Warnhinweis bei überwiesener Betrag != erwarter Betrag und vielleicht eine kleine Verbesserung beim verschieben in den Folgemonat

Hallo zusammen (erster Beitrag)!

In den letzten Jahren hat sich die Software ja wirklich positiv entwickelt, daher hab ich bislang nichts dazu geschrieben, weil ich dachte, das Problem sei so offensichtlich, dass es sowieso bestimmt schon von jemand anderem angemerkt würde und somit ohnehin verschwinden würde, aber da dies nicht so ist, schildere ch mal das Problem. Möglicherweise bin ich ja auch nur zu blöd, richtig vorzugehen:

Für jede Wohneinheit gilt zu einem Zeitpunkt x ja genau eine gültige Miete mit einer genau definierten Verteilung. Wenn ich nun also die Buchungen auf dem Konto importiert habe und diese in ein- und Auszahlungen übernehme, müsste also spätestens nach händischer Eingabe des Gültigkeitszeitraums genau klar sein, ob die überwiesene Summe auch zum gewünschten Gemsamtmietbetrag passt. Wenn das so ist, gibt es ja auch kein Problem. Die Aufteilung wird automatisch vorgenommen und gut.

ABER: Wenn der Mieter zu viel oder zu wenig überweist, dann sehe ich bei der Erfassung keine Möglichkeit, das zu bemerken, außer, man hat alle Kaltmieten im Kopf. Kontrollieren kann ich nur, ob das Haus und die Wohneinheit, der Mietvetrag stimmt. Aber es passiert wirklich oft, dass ich beispielsweise erwarte:

Kaltmiete 750 Euro
Nebenkosten 100 Euro
Heizkosten 80 Euro
Gesamt 930 Euro

Überweisen wird dann aber - zum Beispiel weil eine Nebenkosten-Erhöhung voranging und der Mieter es mal wieder nicht hingekriegt hat - nur 915 Euro wie in den Monaten davor.

Meines Erachtens wird das ohne Vorwarnung dann einfach so aufgeteilt:

Kaltmiete 750 Euro
Nebenkosten 100 Euro
Heizkosten 65 Euro
Gesamt 915 Euro

Das heißt, der letzte Posten badet es sozusagen aus, egal ob zu viel oder zu wenig überwiesen wird. Und es gibt keinen Hinweis, dass Soll und Ist nicht übereinstimmen. Das bemerke ich dann erst viel später, wenn ich mal die Mietforderungen abgleiche.

Es wäre doch viel einfacher, wenn einfach ein roter Warntext erscheinen würde "Soll und Ist weichen ab!", der gleichzeitig ein Link ist, bei dessen Anklicken sich halt ein Bereich öffnet, in dem nochmal kurz angezeigt wird, was denn erwartet wurde. Dann kann man sich direkt Gedanken machen, was da los ist und übernimmt nicht erstmal die falschen Werte.

Ganz schlimm ist es, wenn Buchungen - aus welchen Gründen auch immer - völlig falsch zugeordnet werden. Da wandert dann eine Nebenkostennachzahlung von 376,32 auch noch von einer anderen Person dann in dieses Konto rein oder so.

Wäre toll, wenn da mal was dran gemacht würde. Technisch sehe ich da keine Hürde.

In dem Zusammenhang vielleicht auch noch: Mieten, die am 28. eines Monats überwiesen werden (oder 29., 30, 31.) werden immer standardmäßig dem Monat zugeordnet, in dem die gezahlt werden. So spät im Monat zahlen die Leute aber natürlich schon überfleißig für den Folgemonat. Weiß nicht, ob es nur mir so geht, aber jetzt muss man ja alle Posten einzeln auf den nächsten Monat umstellen. Wäre gut, wenn man alle Posten auf einmal umstellen könnte oder noch besser: Wenn es für den Standardvorgang "+1 Monat" einfach einen Button geben würde. Ich vermute mal, dass der Vorgang des in den nächsten Monat buchens auch für andere eine sehr häufige Aktion darstellt.

MFG

Dominic

Hab ich bislang nicht gemacht, denn die offenen Posten waren immer mehr im Weg als nützlich. Zumindest habe ich es nicht hinbekommen, beispielsweise eine Buchung von 100 Euro auf 300 Euro NK-Nachforderung und 200 Euro HK-Erstattung gleichzeitig zu buchen. Allerdings muss ich sagen, dass dies nun (seit Version 2013?) möglich ist, wenn ich das richtig sehe. Werde ich auf jeden Fall mal ausprobieren, danke.

Kommando zurück, ich habe meine Lebenserwartung wieder 2 Jahre verkürzt. Man kann zwar Buchungen auch mehreren offenen Posten zuordnen, aber nicht wie oben beschrieben gleichzeitig positive und negative Posten bedienen. Somit ist das ganze System der Posten für mich nicht nutzbar, da nunmal häufig etwas zu viel Nebenkostenvorauszahlungen und etwas zu wenig Heizkostenvorauszahlungen gezahlt wurden oder umgekehrt.

Bei der Erfassung der Mieten kann man die Posten nutzen, aber auch da sehe ich keine Vorteile. Zwar ist es oft so, dass die richtigen Posten gefunden werden und somit in der Tat auch der Zeitraum richtig gesetzt wird, aber andererseits werden auch Mieten Posten zugeordnet, wo ich nur den Kopf schütteln kann und mich frage, nach welche Kriterien die beiden zusammengefunden haben. Meines Erachtens stimmten weder der Betrag überein noch irgendwas aus der Betreffszeile der Buchung mit dem betreffenden Buchungssatz.

Und zudem hat man das Problem, dass sich jegliche Änderungen bei den Mieten, die man immer mal wieder nachträglich vornehmen muss, sich auf die schon erzeugten Posten nicht auswirken. Diese müssen dann wieder neu generiert werden. Ehrlich gesagt verstehe ich den ganzen Nutzen der offenen Posten nicht, selbst wenn sie perfekt funktionieren würden.

Die Mietforderungen können ja auch so abgeglichen werden. Jeder Monat bringt für jede Wohnung entsprechend der eingestellten Miete eine Forderung mit sich und jede Zahlung bezieht sich auf einen bestimmten Zeitraum und kann somit wunderbar auf diese Forderungen angerechnet werden. Wozu braucht man da offene Posten?

Eine Liste von offenen Mietforderungen könnte über jeden beliebigen Zeitraum datenbanktechnisch auch ganz schnell ohne offene Posten erzeugt werden.
Tatsächlich bringen tun die offenen Posten nur was bei den NK- und HZ-Nachzahlungen und gerade da funktionieren sie nicht so, wie sie sollen.

Übrigens: Bei den Mietern, die falsche Beträge überweisen (zum Beispiel Miete-NK-HK+irgendeine Ratenzahlung), wird dann zwar der Posten nicht automatisch zugeordnet, aber warum, das kann ich auch wieder nur aus dem Gedächtnis heraus lösen. Sinniger wäre ja, dass abgeglichen wird (ohne offene Posten oder auch mit), ob der Betrag dem erwarteten entspricht und wenn nicht, dann wird eben angezeigt, was denn erwartet wurde. Und dann kann man hoffentlich erkennen, was da los ist. Eine Option, Ratenzahlungen von Mietern zu berücksichtigen, habe ich übrigens auch noch nicht gefunden. Diese muss man jeden Monat wieder manuell einstellen. Die Frage ist, warum nicht jedes Mal, wenn eine Aufteilung nicht automatisch vorgenommen werden kann, einfach die vom letzten Monat genommen wird, wenn die denn passt. Ich dachte ohnehin, dass das so läuft, es scheint aber nur zu klappen, wenn der Gesamtbetrag dem in der eingestellten Miete für die Wohnung entspricht. Sobald er durch eine Ratenzahlung 50€ höher liegt, klappt es nicht mehr. Wäre besser, wenn es dennoch klappen würde und der schon angeregte Warnhinweis ausgegeben würde "Aufteilung weicht von der Einstellung in "Mieten" ab".

MfG

Dominic

Hmm ja also jetzt mal konkret. Wie soll ich vorgehen? Bis jetzt mache ich:

-Nebenkostenabrechnung erstellen
-dann Posten erzeugen
-dann kommt eine Zahlung von sagen wir 20 Euro
-dann schaue ich nach und sehe dort einen Posten von 50 Euro NK-Nachzahlung, dem Posten ordne ich die Zahlung zu, bleiben also 30 Euro dort übrig
-es verbleibt der Posten mit 30 Euro HK-Erstattung, den ich allerdings nicht angezeigt bekommen habe

Und jetzt? Jetzt habe ich zwei Posten, aber keine Einnahmen/Ausgaben dafür, die ich noch zuordnen könnte. Was ist so schwer daran, in der Postenliste ALLE Posten anzuzeigen, nicht nur die mit übereinstimmendem Vorzeichen? Oder Posten müssten, wenn sie sich auf den gleichen Vertrag beziehen, gegeneinander aufrechenbar sein.

Wie ist der obige Vorgang vorzunehmen? Dass der Mieter separat NK und HL zahlt, ist ja wohl kaum üblich. Das kriege ich keinem beigebracht.

So, neuer Monat, neuer Versuch, damit klarzukommen.

Zunächst fällt mir auf, dass es da ziemlich sicher einen Bug gibt, der auch auf Deinen Screenshots zu sehen ist, und zwar auf dem zweiten:

Oben in der Tabelle steht bei "Rest" der Wert 0,00 € und unten steht aber sehr wohl noch ein Rest, der offen ist (6,24)
Und bei etwas weiterem Rumklicken f#llt mir, auf, dass diese zwei Masken, die in Deinem Screenshot zu sehen sind, überhaupt nicht funktionieren.
Ich habe hier in der Ansicht von Screenshot 1 (offene Posten) einen Datensatz, der hat 435 Euro forderung (aufgeteilt in Miete, NK, HK) und verbucht sind 810. Das wundert einen natürlich, zumal unten dann "bereits verbucht: 0,00€ (Brutto) steht. Darunter ist der Aufteilungsbereich, der die korrekten Beträge für 435 Euro ausweist, also klicke ich mal auf den Zacken nach rechts, um die Aufteilung anzusehen.

Dort ist zunächst alles super. Betrag 435 Euro, noch nicht verbucht: 0,00 €

aber sobald ich eine der drei Zeilen oben anklicke (Miete, NK, HK), dann springt "noch nicht verbucht" plötzlich auf 435 Euro ohne dass ich eine Änderunge gemacht hätte. Folglich lässt er mich die Maske dann auch nicht mehr schließen. Wo die 810 herkommen sollen, bleibt im Dunklen. Also auf mich macht das einen sehr verbuggten Eindruck. Vor allem frage ich mich, wo die 810€ jetzt überall eingehen, denn ich würde ungern nachher für einen Betrag von 810-435 Euro Steuern zahlen, den ich nie bekommen habe.

Zum gleichen Problem aber einem anderen Mieter habe ich mal ein Video gedreht und per PN zugeschickt.

Davon abgesehen möchte ich das von mir weiter oben genannte Problem nochmal präzisieren:

Wir gehen davon aus, dass eine Nebenkostenabrechnung erstellt wird, die die Heizkostenabrechnung mit einschließt (über externen Anbieter). Der Mieter hat bezüglich der Nebenkosten 50 Euro nachzuzahlen, bezüglich der
Heizkosten bekommt er eine Rückerstattung von 30 Euro. Aus beidem berechnet das Programm einen Saldo von 20 Euro, die der Mieter zu zahlen hat.

Nun lasse ich durch das Programm die offenen Posten generieren und erhalte somit einen Posten von 50 und einen von 30 Euro, jeweils Soll und Haben.

Der Mieter zahlt nun irgendwann die 20 Euro und die möchte ich auf die offenen Posten verteilen. Wenn ich auf die entsprechende Schaltfläche klicke, erscheint die Liste mit Posten, aber dort stehen - da die 20 Euro ja eine Einnahme ist - nur die Forderungen. Dort wähle ich also die 50 Euro Nebenkostennachforderung aus und bestätige.

Konsequenz: Auf die NK-Nachforderung bleiben 30 Euro offen und die Heizkostenerstattung mit 30 Euro bleibt ebenfalls offen.

Natürlich kann ich die jetzt ggf manuell schließen oder ausgleichen, aber das ist ja wohl nicht der Sinn der Sache und bei all den Mietern ganz schön aufwändig. Einfacher wäre es eben, wenn alle offenen Posten in der Liste stünden, dann würde ich 30 UND 50 anklicken und beide würden ausgeglichen. Oder aber, man sollte ohnehin nur aus dem Saldo einen offenen Posten generieren, also nur die 20 Euro. Den könnte man dann ganz einfach zuordnen und fertig.

Zitat von g.horn

Mal genau hinschauen, oben steht auch "Offen" 6,24 / 1. Zeile

MfG Günter

Dann muss ich doch wirklich fragen: Was ist denn "Offen", "Betrag" und "Rest" überhaupt?

Normalerweise würde ich erwarten, dass man zunächst die ursprüngliche Höhe des Postens angibt, dann, was darauf gezahlt wurde, und dann, was noch übrig ist.

Edit: Gut, also "offen" ist, was noch nicht beglichen wurde, das ist wohl ziemlich sicher. Aber Betrag und Rest = 0 kapiere ich nicht.

Ja, neue Zahlung, steht da. 0,00€ - natürlich. Verstehe ich nicht, was ich damit soll. Das Feld scheint für manuelle Frickelei zu sein. Dass man es hinfrickeln kann, hab ich ja schon geschrieben. Aber wie geht es vernünftig? In die Liste der offenen Posten will ich ja gar nicht rein. In die gehe ich ja nur, weil die ganze Erfassung nicht richtig funktioniert.

Ich möchte ja die Buchungen auf dem Konto übernehmen, zu der Zeit bin ich ja an einer völlig anderen Stelle des Programms. Da will ich die Posten zuordnen und gut ist. In die Liste der offenen Posten gehe ich doch nur, um zu schauen, ob noch Posten offen sind. Wenn ich alle Zahlungen da manuell machen muss, kann ich auch gleich wieder alle Mieten auf Papier verwalten und abhaken.

Das mit dem genau hin schauen ist halt so eine Sache, ich habe arg den Eindruck, meine Zeit damit zu verschwenden, denn wenn sich - wie im Video zu sehen - Beträge ändern, ohne dass ich selber etwas verändert habe, dann ist das für mich arg bugverdächtig. Das sag ich jetzt mal so als Nichtbuchhaltungsprogrammbenutzer, dafür als Softwareentwickler.

Und ich habe es extra eben nochmal probiert: Posten für monatliche Mieten erzeugt, dann die Mieten vom Konto geholt zum Zuordnen. Alles klar, offener Posten gefunden und der wurde auch sofort automatisch zugeordnet und sofort danach gehe ich in die Liste der offenen Posten und obwohl die Überweisung genau dem offenen Posten entsprach, steht dann bei "verbucht" ein viel höherer Betrag. Genau der gleiche Fehler, wie im Video, nur mit einem anderen Posten. Das passiert also wirklich ständig.

Bis ich das begreifen kann, muss ich offensichtlich noch mit einigen Buchhaltungsprogrammen üben.