Hallo Seidenweber,
zu Frage 1: Ein Gebäude. Schlüssel richtig anlegen und verteilen, dann gibt es auch keine Überraschungen.
zu Frage 2: ja, Miet- und WEG-Verwaltung
zu Frage 3: ja, die Software ist schlau genug. Bloß keine Eigentümer als Mieter angeben, das entspricht nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung.
Grüße!
Uns vor Anfängerfragen schützen :=).
Unter Wohngeld verstehe ich etwas völlig anderes, nämlich den staatlichen Zuschuss für Miete, den man beantragen kann. Deshalb war das Lesen des Beitrags erst einmal verwirrend. Das, was im Beitrag unter "Wohngeld" gemeint ist, sind wohl die Hausgeldvorauszahlungen.
Ich verwalte ein paar WEG, und biete den Eigentümern, die ihre Wohnung vermietet haben, gegen einen klitzekleinen Beitrag an, die NK-Abrechnung in einem Rutsch für die Mieter zu erstellen. Das ist nämlich keine große Sache und macht es für den Eigentümer einfach. Der ruft mir die Zahlungen des Mieters zu und schickt mit die Grundsteuer in Kopie. Bei der Abrechnung stehen dann auch keine Sachen drauf, die nur den Eigentümer etwas angehen.
Stimme wohnhofAtrium zu, das Augenmerk auf den Mai zu legen.
Wie sieht es Mitte Mai aus? Stimmen die Zahlen dort noch? Damit kann man das Problem eingrenzen.
Was noch sein könnte, sind falsche Gültigkeitszeiträume bei den Buchungen. Auch hier können mal falsche Zahlen entstehen. Von daher würde ich mir anhand der Mietforderungen angucken, was der HV verbucht hat. Und dann im Mai einmal suchen.
Puh. Nicht so schön.
Versuche einmal folgendes:
Addiere die Kontostände der einzelnen Häuser jeweils zum Ende des Monats auf, jeden Monat einzeln. Am 01.01.2019 war es noch korrekt? Gut.
Wie sieht es am 31.01.2019 aus? Stimmen die Zahlen mit dem Kontoauszug em Ende des Monats überein? Wenn das ebenfalls in Ordnung ist, den nächsten Monat prüfen.
Damit müsste sich die Abweichung schneller eingrenzen lassen.
Dann würde ich über "Abgleich der Mietforderungen" gucken, ob wirklich die Monate ausgeglichen worden sind, in denen die Mieter auch gezahlt haben. Oderob sich hier noch eine Verschiebung ergeben hat.
Für eine Jahresabrechnung Juli-September habe ich kein Verständnis. Und Jahresabrechnungen sind nun mal Saisonarbeit. Die Stadtwerke müssen auch ihre Jahresrechnungen verschicken, für etliche tausende Kunden - schaffen die tatsächlich bis Ende Januar.
Entweder stellen sich die Lieferanten auf den Abrechnungszeitraum ein, oder ich würde, wie schon vorgeschlagen, den Anbieter wechseln.
Vielleicht eine blöde Frage, aber ist wirklich das richtige Datum bei den neuen Vorauszahlungen unter
=> Stammdaten => Wohnungen/Einheiten => z.B. EG => Eigentümerumlage => "gültig ab"
eingetragen worden...?
Vielleicht passt unserem Programm auch etwas nicht, dann mal zum Testen experimentieren mit 31.12.2019 o.ä.
Ich gehe davon aus, dass die Buchungen deshalb "mitgenommen" worden sind, weil sie für das Abrechnungsjahr 2018 (für Mietparteien) relevant waren?
Dann müsstest du ja auch davon ausgehen, dass es nächstes Jahr wieder so ist, weil die Gebäudeversicherung dann wieder ansteht 
Eventuell gibt es einen Unterschied zwischen Heizkostenabrechnung "selbst machen" und Abrechnung durch einen externen Ableser?
Hallo zusammen,
auch ich habe bei meiner WEG-Verwaltung eine Mietverwaltung zu berücksichtigen und auch Gebäudeversicherungen, die von Mitte März 2017/2018 und dann wieder von 2018/2019 etc. pp. laufen. Der Gesamtbetrag, der sich jährlich erhöht, wird zu einem Zeitpunkt z.B. 01.04. abgebucht. Abflussprinzip für die Eigentümer, Umlage für die Mieter entsprechend der Mietzeit.
Die Verwaltung mit dem Hausverwalter läuft seit 2017 und bei jeder neuen Version lasse ich die Daten übernehmen. Meine Kontostände stimmen jedoch auch heute noch.
In einem anderen Beitrag hatten wir es doch schon von der Kontrolle von Kontoständen und dem direkten Ausmerzen von Fehlern. Ich kann es jedem nur ans Herz legen, dass man nach jeder "Buchungssession" sich die Kontostände anguckt. Wenn dann etwas falsch ist, ist der Rahmen überschaubar.
Interessant. Die Wohnungseigentümergemeinschaften, die ich verwalte, haben alle eigene Bankkonten. Dazu auch das entsprechende Sparkonto für die Instandhaltungsrücklage. Die Kosten werden von der WEG selbstverständlich als nicht umlagefähigen Kosten getragen.
Auch jedes der Mietshäuser, die ich verwalte, haben eigene Konten. Es mögen zwar Kosten bei dem Eigentümer entstehen, dafür hat man aber auch kein Durcheinander. Je nachdem, wie viele Einheiten in einem Haus sind, kommen pro Haus ganz schön viele Buchungen zustande.
Um die Frage von Cowgirl zu beantworten:
Ich buche, sobald ich die Kontoauszüge von der Bank bekomme. Ich bin also beinahe "up-to-date" mit ein paar Tagen Verzögerung, aber immer bis zu einem bestimmten Kontoauszug. Eine "spontane" Prüfung durch den Beirat kann mich also nicht schocken.
Konten:
4162 Laborkosten Warmwasser (Trinkwasserverordnung umlagefähig)
4163 Laborkosten Warmwasser (Trinkwasserverordnung nicht umlagefähig)
Die Kosten der Legionellenprüfung werden nicht auf 3 Jahre verteilt, das ist nicht richtig. Sie sind in dem Augenblick abzurechnen, in dem sie anfallen.
Ich kann nur dazu raten, den Kontostand zu überprüfen, wenn man neue Daten eingelesen oder eingegeben hat. Dann steht man hinterher nicht vor der undankbaren und nahezu unlösbaren Aufgabe, vor Toresschluss sich damit zu befassen, welcher Datensatz denn jetzt falsch ist.
Falls jetzt jemand meint, der KleinerVerwalter ist aber komisch drauf, nein, ich habe selbst 1 Jahr komplett neu einpflegen müssen, als ich mit dem Hausverwalter angefangen habe und hinterher auch komische Kontostände hatte. Das passiert einfach, wenn man manchen Dingen keine Bedeutung zumisst oder aber falsche Zeiträume bei Buchungen hat. Seitdem ich mir nach den Eingaben die Kontostände angucke, sind sie zu 99% korrekt und sollte wirklich ein Fehler passiert sein, lässt der sich sehr schnell finden und beheben.
Bei "einfach eine Pseudonym-Wohnung anlegen" streiben sich mir die Haare. So etwas hat immer Auswirkungen auf das gesamte System. Das ist keine gute Idee. Ich verwalte mehrere Objekte, das nur zur Info.
Wer erhält die Rechnung für den Verbrauch der Hackschnitzel(heizung)? Oder was sonst noch für den Betrieb der Hzg notwendig ist.
Es kann ja nur so sein, dass diese Rechnung(en) mittels des Wärmemengenzählers zwischen den beiden Objekten aufgeteilt werden und anschließend nach der Heizkostenverordnung bzw. danach, was in den Mietverträgen (30/70 oder 50/50) vereinbart worden ist.
Ich finde die Mülldiskussion sehr spannend. Ich verwalte mehrere Objekte, Mietverwaltung sowie WEG-Verwaltung.
Selbst wenn ich "nur" WEG abrechne, muss ich wissen, wieviel Personen in der Wohnung sind. Denn ansonsten stimmt der Personentage-Schlüssel für die übrigen Eigentümer/Mieter nicht.
Es gilt, zwei Dinge zu beachten und im Hausverwalter einzutragen:
1. Wer ist der Eigentümer der Einheit?
2. Wieviele Personen wohnen in der Einheit? => Anteile der Wohnung => Personentage können Kalendergenau eingegeben werden.
Das sind die beiden Dinge, die ich eingeben muss. Und damit ergibt sich auch eine korrekte Abrechnung.
Leerstand bedeutet immer, wie Datawizz bereits schrieb, 1 Person.
Also, in einer WEG, die ich verwalte, steht auf S. 1 der Abrechnung getrennt die Hausgeldvorauszahlung von der Heizungsverauszahlung. Dort sind auch, wenn es Änderungen in der Vorauszahlung hab, diese aufgeführt.
Nachdem ich versucht habe, in dieser Diskussion zu folgen, um die richtigen Schlüsse zu ziehen, hätte ich doch für die Zukunft folgenden Vorschlag: Nämlich die Nennung von Ross und Reiter, denn dann kann man gedanklich einfach schneller zur richtigen Lösung kommen.
1. Über welche Art der Verwaltung reden wir? WEG oder Mietverwaltung?
2. Um welche Konstellation geht es? Eigentümer des Gebäudes oder nur des Sondereigentums oder des Teileigentums?
3. Worum geht es genau?
Wir waren alle zunächst auf dem falschen Dampfer, wenn ich mich nicht irre.
wohnhofAtrium
: Da ist nichts rückwirkend einzustellen, das wird nur bei dem Eigentümer oder Mieter eingestellt, den es betrifft.
Alles klar, dann ist das wirklich nur etwas, was der Support lösen kann.
Ebenfalls eine frohe Weihnachtszeit!
