Weiss einer, wo ich die Vorgaben finde?
...da würde ich dringend den Gang zum Steuerberater einplanen und mit entsprechenden Software-Firmen Kontakt aufnehmen.
Vorab: Ein Scanner und CD reichen nicht 
MfG Günter
Hallo Günter,
danke für die schnelle Antwort. Allerdings will ich, bevor ich mich an Steuerberater und Firmen wende, selbst ein klein wenig schlau machen. Das hat sich bei uns in der Vergangenheit ziemlich bezahlt gemacht. Daher suche ich ja das Gesetz, wo das alles niedergeschrieben steht.
Das Scanner und CD nicht ausreichen ist mir klar 
Der Kommentar "nicht in mein Büro" war aus dem Grund, weil dies schon öfters hier im Forum diskutiert wurde... 
Steuerunterlagen können auch in digitalisierter Form aufbewahrt werden, wenn dies den "Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung" (GoB) entspricht. Die GoB werden zudem durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) präzisiert.
Unterlagen, die ursprünglich in Papierform vorlagen, dürfen ebenfalls digitalisiert und in (nur noch) digitaler Form aufbewahrt werden. Die Daten müssen aber inhaltlich mit den Original-Unterlagen übereinstimmen. Bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen ist sogar eine bildliche Übereinstimmung nötig. Die ursprünglichen Belege dürfen unter Umständen anschließend vernichtet werden. Eine Ausnahme bilden Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen. Sie müssen immer im Original aufbewahrt werden.
Na,
wenn ich das lese, dann reicht aber ein Scanner und eine DVD.....
Präzisiert:
- Rechnungen
- Lieferscheine
Zoll haben wir nichts.
Böse gesagt: Kontierung drauf, Buchungsdatum, Einscannen, Bildlich am besten farbig, als z.B. PDF speichern und das war es. Ich kann ja auf dem Digitalen nicht mehr vermerken, als wenn ich bei der Prüfung das Papier vorlege...
Wenn ich die Gesetzestexte lese, steht da nicht wirklich, dass ein besonderes Format verlangt wird. Es steht sogar da:
Zitatb) § 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen (Dokumenten) auf digitalen Datenträgern
keine besondere Technik vor. Die Regelung ist bewußt so gefaßt worden, daß sie keine bestimmte
Technologie vorschreibt. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist
damit die Speicherung/Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Dokumente) auf digitalen
Datenträgern als sog. "andere Datenträger" i. S. d. § 147 Abs. 2 AO zulässig.
So, jetzt kann ich das mal meinen Steuerberater fragen. Mal sehen, was er sagt. (ich werde berichten)
Sollte ich noch irgendwie einen Denkfehler haben: Bremst mich
Noch kurz ne Info, vielleicht kam dadurch ein wenig Verwirrung:
Wir sind nicht Billanzpflichtig, sondern nur GuV
P.s.: Warum ich so darauf bestanden habe: Das letzte mal hat es uns 4.000 Euro gespart.....
Wir sind nicht Billanzpflichtig, sondern nur GuV
...das gibt es nicht, du meinst sicher EÜR, aber das ist ein großer Unterschied. Es muss sicher gestellt sein, dass die Verbindung Buchung/Beleg nachvollziehbar ist.
Mal eine ganz andere Frage: Was willst du denn überhaupt einsparen? Bei einer EÜR und den entsprechenden Umsätzen dürfte sich der ganze Aufwand nicht lohnen.
MfG Günter
Hallo Günter,
mist, zu wenig Kaffee am Sonntag morgen. Sorry, meinte die EÜR.
Einsparen eigentlich nicht Geld und Zeit sondern nur den Platz. Wir haben einen Lieferanten, bei welchem wir z.B. 30 Teile bestellen und eine 13 Seitenrechnung zzgl. Lieferscheine und Frachtpapiere bekommen. Das rechnet sich dann im Jahr (nur bei diesem Lieferant) auf 10 Din-A-4 Leitzordner hoch (und das ist nur ein Lieferant). Bei 5 Lieferanten bräuchte ich dann bald einen separaten Lagerraum nach 3 Jahren.....
Das Scannen ist kein Aufwand, da der Einzugsscanner direkt im Büro steht und die Person, welche die Rechnung bucht parallel gleich scannen und archivieren kann. Zeitaufwand pro Rechnung (getestet): 15 Sekunden ohne Scanvorgang.
Die Verbindung zur Buchung ist relativ leicht nachzuvollziehen: Die Rechnungsnummer oder Lieferscheinnummer. (Könnte ich z.B. als Index verwenden, da dieser eindeutig ist (mit präfix))
Wollte Deine Aussage vorhin nicht in Frage stellen, sorry, (falls es so rübergekommen sein sollte), das war mehr sarkastisch auf die Gesetze gemeint (der Smiley fehlte). Das mit dem Steuerberater werde ich so oder so noch tun.
Das mit den Softwarefirmen hast Du vermutlich auf den Index bezogen. Ich weiß noch, dass in einer Firma, in welcher ich beschäftigt war, ein Barcode aufgeklebt wurde.
Ich informiere mich nur gerne vorher, bevor ich mich bei "kostenpflichtigen" Institutionen schlau mache. Kann man viel gezielter Fragen
Umsätze: Momentan rapide steigend. (Sind erst im 3ten Jahr) Wir sind kein "Kleinunternehmer" i.S.d.G.
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Grundgedanke:
- Lieferantenrechnungen und Lieferscheine werden eingescannt.
- auf 2 unterschiedlichen Medien gesichert (mit Präfix-RGNR)
- Original wird vernichtet
Beim buchen der Rechnungen wird grundsätzlich die Rechnungsnummer des Lieferanten mit angegeben, womit ja die Verbindung Beleg-Buchung nachvollzogen werden kann.
Ich glaube, jetzt habe ich es so beschrieben (und endlich auch die Hintergrundinfos gegeben, welche ich vorhin vergessen habe), dass es klarer wird.
Hallo, ein sehr gutes Programm zur Archivierung von Rechnungen, Lieferscheinen aber auch E-Mails gibt es unter http://www.inoxision.com .
Die Startversion ist kostenlos, muss aber freigeschaltet werden. Beinhaltet aber nicht die Mailarchivierung.
