Rechnung von einem Mitglied auf andere Verteilen

Guten Abend zusammen
Ich bin zwar vollkommen neu hier hab aber das Internet nach meinem Problem schon durchsucht und bisher nichts dazu gefunden.
Folgendes Problem:
Wir sind ein relativ kleiner Verein in dem jeder jeden unterstützt (soweit so gut)
Jetzt allerdings zu meinem Problem:
Wenn jemand für die Gruppe etwas kauft schreibe ich ihm dieses als Rechnung mit Minuszeichen gut (-XX,XX€) und buche es auf das jeweiligen Konto ( über „vollständig bezahlt“) . Natürlich verschwindet dann der Betrag von seiner Rechnung und genau das möchte ich eigentlich nicht. Ich will ja wissen wie weit im Plus und im Minus einzelne Leute sind und bei nachfragen genau vorweißen können warum jemand diesen Betrag hat.
Allerdings muss ich den Betrag auf das entsprechende Konto buchen, da ich die Ausgaben einer einzelnen Person am Ende des Monats gerecht auf alle verteilen muss.
Bisher habe ich nur eine Zwischenlösung gefunden: Ich schreibe die Rechnung, stelle den Status auf gedruckt und weiße es einem Konto zu. Anschließend muss ich im Konto selbst wieder bei Zuordnung auf: keine Zuordnung klicken.
Dies sieht zum einen nicht schön aus und ist natürlich auch keine endgültige Lösung zumal der Aufwand am Monatsende fast genau so groß ist wie in Excel.
Ich hoffe ihr könnt mir helfen und eine schönere und sinnvollere Lösung zu finden.