Preisanfrage

Das Zusatzmodul „Auftrag+“ stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, „Preisanfragen“ zu erfassen und per Post oder auf elektronischem Weg zu verschicken. Sofern Sie mit dem daraufhin folgenden Angebot des → Lieferanten einverstanden sind, können Sie die zugrundeliegende Preisanfrage per Mausklick in eine → Bestellung umwandeln.

Zum Anlegen einer neuen Preisanfrage …

  • klicken Sie im Arbeitsbereich „Einkauf“ – „Preisanfrage“ auf die Schaltfläche „Neu F10“,
  • tragen die Anschrift des Empfängers von Hand ein oder wählen sie aus den → Lieferanten-Stammdaten aus,
  • übernehmen die betreffenden Positionen aus den → Artikel-Stammdaten und
  • geben Liefermenge sowie Liefertermin vor:

Angebot erstellen

Sofern in den Artikelstammdaten bereits Preise aus der Vergangenheit hinterlegt sind, werden sie in der Spalte „Einzelpreis“ angezeigt. In der Spalte „Korrektur“ kann der Lieferant seine aktuellen Preise von Hand eintragen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn die Preisanfrage per → Fax beantwortet wird.

Einen Überblick über abgeschlossene, schwebende und bereits in Bestellungen umgewandelte Lieferantenanfragen finden Sie im Arbeitsbereich „Einkauf“- „Preisanfragen“. Die farbigen Statusmarkierungen haben hier folgende Bedeutung:

  • blau: noch nicht ausgedruckt,
  • rot: wartend
  • gelb: Preise erhalten
  • grün: in Bestellung umgewandelt.

Über das Kontextmenü oder die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“ können Sie vorhandene Anfragen bei Bedarf …

  • am Bildschirm anzeigen lassen („Seitenvorschau“),
  • „Drucken“,
  • „per E-Mail versenden“ (wahlweise auch als Entwurf),
  • „Bestellung erzeugen“ sowie
  • „Kopieren und Bearbeiten“ (= inhaltsgleiche neue Preisanfrage anlegen)

In Bestellung umwandeln

Praxistipp

Automatisch erstellte Preisanfragen

Sie können Preisanfragen auch direkt aus → Bestellvorschlägen erzeugen. Dazu klicken Sie im Bereich „Bestellvorschläge“ mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Bestellvorschlag und wählen die Funktion „Preisanfrage erzeugen“. Falls das Programm mehrere Bestellvorschläge für den betreffenden Lieferanten findet, können Sie je wahlweise einzelne, ausgewählte oder gleich alle Positionen auf einmal anfragen:

Automatisch erstellte Preisanfragen

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Auswahl übernehmen“. Das Programm lässt Ihnen dann die Wahl, ob Sie gleich zur erstellten Preisanfrage verzweigen wollen oder erst noch weitere Preisanfragen erzeugen möchten.

Automatisch erstellte Preisanfragen finden sich auf jeden Fall im Bereich „Einkauf“ – „Preisanfragen“ wieder. Falls erforderlich können Sie dort noch manuelle Änderungen vornehmen. Anschließend bringen Sie die Anfragen per Post, Fax, E-Mail oder Online-Poststelle auf den Weg zu den Lieferanten.

Zusatztipp: Preisanfragen und Bestellungen können Sie neuerdings auch direkt aus Ihren Auftragsbestätigungen heraus erstellen Dazu klicken Sie …

  • im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Aufträge“ mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Vorgang und dann
  • auf „Preisanfrage erstellen“ oder „Bestellung erstellen“:

In Bestellung umwandeln

Sie finden die beiden Funktionen übrigens auch im „Aktuell“-Menü des Arbeitsbereichs „Verkauf > Aufträge“.

Anschließend übernehmen Sie den passenden Lieferanten aus dem Auswahldialog „Lieferanten suchen“:

In Bestellung umwandeln

Daraufhin öffnet sich der Auswahldialog „Artikel in Vorgang hinzufügen“. Auf der Registerkarte „Positionen aus vorhandenem Vorgang übernehmen“ übernehmen Sie im Abschnitt „Positionsauswahl“ die gewünschten Positionen des Auftrags per Mausklick in die Bestellung oder Preisanfrage:

In Bestellung umwandeln

Bitte beachten Sie

Standardmäßig übernimmt MeinBüro die Artikelbeschreibung aus dem zugrundeliegenden Vorgang. Bei Artikelübernahmen aus einem Verkaufsvorgang in einen Einkaufsvorgang oder umgekehrt (im Beispiel: Artikelübernahme aus einem Auftrag in eine Preisanfrage) lassen Sie die Option „bei gegensätzlichen Vorgängen Artikelbeschreibung aus dem Stamm holen“ aktiviert.

Auf Grundlage Ihrer Auswahl erzeugen Sie schließlich per Mausklick auf die Schaltfläche „Übernehmen F11“ eine Preisanfrage bzw. Bestellung zum betreffenden Artikel.

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