Kunde will partout keine Rechnung - wie buchen?

1. offizieller Beitrag

    Hallo zusammen,


    dies ist mein erster Beitrag in diesem Forum. Seit wenigen Monaten nutze ich Mein Büro 2010 als Buchhaltungssoftware, und überhaupt habe ich erst kürzlich den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt.


    Als EDV-Dienstleister bin ich überwiegend bei meinen Kunden vor Ort tätig. Kürzlich besuchte ich einen Kunden auf seiner Arbeitsstelle, da er einen Besuch bei ihm zu Hause nicht wollte. Nachdem ich meine Arbeiten beendet hatte, schrieb ich dem Kunden eine Quittung und fragte nach der Adresse, an die ich die ordentliche Rechnung schicken kann. "Ich brauche keine Rechnung" habe ich schon öfter gehört, doch so sehr gewehrt hat sich noch kein Kunde. Ich habe es dann vor Ort dabei belassen, die Quittung auszustellen. Im "Von"-Feld habe ich dementsprechend nur den Namen des Kunden angegeben.


    Für meine Buchhaltung frage ich mich jetzt aber, was ich da denn angebe bzw. in Mein Büro eingebe. Da es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt, ist die Quittung ja zugleich als Rechnung anzusehen (alle Anforderungen erfüllt), sodass ich nicht zwingend ein weiteres Stück Papier zum Kunden schicken muss - obwohl ich es gerne würde. Reicht es daher in meiner Buchhaltung aus, wenn ich als Empfänger lediglich den Namen des Kunden angebe? Ich habe zwar die Firmenvisitenkarte des Kunden, allerdings kann ich ja schlecht dessen Arbeitsstelle als Empfänger eintragen (und die Rechnung dorthin senden à la "z. H. Herrn/Frau XY)...
    In diesem Thema ging es um einen ganz ähnlichen Fall, allerdings war es dort nicht auf der Arbeitsstelle. Kann/Soll/Muss ich es so machen, wie es Tristan hier schreibt? Es sieht mir zumindest etwas seltsam aus, wenn ich in meinem 'Bezahlte Rechnungen'-Ordner Rechnungen für Kunden drin habe, die nur den Namen als Empfänger haben. Ich hoffe, ich mache die Sache nicht komplizierter als sie ist, aber gerade als Jungunternehmer will ich alles sofort, perfekt und richtig. ;)


    Gruß,
    Norres

    • Offizieller Beitrag

    Lege eine Barkunden an, erstelle eine Rechnung und setze diese auf vollständig bezahlt Kasse. Wie Du auch beschreibst.
    Unter Auftragsart kannst du solche Fälle irgendwie markieren als Dein internes Wissen darum. Es ist gut, solche Kunden genau zu pflegen und parat zu haben auch für den Steuerprüfer. Der kann freundliche Formulierungen wählen, ob man - je nach Branche üblich - Kunden ohne Rechnungswunsch... hat.
    Das macht sich gut, dass du auch diese explizit ihm vorweisen kannst, dass du sie angegeben hast. :)

    Da bereits ein Beleg, der alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, erstellt wurde kann man diesen auch einfach über die Kasse erfassen und bei Nutzung der Buchhaltungs-Variante 2 der Kategorie "Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme" nebst dem entsprechenden Steuerschlüssel zuweisen. Eine erneute Belegerstellung ist entbehrlich und auch nicht erforderlich.


    Im Gegensatz zu Samm, bin ich der Meinung, dass die doppelte Belegerfassung nur zu unnötigen Rückfragen des Betriebsprüfers führt, da mit ziemlicher Sicherheit, die Quittungsnummer nicht mit der MB-Rechnungsnummer, die dann in allen MB-Aufzeichnungen auftauchen wird, übereinstimmt.


    Man stelle sich nur einmal vor, bei dem Kunden findet eine Betriebsprüfung statt. Dort wird die Deine Quittung-Nr. 123 gefunden. Nun kommt es zu einer Kontroll-Prüfung bei Dir. Der Betriebsprüfer fragt exakt nach dieser Quittung-Nr. 123. In Deinen Aufzeichnungen taucht diese Quittung-Nr. 123 aber nicht auf, da Du ja im nachhinein noch eine MB-Rechnung-Nr. 2010032801 geschrieben hast. Viel Spass beim Suchen. Im ungünstigsten Fall, hast Du den Durchschlag der Quittung nach der Rechnungserstellung auch noch in die Tonne gehauen und nicht an die Rechnung geheftet. Viel Spass bei dem Versuch, den Betriebsprüfer davon zu überzeugen, dass die MB-Rechnung-Nr. 2010032801 mit der Quittung-Nr. 123 übereinstimmt. Es könnte zudem schwierig werden, den Betriebsprüfer davon zu überzeugen, dass die MB-Rechnungs-Nr. plötzlich nur noch eine interne Ordnungsnummer darstellt.


    Wir machen hier zwar nur EÜR, trotzdem sollen die Aufzeichnungen klar und eindeutig sein..

    Einmal editiert, zuletzt von khmcologne ()

    Beides hat in meinen Augen seine Vor- und Nachteile.


    Die von Samm beschriebene Methode erleichtert es mir, die getätigten Leistungen beim Kunden zu überblicken, was natürlich weitere Arbeit bedeutet. Ich handhabe es vom Prinzip aber allgemein so, dass jeder Kunde eine Rechnung bekommt - zum einen, damit er selbst einen Nachweis über die Arbeiten hat (oder damit seinen Papierkorb füllen kann), zum anderen, damit ich eben sehe, was beim Kunden schon gemacht wurde. Hinzu kommt, dass ich bei einer simplen Buchung in Kasse (-> angenommen, der Kunde will keine Rechnung) nur Belege rumschwirren habe, den eigentlichen Kunden aber gar nicht erfasst habe.


    KHMCologne
    Darf denn die Quittungs-Nr. überhaupt mit der Rechnungs-Nr. übereinstimmen? Das eine ist eine Quittung, das andere eine Rechnung?! Falls ja, dann ist es für mich kein Problem, die später von MB vergebene Rechnungs-Nr. bereits beim Kunden auf der Quittung zu notieren, da die Nummerierung in MB über das Datumsformat erfolgt.
    Die Durchschläge der Quittungen bewahre ich natürlich auf und hefte sie wie du schon schreibst an die Rechnungskopien für meine Unterlagen. Eine Nummerierung der Quittung ist bei den häufig auftretenden Kleinbeträgen (bis 150 €) meiner Meinung nach aber nicht mal gefordert, da für Quittungen die gleichen Anforderungen gelten wie für Rechnungen. Das Ausstellungsdatum müsste demnach (zum Wiederfinden) reichen, oder? Wenn der Kunde die Rechnung einige Tage später bekommen hat, wird ein späteres Wiederfinden ja sehr einfach, da dann eine Rechnungs-Nr. vorliegt. Soweit ich gelesen habe, gelten für Quittungen die gleichen Anforderungen wie für Rechnungen. Der Hund liegt jedoch an anderer Stelle begraben: Die Durchschläge verblassen irre schnell. Es tut mir Leid, wenn es etwas vom Thema abdriftet, aber gehe ich recht in der Annahme, dass der Kunde die Quittung nach Erhalt der Rechnung wegwerfen kann, da alle geforderten Angaben auch in der Rechnung stehen, oder? Im Umkehrschluss würde dies doch bedeuten, dass meine Durchschläge nachweistechnisch keine Bedeutung mehr haben, oder?


    Recht herzlichen Dank für eure Antworten.


    Schöne Grüße und frohe Festtage,
    Norres

    • Offizieller Beitrag

    Hierzu würde ich gerne wieder kommentierende Stimmen einladen. Denn Punkt 1 kennt nicht Nummern als Pflicht und es macht durchaus Sinn seine Handquittungen als quittierte Rechnung in MB nachträglich einzupflegen. Die zwangsläufige Nummerierung in MB kann auch eindeutig angepasst werden statt 201031120001 geht ja auch eine Durchnummerierung à la 001 bis 999 für den Quittungsblock neben den höher ziffrigen Nummerierungen für MB Rechnungen.


    Ich kenne Selbständige, die schon eine Betriebsprüfung hinter sich hatten und Quittungen weiterhin ohne Nummerierung ausstellen bei Beträgen bis 150 €.

    • In den ersten Beiträgen war nie die Rede davon, dass es sich nur um Kleinstbeträge bis 150,00 EUR handelt.
    • Gemäß der Rechnungsrichtlinie des Bundesfinanzministeriums ist eine Rechnung jedes Dokument mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, und zwar unabhängig davon wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.
      Wenn auf der Quittung also nur der Erhalt eines Betrages ohne nähere Angaben quittiert wird, ist es keine Rechnung. Wird hingegen auch die erbrachte Leistung in der Quittung dokumentiert, ist es eine Rechnung.
    • Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Es muss dann aber eine eindeutige Zuordnung gewährleistet sein (z.B. Rechnungs-Nr. auf jedem Dokument)