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Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen erstellen

Mit WISO Mein Büro schreiben Sie aus dem Stand professionelle, finanzamtssichere Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine – und zwar viel einfacher, schneller und bequemer als mit Word & Co.! Was dabei im Einzelnen zu beachten ist, erfahren Sie auf den nächsten Seiten.

Hinweis

Die Handhabung von Rechnungen entspricht weitgehend der von Angeboten: Weitere nützliche Tipps zur Bedienung finden Sie daher im Kapitel „Angebote erstellen“.

Angebot in Rechnung umwandeln

Basiert eine Rechnung auf einem schriftlichen Angebot, das Sie mit WISO Mein Büro erstellt haben, erzeugen Sie die dazugehörige Ausgangsrechnung mit wenigen Mausklicks:

  • Sie wechseln in den Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Angebote“,
  • markieren den in der Angebotsliste als „offen“ gekennzeichneten Vorgang und
  • rufen über das Kontextmenü oder die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ den Befehl „Rechnung erstellen F4“ auf:

Lieferschein und Rechnung erstellen

Falls Sie mit dem Zusatzmodul „Auftrag+ arbeiten, lautet die Funktion „Lieferschein / Rechnung erstellen“. Außerdem finden Sie an dieser Stelle den Kontextmenübefehl „in Auftrag umwandeln“.

Praxistipp

Sie können die Rechnung auch aus einem geöffneten Angebot heraus erzeugen. In dem Fall klicken Sie am unteren Fensterrand auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“.

Daraufhin wird das zugrundeliegende Angebot automatisch mit der Kennzeichnung „Auftrag generiert“ versehen, eine neue Rechnung erzeugt, in der Übersichtsliste unter „Verkauf“ – „Rechnungen“ gespeichert und am Bildschirm angezeigt:

Rechnungsvorschau

Individuelle Angebots-Felder übergeben

Sie können in Ihren Angeboten mit „individuellen Feldern“ arbeiten, um dort zum Beispiel für interne Zwecke Informationen über bestimmte Absprachen zu hinterlegen. In dem Fall besteht die Möglichkeit, den Inhalt Ihrer individuellen Angebots-Felder automatisch an die Rechnung zu übergeben, die aus einem Angebot umgewandelt wird. Dazu aktivieren Sie unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“ im Abschnitt „Individuelle Felder“ unter „Individuelle Felder (Angebote)“ die Option „Werte an Rechnungen übergeben“:

Individuelle Angebots-Felder

Ganz gleich, ob mit oder ohne individuelle Felder: Inhaltlich ist die Rechnung grundsätzlich identisch mit dem Angebot und der Auftragsbestätigung. Sofern sich an Umfang und Konditionen des betreffenden Vorgangs zwischenzeitlich Änderungen ergeben haben, korrigieren oder erweitern Sie die Rechnungsdetails entsprechend. Anschließend brauchen Sie das Rechnungsdokument nur noch auszudrucken und per Post, E-Mail, Fax, als PDF-Dokument oder im ZUGFeRD-Format zu verschicken. Ausführlichere Informationen zu den verschiedenen Versandwegen finden Sie weiter unten unter der Überschrift „Fertige Rechnungen verschicken“

Hinweis

Umgehen mit Alternativpositionen

Falls Sie ein Angebot mit Alternativ- oder Optional-Positionen in eine Rechnung umwandeln, fragt das Programm Sie, ob die alternativen oder optionalen Positionen in die Rechnung übernommen werden sollen. Verneinen Sie das, entfernt das Programm die Alternativ- oder Optional-Positionen . Wenn Sie Alternativpositionen in die Rechnung übernehmen, dürfen Sie anschließend nicht vergessen, entbehrliche Rechnungspositionen von Hand zu löschen!

Neue Rechnung anlegen

Basiert ein Vorgang nicht auf einem mit WISO Mein Büro erstellten schriftlichen Angebot, erzeugen Sie die dazugehörige Rechnung auf ganz unterschiedlichen Wegen: Anfangs bietet sich der Standardweg über „Verkauf“ – „Rechnungen“ an. Dort erzeugen Sie mit einem Mausklick auf „Neu F10“ eine leere Rechnung. Sind in Ihrer Arbeitsumgebung erst einmal ein paar Vorgänge angelegt, erreichen Sie das gleiche Ziel oftmals schneller und bequemer, indem Sie eine bereits vorhandene Rechnung „Kopieren und bearbeiten“. Sie rufen die Kopier-Funktion in der Rechnungstabelle über die Funktionstaste F9 auf – oder über das Kontextmenü bzw. den Button „Weitere Funktionen“:

Neue Rechnung anlegen

Auf diese Weise erstellt das Programm eine inhaltsgleiche Rechnung – nur eben versehen mit dem aktuellen Datum und einer neuen Rechnungsnummer. Falls Sie die Rechnung an einen anderen als den ursprünglichen Kunden richten oder einzelne Positionen ändern, hinzufügen oder löschen wollen, können Sie das im neu angelegten Vorgang problemlos tun.

Praxistipp

Zusätzliche „Anlage“-Möglichkeit

Sollten Sie sich gerade im Bereich „Stammdaten“ – „Kunden“ aufhalten, können Sie eine neue Rechnung auch noch über folgende Abkürzung anlegen: Markieren Sie in der Liste den gewünschten Kunden und klicken Sie dann auf „Weitere Funktionen“ – „Erstellen für …“ – „Neuer Vorgang“ – „Rechnung“. Wie üblich finden Sie diesen Befehl auch im Kontextmenü.

Ganz gleich, auf welchem Weg Sie eine neue Rechnung erzeugen: WISO Mein Büro lässt Ihnen in jedem Fall die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben direkt in der intelligenten „Druckansicht“ machen oder die tabellarische „Eingabemaske“ nutzen. Ausführliche Informationen zu den grundlegenden Eingabetechniken finden Sie im Einführungskapitel „So finden Sie sich im Programmzurecht“.

In einer dritten Karteikarte stehen Ihnen darüber hinaus „erweiterte“ Eingabemöglichkeiten zur Verfügung: Hier fügen Sie zum Beispiel im Einzelfall einen abweichenden Einleitungs- und Schlusstext ein, machen Anmerkungen und andere Angaben zum Rechnungsvorgang, füllen „individuelle Felder“ aus und legen abweichende Mehrwertsteuersätze und Erlöskonten fest.

Kunde aus der Kundendatenbank auswählen

Zur Eingabe der Kundendaten klicken Sie in der Druckansicht der neuen Rechnung auf den Link „Hier klicken, um Empfänger einzugeben“. Haben Sie den Adressaten bereits in Ihren Kunden-„Stammdaten“ erfasst, rufen Sie mit einem Klick auf den Link „aus den Stammdaten wählen … “

Kunde aus der Datenbank wählen

… das Dialogfenster „Kunde suchen “ auf. Die Kontaktdaten des gefundenen Kunden übernehmen Sie dann per Doppelklick, mit F11 oder einem Klick auf „Übernehmen“ in Ihre Rechnung. Mit F12 brechen Sie den Auswahlvorgang ab, die Kundendaten werden dann nicht übernommen.

Neukunde von Hand eintragen

Richtet sich Ihre Rechnung an einen Neukunden, können Sie die erforderlichen Angaben an dieser Stelle selbstverständlich auch manuell vornehmen: Dazu drücken Sie in der Druckansicht auf den Link „Hier klicken, um Empfänger einzugeben“ und tragen die erforderlichen Adress- und Kontaktdaten im folgenden Eingabedialog ein:

Kunde von Hand eintragen

Wenn Sie die Kontaktdaten des Kunden am Ende Ihrer Eingaben in Ihre Kundendatenbank übernehmen wollen, aktivieren Sie die Option „in den Stammdaten speichern“. Die im Kundenstamm gespeicherten Informationen stehen Ihnen dann künftig jederzeit per Knopfdruck bereit.

Weitere Rechnungs-Elemente

Zu den übrigen Rechnungs-Bestandteilen: Sofern Ihnen die vorbereiteten Einleitungs- oder Schlusstexte im Einzelfall nicht behagen, ändern sie auch die einfach, indem Sie auf den betreffenden Textbereich klicken. Daraufhin erscheint zum Beispiel das Dialogfenster „Einleitungstext“: Dort geben Sie Ihre eigene Formulierung ein, die Sie mit Platzhaltern aus dem Menü „Variable einfügen …“ kombinieren können. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der Name des Geschäftspartners oder das aktuelle Datum einsetzen. Die Variablen werden in spitzen Klammern < >  dargestellt und erst bei Rückkehr in die Druckvorschau in lesbaren Text übersetzt.

Falls Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, entfernen Sie den Text inklusive der spitzen Klammern mit der Rückschritt- oder Entf-Taste. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie F12 oder klicken Sie auf „Abbrechen“. Wenn Sie das Dialogfenster „Einleitungstext“ mit F11 (oder Mausklick auf den „OK“-Button) schließen, wird Ihr Text mitsamt den Änderungen in die Rechnung übernommen.

Praxistipp

Per Mausklick auf den blauen Link „Weitere Daten“ öffnen Sie die praktische „Kunden-Schnellansicht“. Dort finden Sie alle wichtigen Kontakt-, Umsatz- und Kontostands-Daten des betreffenden Kunden wieder. Außerdem können Sie bei Bedarf alle Vorgänge, Dokumente, Notizen und die Historie Ihres Geschäftspartners einsehen.

 

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