Löschung unbenutzter Artikel

1. offizieller Beitrag

    Hallo,
    ich habe ja gefunden, wo ich Stammdaten, in meinem Falle Artikel, archvieren kann, die seit einem bestimmten Datum nicht mehr benutzt wurden.
    Wie kann ich denn pauschal alle Artikel löschen, die NOCH NIE bebucht wurden?
    Vielen Dank und beste Grüße!

    • Offizieller Beitrag

    Hallo tschonn,


    das ginge nur über einen Umweg. Insofern sollte man sich wirklich gut überlegen, ob nicht die Möglichkeit zur Nutzung der Archivierungsfunktion ausricht. Vor allem deshalb, weil das Löschen von Artikeln, die vielleicht doch an irgendeiner Stelle einmal genutzt worden waren, zu Fehlern in der Datenbank führen kann. Insofern sollte in jedem Fall vor dem Löschen von Elementen eine Datensicherung durchgeführt werden!


    Jetzt zum angekündigten work-around. Das Problem besteht ja darin, in der Liste aller Artikel nur jene angezeigt zu bekommen, die irgendwann einmal Verwendung fanden. Im Bereich "Auswertungen > Tabellen-Auswertungen" legen Sie dazu bitte eine neue Auswertung auf Basis der "Artikelverwendung" an. Sie können im Prinzip bis auf auf die Artikelnummer alle anderen Spalten entfernen. Exportieren Sie nun diese Liste. Sie enthält alle Artikelnummern, die im Programm einmal verwendet wurden. Dass die Artikelnummern mehrmals auftauchen können, ist in diesem Fall nicht trelevant.


    Öffnen Sie nun bitte die exportierte Liste, bspw. mit dem Programm Excel. Fügen Sie nun eine Spalte hinzu, tragen in der gesamten Spalte ein Merkmal ein, z.B. "genutzt" oder "1" und speichern die Tabelle. In den Artikeln im Programm WISO Mein Büro ist es nun notwendig, für die Markierung ein individuelles Feld zu definieren, z.B. das Feld 20. Importieren Sie nun die bearbeitete Tabelle mit den zwei Spalten. Die Spalte der Artikelnummer der Tabelle wird im Importassistenten auch der Artikelnummer im Programm zugeordnet. Die selbst angelegte Spalte mit dem Merkmal "genutzt" importieren Sie als individuelles Feld 20.


    Wenn alles korrekt funktioniert hat, haben nun alle Artikel in WISO Mein Büro, die einmal im Programm verwendet wurden, im individuellen Feld 20 das Merkmal "genutzt" (oder "1" etc.). Nun ist nur noch ein Filter anzuwenden, der nur jene Einträge anzeigt, die NICHT das Merkmal "genutzt" aufweisen. Diese markiert man dann mit STRG+A und löscht sie.


    Wie gesagt, das macht ein wenig Arbeit, und eine Garantie auf Erfolg oder weitere Auswirkungen können wir natürlich auch nicht geben. Vielleicht ist die Variante mit dem Archivieren vor diesem Hintergrund doch etwas attraktiver geworden.


    Mit freundlichem Gurß


    Christoph Diel