Im Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ stellt MeinBüro Ihnen eine elektronische Dokumentenablage zur Verfügung. Dort finden sich alle Eingangsrechnungen, Quittungen oder sonstigen Zahlungsbelege wieder, die Sie Ihren Einnahmen- und Ausgabenbuchungen und / oder den Bezahlvorgängen auf Ihren Onlinekonten und im Kassenbuch zugeordnet haben:

Die schlichte Dokumentenablage enthält eine Menge nützlicher Funktionen:

• Über die (1) Volltextsuche greifen Sie gezielt auf benötigte Belege zu. MeinBüro durchforstet dabei nicht nur die Dateinamen und sonstigen Metadaten: Vielmehr erschließt die Suchfunktion die kompletten Textinhalte Ihrer Dokumente!
  Sie suchen nach einem Zahlungsempfänger, dem Inhalt einer Artikelposition oder nach einem bestimmten Betrag? Mit jedem Buchstaben und jeder Zahl, die Sie ins Suchfeld eingeben, reduziert MeinBüro die Liste auf passende Dokumente!
• Über den Umschalter der (2) Darstellungsart können Sie zwischen der bildlichen Dokumentenvorschau und einer schlichten Listenansicht wechseln.
• Die Reihenfolge der Anzeige ändern Sie über den Umschalter (3) Älteste / Neueste.
• Per Mausklick auf das (4) Filtersymbol blenden Sie links neben den Beleg-Vorschau eine Filterleiste ein. Mit deren Hilfe können Sie den Inhalt Ihrer Dokumenten-Ablage zeitlich und sachlich filtern.
• Mit dem (5) Lupensymbol passen Sie die Größe der Dokumentenansicht gezielt an Ihren Informationsbedarf an.
• Per Mausklick auf das runde (6) Pfeil-Symbol aktualisieren Sie die Dokumentenansicht.
• Über das (7) Abwärtspfeil-Symbol starten Sie die 14-tägige Testphase des Moduls „MeinBüro Belege“ (s.u.). Damit können Sie …
  – Rechnungen & Kontoauszüge automatisch aus über 5.000 (!) Online-Portalen importieren,
  – Rechnungen aus E-Mail-Postfächern importieren,
  – Papierbelege scannen und Belege gezielt den dazugehörigen Ausgaben zuordnen
• Um weitere Belege direkt in der Dokumenten-Ablage hinzuzufügen, klicken Sie auf den orangenen (8) Button. Daraufhin öffnet sich der Dateiauswahl-Dialog Ihres Computers, über den Sie das gewünschte Dokument auswählen und hochladen können.

Praxistipp: Auch eine Mehrfachauswahl von Dateien ist an dieser Stelle möglich. Auf diese Weise übertragen Sie bei Bedarf Ihre komplette lokale Belegablage im Handumdrehen in die MeinBüro-Dokumentenablage.

Im Arbeitsbereich „Finanzen > Einnahmen / Ausgaben“ finden Sie eine Übersicht Ihrer Einnahmen und Ausgaben im Jahresvergleich (laufendes Jahr vs. Vorjahr) sowie den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust:

• Die Gegenüberstellung gibt sowohl Aufschluss über die absoluten Euro-Beträge als auch über die relative (prozentuale) Geschäftsentwicklung.
• Über die Auswahlliste am oberen rechten Seitenrand können Sie zudem zwischen einer …
  – monatlichen,
  – quartalsweisen und
  – jährlichen
  … Auswertung umschalten.

Praxistipp: Per Mausklick auf das Druckersymbol am rechten oberen Seitenrand bringen Sie die Auswertung bei Bedarf zu Papier oder speichern Sie im PDF-Format.

Im Arbeitsbereich „Finanzen > Buchungsübersicht>“ finden Sie eine Liste sämtlicher MeinBüro-Buchungen:

• Mithilfe der (1) Datums-Auswahllisten begrenzen Sie den Inhalt der Buchungsübersicht bei Bedarf auf einen Zeitraum Ihrer Wahl. Über die Schaltfläche „Alle“ heben Sie den Filter wieder auf.
• Standardmäßig ist die Buchungsübersicht chronologisch sortiert. Per Mausklick auf die Abwärtspfeile im (2) Spaltenkopf lässt sich das Buchungsjournal aber auch nach dem „Belegdatum“, der „Belegnummer“ und dem „Betrag“ sortieren. Ein erneuter Klick auf den Spaltenkopf dreht die Sortierreihenfolge um.

Praxistipp: Über das Zahnradsymbol am rechten oberen Seitenrand können Sie die „Spalteneinstellungen“ beeinflussen. So lassen sich weitere Spalteninhalte aktivieren und entbehrliche Spalten ausblenden.

Sofern Sie Ihre Umsätze (= bezahlte Rechnungen) und Ihre Betriebsausgaben mit MeinBüro erfasst haben, können Sie aus der Software heraus Ihre monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen auf den Weg bringen.

Bitte beachten Sie: MeinBüro kann Ihre Voranmeldungen zwar noch nicht direkt an den Finanzamtsserver übermitteln. Sie haben aber die Möglichkeit…

• Ihre Einnahmen aus der Umsatzsteuer,
• die von Ihnen gezahlte Vorsteuersumme und
• die sich daraus ergebende Zahllast bzw. den Vorsteuerüberhang zu ermitteln und
• als XML-Datei zu exportieren.

Dazu wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Finanzen > USt-Voranmeldung“,

• legen das (Kalender-)„Jahr“ des Voranmeldezeitraums fest,
• geben das Melde-„Intervall“ an (Monat oder Quartal),
• wählen den dazugehörigen „Zeitraum“ (z. B. Dezember) aus und
• klicken auf die Schaltfläche „UStVA erstellen“:

MeinBüro erzeugt daraufhin eine XML-Datei mit den Inhalten Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese Datei können Sie dann aus dem Bereich „Erstellte Voranmeldungen“ herunterladen und anschließend über das ELSTER-Portal ans Finanzamt übermitteln.

Dazu …

• loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (z. B. Zertifikatsdatei und Passwort) im ELSTER-Portal ein,
• klicken unter „Mein ELSTER“ auf die Schaltfläche „Neues Formular – Umsatzsteuer-Voranmeldung“,

• wählen im zweiten Schritt das Kalenderjahr aus und klicken auf „Weiter“,
• wechseln im Abschnitt „Datenübernahme“ zur Registerkarte „XML-Import“,
• klicken auf die Schaltfläche „Durchsuchen“,
• wählen im Dateiauswahl-Dialog Ihres Computers die zuvor aus MeinBüro heraus erzeugte XML-Datei und
• übernehmen sie per Mausklick auf die Schaltfläche „XML-Daten hochladen“:

Das war’s auch schon: Das Voranmeldungs-Formular enthält nun alle erforderlichen Daten.

Nachdem Sie die Richtigkeit der Daten geprüft haben, übermitteln Sie Ihre Voranmeldung per Mausklick auf die Schaltfläche „Versenden des Formulars“ ans Finanzamt. Der XML-Export und das anschließende Hochladen der XML-Datei über das ELSTER-Portal ist im Handumdrehen erledigt.