe ich gar nicht darauf geachtet und jetzt erst aufgrund deiner Nachfrage festgestellt, dass dieser "Drucker" anscheinend bei der Installation von HV automatisch als "virtueller Drucker" mit installiert wurde. Wie gesagt nutze ich den gar nicht. Aber trotzdem geht alles bei mir recht schnell mit dem "Ausdruck" der Hausgeldabrechnungen -egal welchen meiner installierten Drucker oder pdf-Programme ich nutze.


    Ich befürchte fast, dass dein PC evtl. eher aufgrund irgendwelcher System-Einstellungen ausgebremst wird. Bin aber leider kein EDV-Fachmann, um dies wirklich richtig beurteilen zu können.

    OK, habe mal probeweise auf den "WISO-PDF-Drucker" umgestellt - ging genauso schnell (max. 20 Sek.) bis nachfolgende Anzeige erschien:



    Habe dann aber natürlich jetzt nicht die 62 Seiten ausdrucken lassen.....

    Beinhaltet deine Zeitangabe auch den Ausdruck? Dann wäre mein Vergleich ja nicht passend.....

    Nutze ebenfalls die pdf-Ausgabe (mittels Xchange pdf Viewer); habe gerade nochmals eine Probeauswertung vorgenommen: bei insg. 62 pdf Seiten hat es gerade mal knapp 20 Sekunden gedauert. Habe übrigens auch einen schnellen Rechner mit WIN10 und SSD.

    Vielleicht ist dein Verdacht richtig und es liegt tatsächlich am pdf-Programm? Evtl. solltest du mal probeweise ein anderes pdf-Programm ausprobieren.

    Bei 5 Wohneinheiten und insgesamt ca. 120 Buchungen pro Jahr übernehme ich ebenfalls jeweils die Vorjahresdaten.


    Dauer für die Erzeugung der 5 Hausgeldabrechnungen max. 20 Sekunden, wobei ich aber bisher nur ein Vorjahr übernommen habe.

    Update - doch noch eine bessere Lösung gefunden!!

    Empfehlung von Buhl Data: die SO-Umlage als "Ausgaberückzahlung" zu verbuchen; dadurch ist auch eine individuelle Kosten-Zuweisung an die einzelnen Eigentümer möglich.

    Hierzu muss allerdings ein eigenes Umlagekonto gebildet werden unter "Stammdaten - Gebäude".


    Für meinen eingangs geschilderten Fall habe ich nun ein solches Umlagekonto gebildet und folgende zwei Kontonummern vergeben:

    KtoNr. 4313 Instanh./Mod. Elektroarbeiten (Umlageschlüssel: "Lt. Abrechnung") -Verbuchung der Kosten als AUSGABE

    KtoNr. 4314 SO-Umlage "Elektroarbeiten" (Umlageschlüssel: "Lt. Abrechnung") -Verbuchung der Umlage als AUSGABERÜCKZAHLUNG mit individueller Kostenzuweisung an jeden Eigentümer.


    Bei der Hausgeldabrechung werden nun in der Übersicht "Zusammensetzung der Betriebskosten" alle Kosten als Einnahme und Ausgabe angezeigt, ebenso in der Übersicht "Zusammensetzung der Gesamtkosten".


    Wichtiger Hinweis: würde dagegen die SO-Umlage ebenfalls unter der KtoNr. 4313 als AUSGABERÜCKZAHLUNG verbucht, erfolgt keine Abbildung der Kosten unter "Zusammensetzung der Betriebskosten"; in diesem Falle werden die Kosten nur in der Übersicht "Zusammensetzung der Gesamtkosten"ausgewiesen.


    Ich halte die Verbuchung als AUSGABERÜCKZAHLUNG für die derzeit bessere Alternative, weil

    a) einfacher zu verbuchen

    b) keine Probleme mit den Vorauszahlungen

    c) transparentere Darstellung bei den Übersichten und den Vorauszahlungen


    Trotzdem sollte das Ziel sein, künftig auch bei den Einnahmen individuelle Zuweisungen beim Kostenschlüssel "Lt. Abrechnung" auf Mieter/Eigentümer vornehmen zu können. Dies wurde auch als Verbesserungsvorschlag von der Servive-Hotline entgegen genommen; ob und wann die Implementierung erfolgen wird, steht natürlich in den Sternen.....

    Vielen Dank für diese ausführliche Beleuchtung der Thematik. Hatte nur meinen "einfachen Fall" gesehen (SO-Umlage aufgrund einer konkreten Rechnung, Zahlung im laufenden Wirtschaftsjahr) und nicht "über den Tellerand" geschaut.


    Aufgrund deiner Argumente werde ich mich wohl auch für die Verbuchung als Vorauszahlung entscheiden, auch wenn dabei die Transparenz nicht in dem Umfang gegeben ist, wie ich es mir gewünscht hätte.


    Nochmals Danke für deine Mühe und die klärenden Ausführungen. :thumbup:

    Zitat

    Ich verstehe jetzt nur nicht, warum Du Einnahmen mit einem eigenen Schlüssel aufteilen willst:

    Ich bin gezwungen einen eigenen Schlüssel zu bilden, weil individuelle Kostenanteile verbucht werden müssen, die einheitlich weder nach Wohnfläche, noch nach MEA oder nach Einheit umgelegt werden können. Außerdem weise ich jeder SO-Umlage wegen der besseren Übersicht eine eigene Konto-Nr. zu.

    Zitat

    ....Was machst Du, wenn jemand seinen Anteil nur teilweise oder gar nicht bezahlt? .......

    Kein Problem: der säumige Eigentümer bekommt dann bei der Hausgeldabrechnung seine ausstehende Zahlung bei "seinen Einnahmen" (rechte Rubrik in der beigefügten Übersicht) auch nicht gut geschrieben. Sein nicht gezahlter Anteil wird dort also mit dem Betrag von 0,00 EURO ausgewiesen; damit erhöht sich dann automatisch seine Hausgeldnachforderung um genau diese nicht gezahlte SO-Umlage. Habe aber noch nie erlebt, dass ein Eigentümer die gemeinsam beschlossene SO-Umlage nicht gezahlt hat. Falls doch, gäbe es hier auch entsprechende Möglichkeiten bzw. Druckmittel im Vorfeld. Kann ja wohl nicht sein, dass unser Girokonto nicht liquide bleibt, nur weil einer seine SO-Umlage nicht bezahlt.....


    Vielleicht habe ich mich insgesamt nicht klar ausgedrückt, um was es mir geht. Mein Anliegen ist die Transparenz in der Abrechnung. Und wenn ich in der Übersicht "Zusammensetzung der Betriebskosten" bei den Gesamtkosten zwar die Ausgaben oben als Gesamtsumme stehen habe, möchte ich auch die Einnahmen darunter gegenübergestellt sehen. Sonst gibt das Ganze doch ein falsches Bild.


    Mit deinem Vorschlag, die SO-Umlage über die Hausgeldvorauszahlungen zu verbuchen, werden nur die Ausgaben, nicht jedoch die Einnahmen der "SO-Umlage Elektro" auf der Übersicht "Zusammensetzung der Betriebskosten" erscheinen -und das ergibt eben ein falsches bzw. unvollständiges Bild.


    Zur Verdeutlichung habe ich mal zwei solcher "Zusammensetzung der Betriebskosten" beispielhaft hier eingefügt und dort die Problempunkte direkt gekennzeichnet; hoffe, dass ich so besser verdeutlichen kann, um was es mir geht.


    Bei der ersten erfolgt die Verbuchung der SO-Umlage Elektroarbeiten sowohl bei Ausgaben als auch bei den Einnahmen "lt. Abrechnung":

    positiv dabei ist, dass die gesamten Einnahmen der SO-Umlage links unter Einnahmen bei den Gesamtkosten ausgewiesen werden; Nachteil: rechts steht der Betrag 0,00, weil -und das ist ja das eingangs von mir geschilderte Problem- das Programm keine Aufteilung "lt. Abrechnung" bei den Einnahmen zulässt.


    WEG-Abrechnung -lt. Abr.pdf


    Bei der nachfolgenden "Zusammensetzung der Betriebskosten" erfolgt die Verbuchung der SO-Umlage Elektroarbeiten bei den Einnahmen nach "Betrag":

    positiv dabei ist, dass der vom einzelnen Eigentümer gezahlte Betrag der SO-Umlage rechts ausgewiesen wird; Nachteil: bei den Gesamtkostenwird nicht die Gesamtsumme der SO-Umlage, die alle Eigentümer gezahlt haben ausgewiesen, sondern ebenfalls nur die Summe des einzelnen Eigentümers. Das ergibt ein vollkommen falsches Bild.


    WEG-Abrechnung -lt. Betrag.pdf



    Aus all den v.g. Gründen fände ich es sinnvoll, wenn man auch bei den Einnahmen mit dem Schlüssel "Lt. Abrechnung" eine individuelle Zuweisung der Beträge an den Eigentümer / Mieter vornehmen könnte -wäre auch in anderen Fällen sehr hilfreich.

    Danke für die Rückantwort. Zunächst mal eine interessante Idee.

    Habe das mal nach deinem Vorschlag durchgespielt. Allerdings bin ich mit dem Ergebnis nicht ganz glücklich, weil es für die Eigentümer bei der Hausgeldabrechnung doch ziemlich unübersichtlich wird.

    Es wäre bedeutend transparenter, wenn bei der Hausgeldabrechung unter "Zusammensetzung der Betriebskosten" auch die SO-Umlagen der Eigentümer sowohl als Gesamtbetrag als auch der individuelle Kostenanteil jedes Eigentümers bei den Einnahmen dargestellt werden könnte.


    Das ginge problemlos, wenn der Umlageschlüssel "lt. Abrechnung" auch bei den Einnahmen funktionieren würde.

    Dann hätte man auch nicht die von dir geschilderten Probleme bei der Verbuchung als "Hausgeldvorauszahlung".


    Die einzige Alternative wäre der in meinem Beitrag geschilderte Umlageschlüssel "Betrag", allerdings halt mit dem Nachteil, dass dann bei der Hausgeldabrechnung in der Aufstellung "Zusammensetzung der Betriebskosten" nur die individuelle SO-Umlage des jeweiligen Eigentümers bei den Gesamtkosten ausgewiesen wird; das ergibt also ein falsches Bild bzgl. der Gesamteinnahmen.


    Zumindest werden dann aber bei der Gesamtkostenaufstellung die Beträge der SO-Umlage alle aufgeführt und damit etwas transparenter dargestellt.


    Vielleicht mache ich mal ein Ticket auf, mit dem Vorschlag, das im HV auch bei den Einnahmen zu implementieren; dürfte doch keine große Sache sein, da es bei den Ausgaben ja schon funktioniert.


    mfg

    Willi


    Also ich praktiziere das genau so wie Wilhelmsburg es vorhat: Hausgeldabrechnungen für die Eigentümer und gleichzeitig gebe ich allen Eigentümern auch die NK-Abrechungen für ihre Mieter. Die Mieter selbst bekommen aber von mir keinerlei Unterlagen, geht alles direkt an den Eigentümer (allein schon wegen der Kontrolle und Verantwortung). Die Eigentümer senden dann "ihre" NK-Abrechnung (auf dem auch ihr Name als Absender steht) an die Mieter. Die Ausgleichszahlungen bei der NK-Abrechnung erfolgt ebenfalls direkt zwischen Eigentümer und Vermieter, damit habe ich nicht zu tun.


    Der HV ist ideal dafür ausgestattet. Grundvoraussetzung ist nur, dass

    1. im HV beim Gebäude unter "Art der Verwaltung" die "Mieter- und WEG-Verwaltung" gewählt ist (nur dann ist auch eine NK-Abrechnung für die Mieter möglich) und
    2. die NK-Vorauszahlungen der Mieter und auch die vom Eigentümer verauslagten Kosten (Grundsteuer usw.) keinesfalls im Girokonto der WEG verbucht werden, sondern unter "Verrechnungskonto von Eigentümern direkt getragene Kosten".

    Die Eigentümer geben mir jeweils im Januar Ihre verauslagten Kosten des abglaufenen Jahres, welche in die NK-Abrechnung einfließen sollen (z.B. Grundsteuer, Heizungswartung); ebenso teilen sie mir mit, welche NK-Vorauszahlungen der einzelne Mieter geleistet hat. Diese verbuche ich in einem Betrag im Dezember unter dem Systemkonto 8110 auf das o.a. Verrechnungskonto, wobei ich eine direkte Zuweisung der Beträge zum jeweiligen Eigentümer/Mieter vornehmen kann.


    Hört sich jetzt vielleicht etwas umständlich und kompliziert an, ist aber eigentlich kein Problem und ganz einfach.


    Ist ein "Service" von mir für meine Miteigentümer/innen, auch wenn ich die Verwaltertätigkeit ebenfalls umsonst mache....;) Allerdings besteht unsere WEG nur aus 5 WE, ist also kein allzu großer Aufwand.


    mfg

    Willi

    Die Aufteilung bzw. Kostenzuordnung beim Umlageschlüssel „lt. Abrechnung“ funktioniert einwandfrei bei den Ausgaben, jedoch leider nicht bei den Einnahmen.


    Was mache ich da falsch?


    Folgender Fall hierzu:

    Elektroarbeiten von insgesamt 1.447,31 € sind in unterschiedlicher Höhe auf 5 WE umzulegen.


    Die Elektroarbeiten setzen sich aus folgenden Gewerken zusammen:

    1. Hofbeleuchtung 546,85 € (Umlage lt. Beschluss nach Wohnfläche)

    2. individuelle Kosten für unterschiedliche Elektroinstallation in den einzelnen Garagen in Höhe von 876,46 €; dieser Betrag ist „lt. Abrechnung“ wie folgt umzulegen:

      WE 1: EUR 339,51

      WE 2: EUR 0,00 (hat gar keine Garage)

      WE 3: EUR 317,94

      WE 4: EUR 221,94

      WE 5: EUR 0,00 (hat bereits vor Jahren seine Garage selbst mit Elektro versorgt)

    Unter Berücksichtigung der vorgenannten Punkte ergibt sich folgende individuelle Kostenaufteilung der Gesamtsumme von 1.447,31 € auf die einzelnen Eigentümer, die aus Liquiditätsgründen im Rahmen einer SO-Umlage von den Eigentümern bereits bezahlt wurden:

    WE 1: 444,85 €

    WE 2: 105,34 €

    WE 3: 420,36 €

    WE 4: 325,29 €

    WE 5: 151,47 €


    Diese Kosten sollen bei der kommenden Hausgeldabrechung nach dem Kostenschlüssel „lt. Abrechnung“ wie folgt umgelegt werden:

    bei den Ausgaben: KtoNr. 4313 – Elektroarbeiten (Umlageschlüssel „lt. Abrechnung“)

    bei den Einnahmen: KtoNr. 8655 – Sonderumlage Elektroarbeiten (Umlage „lt. Abrechnung“)


    Die Aufteilung „lt. Abrechnung“ funktioniert auch bestens bei den Ausgaben mit dem Assistenten unter "Kostenverteilung".

    Leider habe ich aber Probleme die bereits gezahlte individuelle SO-Umlage der Eigentümer, bei den Einnahmen ebenfalls „lt. Abrechnung“ zu verbuchen; das Programm nimmt zwar den Umlageschlüssel „lt. Abrechnung“ auch bei den Einnahmen an, aber danach ist (im Gegensatz zu den Ausgaben) keine individuelle Zuordnung der Zahlungen auf die einzelnen Eigentümer möglich bzw. wird nicht angeboten!


    Programmfehler oder was mache ich falsch?


    Alternative könnte bei der SO-Umlage (KtoNr. 8655) als Umlageschlüssel natürlich auch „Betrag“ eingegeben werden, aber dann kriegen ja die Eigentümer nicht die Beträge der anderen in der Jahresabrechnung angezeigt, weil der Umlageschlüssel „Betrag“ ja nur direkt dem einzelnen Eigentümer zugeordnet und nur bei ihm angezeigt wird….


    Hat jemand eine Lösung für mich?


    Danke schon vorweg!

    MfG

    Willi

    Nur weil eine Standardvorlage bzgl. der Auskunft nach der DSGVO nicht im HV implementiert ist, kann man m.E. noch nicht von einer rechtsunsicheren Software sprechen. Die (zugesagte) Rechtssicherheit bezieht sich m.E. auf die Buchführung sowie Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen und das ist ja (hoffentlich!!) der Fall.


    Allerdings erwarte ich als Anwender trotzdem, dass zeitnah entsprechende Standardvorlagen aufgrund der neuen DSGVO implementiert werden, so u.a. auch eine "Datenschutzerklärung" sowie die hier diskutierte "Auskunft". In diesem Punkt teile ich in vollem Umfange die Auffassung von Rollermann108 und Bautroika, dass das durchaus (neuerdings) ein Mangel im Programm ist.


    Daher kann ich auch die Aussage von

    ....Die Datenschutzverordnung, so sehe ich es, ist doch kein Bestandteil dieses Programms. ......

    so nicht gelten lassen. Das Steuerrecht (EStG) ist auch kein Bestandteil des Programms, trotzdem wird eine Bescheinigung nach § 35a EStG vom Programm für haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen erstellt. Alle Softwarehersteller müssen jeweils auch ihre Programme an eine neue Rechtslage anpassen. Und das hat man hier einfach versäumt. Denn wie Bautroika richtig ausführt: Zeit genug dafür wäre ja nun wirklich gewesen, die DSGVO kam ja nicht gerade überraschend von heute auf morgen......


    Also: rechtsunsicher ist das Programm m.E. nicht, aber mangelhaft in Bezug auf die neue DSGVO schon.

    ........ Der Verwalter ist nur ein Dienstleister, der die nötigen Bescheinigungen korrekt zu erstellen hat. Was der Eigentümer damit macht, ob er überhaupt vermietet, muss doch der Verwalter nicht wissen, weil sein Ansprechpartner der Eigentümer ist, es sei denn, er macht auch Mietverwaltung.....

    Naja, als Verwalter einer WEG mit nur 5 Einheiten, weiss ich schon, welcher Eigentümer in der Anlage wohnt und welcher nicht und ob er steuerlich abzugsberechtigt ist oder nicht, auch wenn ich keine Mieterverwaltung mache.


    Aber ich bin ja froh, wenn ich mich darum gar nicht kümmern muss und einfach die vom Programm dann erstellten Steuerbescheinigungen jedem Eigentümer aushändigen kann.


    Ich werde mich also auch einfach gegenüber dem Finanzamt auf den Standpunkt stellen, dass ich wie du so schön ausführst "als Verwalter nur Dienstleister bin", den es eigentlich gar nichts angeht, ob der Eigentümer berechtigt ist, diese bescheinigten Kosten steuerlich abzusetzen. Das liegt dann eben in der Eigenverantwortung des jeweiligen Eigentümers.


    Auf jeden Fall: nochmals herzlichen Dank an alle, für eure hilfreichen Beiträge :thumbup:


    Übrigens: bei der in meinem Beitrag #12 beigefügten Musterbescheinigung handelte es sich um Fassadenrenovierungsarbeiten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden können.

    ..... und habe bisher jedes Jahr von den Verwaltern eine Bescheinigung erhalten, in der aufgeteilt ist, welche Kosten ich ansetzen könnte und welche an die Mieter weitergereicht werden sollten (viele machen dies nicht, ich schon). Und Ärger mit dem Finanzamt bekommen die Verwalter nicht, weil ich ja keine haushaltsnahen Beschäftigungen hierfür ansetze. ......


    Danke; diese Aussage ist für mich sehr wichtig.

    Das heisst ich hätte dann keine Probleme als Verwalter generell diese Bescheinigungen auszustellen.


    Hoffentlich sieht das mein Finanzamt genau so, denn bei einigen Eigentümern weiß ich ja definitiv als Verwalter, dass sie die Bescheinigung gar nicht nutzen dürfen, weil sie eben nicht in der WEG wohnen.

    Auf der anderen Seite kann ich als Verwalter ja argumentieren, dass jeder Einzelne (Eigentümer oder Mieter) selbst dafür verantwortlich ist, ob und wie er diese Steuerbescheinigung dann gegenüber dem Finanzamt verwendet.


    Damit alle wissen worüber wir hier reden, habe ich mal ein Muster einer solchen Steuerbescheinigung, wie sie vom HV erstellt wird, beigefügt.

    Muster Steuerbescheinigung § 35a EStG.pdf