Wartungsvertrag IT - Wie am besten abrechnen

1. offizieller Beitrag

    Hi Community,


    ich habe folgendes Problem, Frage, bzw. Situation.
    Ich bin selbstständig im Bereich IT und rechne, neben einigen direkten Artikeln, das Meiste natürlich als Dienstleistungsaufwand ab. Bisher komme ich relativ gut damit klar. (Ich "verkaufe" dann einfach "Zeitartikel")


    Aktuell habe ich die Anfrage von einem Kunden nach einem Wartungsvertrag. D.h. er zahlt mir monatlich Summe X dafür erhält er Y Stunden.


    Jetzt habe ich (bzw. meine Schwester ;) )gesehen (über die Testversion, "Aufwände und Projekte"), dass ich dort einem Kunden ein "Guthaben" z.B. erfassen könnte und dagegen kann ich dann einfach nach und nach Aufwände verbuchen die ich dann am Ende auch abrechnen kann.


    Natürlich wäre das so möglich, aber so "ganz optimal" ist es für solche Wartungsverträge dann doch nicht.
    Weil ob die Y-Stunden erreicht werden oder nicht, der Kunde zahlt immer seine Pauschale. Wären die Stunden höher als der Vertrag, würde ich wieder nach normalem Stundensatz abrechnen.


    Daher hier die Frage ob es dafür noch evtl. andere, bessere Möglichkeiten gibt? Habe ich dabei noch etwas übersehen? Gibt es evtl. noch einen ganz anderen Weg? Bin für jeden Hinweis dankbar!

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von SJHildebrandt

    Natürlich wäre das so möglich, aber so "ganz optimal" ist es für solche Wartungsverträge dann doch nicht.
    Weil ob die Y-Stunden erreicht werden oder nicht, der Kunde zahlt immer seine Pauschale. Wären die Stunden höher als der Vertrag, würde ich wieder nach normalem Stundensatz abrechnen.


    Daher hier die Frage ob es dafür noch evtl. andere, bessere Möglichkeiten gibt? Habe ich dabei noch etwas übersehen? Gibt es evtl. noch einen ganz anderen Weg? Bin für jeden Hinweis dankbar!

    Hallo lieber SJHildebrandt,


    Da sehe ich kein Problem. Ich beschreibe hier meinen Lösungsansatz. Vielleicht gibt er Ihnen Anregungen.


    Jeder Aufwand eines Kunden läßt sich - auch nachträglich - als kostenpflichtig oder kostenfrei per Haken einstellen. Damit können Sie per Filter in der Liste der Aufwände gruppiert nach Kunde mit Summenbildung sehen, ob Aufwände oberhalb des Guthabenbetrages anfallen. Damit können Sie Ihr - nur scheinbares - Problem lösen.


    • Dann erstellen sie die Abrechnung nach kostenpflichtigen Aufwand. Weiterhin wird der feste Wartungsbeitrag als Position aufgeführt. Der Kunde hat damit eine Rechnung über seinen Wartungsbetrag und den anfallenden Extraservice.


      Nehmen Sie folgende VORLAGE hinter diesem Beitrag. Damit wird der ZAHLBETRAG um den regelmässigen Wartungspreis verringert, falls per Vorkasse Guthaben besteht.




    • Sind die monatlichen Aufwände geringer als der Vetragsbetrag, klicken sie die Aufwände als kostenfrei an und erstellen eine Standardrechnung über den Wartungsbetrag.


      Überzeugen sie sich zuvor, was er per Vorauskasse an Guthaben geleistet hat: Sie sehen sein aktuelles Guthaben stehts unter > Kunde > Statistik. Steht hier ein Betrag, wählen sie die folgende Vorlage, und senden ihm die Rechnung mit ausgewiesenem ZAHLBETRAG null € (oder Teilbetrag) zu. Bei Abschluß des Vorganges mit Okay werden Sie informiert, das ein Guthaben vorliegt und bejahen das. Fertig!


    • Diese Vorlage eignet sich hervorragend, um Guthaben sofort in der Rechnung auszuweisen.


    • Bitte immer darauf achten, daß der regelmässige Wartungsbetrag auch tatsächlich als abzurechnende Position in einer Rechnung steht und nicht nur abzüglich im Schlußsatz vermerkt wird! Sie verringern bitte nicht den Rechnungsbetrag, sondern NUR den ZAHLBETRAG.
    • Beim Zahlungseingang werden Sie gefragt, was mit dem verminderten Betrag geschehen solle: Es liegt ein Guthaben vor. Soll das verrechnet werden? JA. Damit kann der Rechnungsbetrag auf vollständig bezahlt gesetzt werden. Fertig!


    Mit freundlichen Grüßen - auch an Ihre Schwester 8)