Angebote erstellen

Ein Angebot stellt juristisch gesehen Ihre “Willenserklärung” dar, einem Kunden Waren und / oder Dienstleistungen zu bestimmten Konditionen verkaufen zu wollen. Es ist der zentrale Verhandlungsbeitrag zum Zustandekommen des angestrebten Kauf-, Dienst- oder Werkvertrags. Ein Angebot muss zwar nicht unbedingt schriftlich erfolgen, die Schriftform hat aber viele Vorteile: Wer ein durchdachtes, gut kalkuliertes und formal einwandfreies Angebot auf den Tisch legt, ist seinem Geschäftspartner oft einen Schritt voraus. MeinBüro sorgt dafür, dass Sie mit geringem Aufwand solche professionellen Angebote erstellen.

Neues Angebot anlegen

Viele Wege führen zum neuen Angebot: Anfangs bietet sich der Standardweg über “Verkauf” – “Angebote” an. Dort erzeugen Sie mit einem Mausklick auf “Neu F10” ein leeres Angebot. Sind in Ihrer Arbeitsumgebung erst einmal ein paar Vorgänge angelegt, erreichen Sie das gleiche Ziel oftmals schneller und bequemer, indem Sie ein bereits vorhandenes Angebot “Kopieren und bearbeiten”. Diese Funktion rufen Sie in der Angebotstabelle über die Funktionstaste F5 auf – oder über das Kontextmenü bzw. den Button “Weitere Funktionen”:

Auf diese Weise erstellt das Programm ein inhaltsgleiches Angebot – nur eben versehen mit dem aktuellen Datum und einer neuen Angebotsnummer. Falls Sie das Angebot an einen anderen als den ursprünglichen Kunden richten oder einzelne Angebotspositionen ändern, hinzufügen oder löschen wollen, können Sie das im neu angelegten Vorgang problemlos tun.

Ganz gleich, auf welchem Weg Sie ein neues Angebot erzeugen: MeinBüro lässt Ihnen in jedem Fall die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben gleich in der intelligenten “Druckansicht” machen oder zur tabellarischen „Eingabemaske“ wechseln.

In der dritten Registerkarte („Erweitert“) stehen Ihnen weitere Eingabemöglichkeiten zur Verfügung: Hier können Sie zum Beispiel

• im Einzelfall einen abweichenden Einleitungs- und Schlusstext einfügen,
• Anmerkungen und andere Angaben zum Projekt machen,
• “individuelle Felder” ausfüllen oder auch
• abweichende Mehrwertsteuersätze und Erlöskonten festlegen.

Interaktiv: Die komfortable “Druckansicht”

In der “Druckansicht” wird das Angebot – fast – genauso angezeigt, wie es später ausgedruckt aussehen wird:

Am oberen Fensterrand haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Briefpapiere auszuwählen und zu entscheiden, ob Sie Ihr Briefpapier vor dem Druck noch über die Vorlagengestaltung umgestalten möchten. Falls Sie Ihr Angebot per Post verschicken, können Sie es mit E-Porto (= „Internetmarke“) frankieren.

Wenn Sie den Mauszeiger über das Dokument bewegen, erhalten änderbare Bereiche einen blauen Rahmen. Um Daten (Adressen, Positionen, Lieferkonditionen etc.) zu ändern, klicken Sie auf das hervorgehobene Seitenelement und passen die gewünschten Daten an.

Indem Sie ein Häkchen vor die Option “Als Standard für diese Vorgangsart speichern” setzen, legen Sie Ihre individuelle Spaltenauswahl zudem als Voreinstellung für künftige Angebote oder Rechnungen fest. Ihre individuelle Spaltenauswahl für die einzelnen Vorgangsarten können Sie auf dem beschriebenen Weg bei Bedarf aber auch jederzeit wieder ändern oder ganz deaktivieren.

Tabellarisch: die schnelle “Eingabemaske”

Wenn Sie anstelle der Druckansicht eine klassische Tabellendarstellung bevorzugen, rufen Sie die per Mausklick auf die Registerkarte “Eingabemaske” auf:

Vorteil: In dieser Ansicht sind alle wichtigen Eingabefelder auf einen Schlag eingeblendet. Während der Datenerfassung sparen Sie sich so den einen oder andern Mausklick. Über die am unteren linken Fensterrand eingeblendete Schaltfläche “Drucken” können Sie Ihre Angebote direkt aus der Eingabemaske zu Papier. Es empfiehlt sich aber, vor dem Ausdrucken noch kurz in die “Druckansicht” zu wechseln, und das fertige Angebot auf Vollständigkeit und Fehlerlosigkeit zu überprüfen.

Kunde aus der Kundendatenbank auswählen

Zur Eingabe der Kundendaten klicken Sie in der Druckansicht des neuen Angebots auf den Link “Hier klicken, um Empfänger einzugeben”. Haben Sie den Adressaten bereits in Ihren Kunden-“Stammdaten” erfasst, rufen Sie mit einem Klick auf den Link “aus den Stammdaten wählen ”

… das Dialogfenster “Kunde suchen ” auf:

Die Kontaktdaten des gefundenen Kunden übernehmen Sie dann per Doppelklick, mit F11 oder einem Klick auf “Übernehmen” in das Angebot. Mit F12 brechen Sie den Auswahlvorgang ab, die Kundendaten werden dann nicht übernommen.

Neukunde von Hand eintragen

Richtet sich Ihr Angebot an einen Neukunden, können Sie die erforderlichen Angaben an dieser Stelle selbstverständlich auch manuell vornehmen. Dazu drücken Sie in der Druckansicht auf den Link “Hier klicken, um Empfänger einzugeben” und tragen die erforderlichen Adress- und Kontaktdaten im folgenden Eingabedialog ein:

Wenn Sie die Kontaktdaten des Adressaten am Ende Ihrer Eingaben in Ihre Kundendatenbank übernehmen wollen, aktivieren Sie die Option “in den Stammdaten speichern”. Die gerade erfassten Informationen stehen Ihnen dann künftig jederzeit per Knopfdruck bereit.

Weitere Angebots-Elemente

Zu den übrigen Angebots-Bestandteilen: Sofern Ihnen die vorbereiteten Einleitungs- oder Schlusstexte im Einzelfall nicht behagen, ändern Sie auch die einfach per Mausklick auf den betreffenden Textbereich. Daraufhin erscheint zum Beispiel das Dialogfenster “Einleitungstext”:

Dort geben Sie Ihre eigene Formulierung ein, die Sie mit Platzhaltern aus dem Menü “Variable einfügen …” kombinieren können. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der Name des Geschäftspartners oder das aktuelle Datum einsetzen. Die Variablen werden in spitzen Klammern <> dargestellt und erst bei Rückkehr in die Druckvorschau in lesbaren Text übersetzt.

Falls Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, entfernen Sie den Text inklusive der spitzen Klammern mit der Rückschritt- oder Entf-Taste. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie F12 oder klicken Sie auf “Abbrechen”. Wenn Sie das Dialogfenster “Einleitungstext” mit F11 (oder Mausklick auf den “OK”-Button) schließen, wird Ihr Text mitsamt den Änderungen in das Angebot übernommen.