Verteilung auf 2 Umlageschlüssel nach Betrag

Bei einigen Konten muss ich die Kosten nach verschiedenen Umlageschlüsseln verteilen.

Da die Aufteilungsbasis nicht Prozente sondern Beträge sind, helfe ich mir im Moment mit Excel-Tabellen und verteile die zusätzlich zur Hausgeldabrechnung.
Alternativ wären auch zwei verschiedene Konten denkbar, was aber auch nicht sonderlich übersichtlich ist.

Sehr viel eleganter wäre es, wenn ich in HV nicht nur Prozente eingeben könnte, sondern Beträge, z.B.

• Schlüssel 1 - 3.000 EUR nach MEA
• Schlüssel 2 - Rest nach Verbrauch

Beispiel Wasser:
Schlüssel 1: -574,30 € lt. Abrechnung
Schlüssel 2: Rest (6000 €) nach Verbrauch

Beispiel Müll:
Gesamt 2500 €
Schlüssel 1: 78,22 € lt. Abrechnung (Vorjahr)
Schlüssel 2: Rest lt. Abrechnung (aktuelles Jahr)
(die kann ich natürlich auch zusammen in eine Abrechnung nehmen, getrennt ausgewiesen wär's aber transparenter)

Beispiel Gartenbetreuung:
Schlüssel 1: 1200 € lt. Abrechnung
Schlüssel 2: 3700 € n. MEA

Kannst du mir das erläutern?

Hallo Buffy,

ich versuch's mal der Reihe nach mit ein paar vereinfachten Fallbeispielen:

1. Beispiele Wasserabrechnung:

Im letzten Jahr wurden Abschlagszahlungen in Höhe von 3000 EUR bezahlt, die in der HG-Abrechnung 2010 im Verhältnis des Verbrauchs 2010 verteilt wurden.
Eigentümer A: 1500 EUR
Eigentümer B: 800 EUR
Eigentümer C: 700 EUR

Im Februar kommt dann die Abrechnung von der Gemeinde, die

a) eine Nachzahlung von 100 EUR ausweist.

Diese Nachzahlung muss jetzt verbucht und dann in der Hausgeldabrechnung 2011 berücksichtigt werden. Dabei darf sie aber am Ende natürlich nicht im Verhältnis des Verbrauchs 2011 verteilt werden, sondern entweder
aa) im Verhältnis Verbrauch 2010 (z.B. wenn sich nur der Preis geändert hat):
Eigentümer A: 50,00 EUR
Eigentümer B: 26,67 EUR
Eigentümer C: 23,33 EUR
ab) in einem anderen Abrechnungsverhältnis (z.B. wenn sich Abrechnungskomponenten, z.B: Grundpreise, verschoben haben)
Eigentümer A: 30,00 EUR
Eigentümer B: 40,00 EUR
Eigentümer C: 30,00 EUR
ac) noch komplizierter wird's dann, wenn die Restbeträge ein unterschiedliches Vorzeichen bekommen (s. Bedienung Vorzeichen bei Festbeträgen
Eigentümer A: -5,00 EUR
Eigentümer B: 55,00 EUR
Eigentümer C: 50,00 EUR

b) eine Erstattung (Einnahmerückzahlung) von 100 EUR ausweist. Die Vorzeichen aus den obigen Beispielen aa) kehren sich also um und in ab) und ac) kommen andere Beträge raus.

c) eine Erstattung für 2010 enthält und dann zusammen mit der nächsten Abschlagszahlung 2011 verrechnet wird => Gesamtausgabe, die in Ausgabe und Ausgaberückzahlung gesplittet werden und dann gemäß obigen Beispielen auf die Eigentümer verteilt werden muss.

2. Beispiele Müllabrechnung:
Das Grundproblem ist hier wie beim Wasser: Es wurden zunächst Abschlagszahlungen verteilt und dann kommt irgendwann im neuen Jahr die Abrechnung, nach der einzelne Eigentümer eine Erstattung andere eine Nachzahlung bekommen müssen, die aber zwangsläufig ein ganz anderes Aufteilungsverhältnis haben müssen als die laufenden Abschlagszahlungen für dieses Jahr, weil es sich nur um einen Differenzbetrag handelt.

3. Beispiel Garten:
Einige Eigentümer sollen aufgrund anderer Nutzungsverhältnisse einen festen Sockelbetrag zahlen; der Rest, der im Laufe des Jahres an Kosten anfällt, soll nach MEA verteilt werden:

Sockelbetrag: 300 EUR gesamt
Eigentümer A: 200,00 EUR
Eigentümer B: 100,00 EUR
Eigentümer C: 0,00 EUR

Restbetrag: 3000 EUR (MEA: 50/40/10)
Eigentümer A: 1500,00 EUR
Eigentümer B: 1200,00 EUR
Eigentümer C: 300,00 EUR

gesamt: 3300 EUR
Eigentümer A: 1700,00 EUR
Eigentümer B: 1300,00 EUR
Eigentümer C: 300,00 EUR

Ich hoffe, ich habe in meinen Zahlenbeispielen jetzt keine Rechenfehler eingebaut.

Ich kann alle Beispiele mit Excel-Nebenrechnungen erledigen und dann mit dem Umlageschlüssel lt. Abrechnung arbeiten, es scheint mir aber nicht Sinn der Sache zu sein, zusätzlich zur Abrechnung noch x Excel-Tabellen zu verteilen (schließlich habe ich HV ;-)).
Oder ich kann die Kosten jeweils auf zwei Konten (bei unterschiedlichen Vorzeichen bei Eigentümern müssten es sogar mehr sein) verteilen. Das scheint mir aber auch nicht sonderlich elegant, da man auf diese Weise ganz schnell Konten "verbrät" (was auch für das Problem gilt: Verbesserungsvorschläge Änderung Verteilungsschlüssel ab Datum).

Anmerkung:
Wir rechnen streng nach dem Abflussprinzip ab; periodengerechte Abgrenzungsposten oder ähnliche Praktiken scheiden für uns - laut Anwalt - aus. Trotzdem soll's natürlich gerecht sein.

Anmerkung 2:
Ich bin nicht als Meister vom Himmel gefallen, aber ich lerne gerne täglich dazu, wenn man mir die Gelegenheit dazu gibt!

Zitat von g.horn

Hausgeld- und Nebenkostenabrechnung beinhalten nur die effektiv gezahlten Beträge im Abrechnugsjahr.

Korrekt!
Deshalb kann ich die Nachzahlungen vom Vorjahr, die in diesem Jahr gezahlt werden, auch nicht im Verbrauchsverhältnis dieses Jahres aufteilen.

Zitat von g.horn

Doch das darfsr du ...der Umlageschlüssel bleibt ja gleich.

Wenn es größere Unterschiede im Verbrauch Vorjahr/aktuelles Jahr (z.B. durch Bewohnerwechsel) gibt, dann kann sich der Umlageschlüssel aber ganz krätig ändern!
Eine solche Abrechnung würde nicht akzeptiert.

Hallo Buffy,

Danke für den Tipp!

Das hilft zumindest dann beim Wasser, wenn das Aufteilungsverhätlnis dem Vorjahresverbrauch entspricht (bei uns ist es dieses Jahr noch etwas komplizierter, weil sich das Preisgefüge geändert hat, aber das ist wieder ein anderer Fall).

Bei Müll und Garten komme ich wohl um ein zweites Konto bzw. meine Excel-Nebenrechnung (was mir dann immer noch lieber ist) nicht drumrum.

Davon abgesehen, dass Mieter das Problem des Vermieters sind (ich bin nur WEG-Verwalter), bekommt der Vermieter eben doch weiter meine Excel-Tabelle, und zwar jetzt schon, nach der er mit dem Mieter abrechnen kann.

Zitat von Buffy

Öhm...sorry, wenn ich mich da jetzt mal einklinke   Idefix: du kannst die Nachzahlungen mit Gültigkeitszeitraum 2010 eingeben, dann wirds richtig berechnet und taucht trotz allem in der Abrechnung 2011 auf (bei Eigentümern gilt das Datum der Zahlung)

Hab das jetzt mal durchprobiert:
Abschlagszahlung mit aktuellem Gültigkeitszeitraum und Rückzahlung mit Gültigkeitszeitraum Vorjahr.
Da passiert aber leider gar nichts, es wird immer im Verbrauch aktuelles Jahr auftgeteilt!
...was wieder zu einem Verbesserungsvorschlag führt!

Ich kann den Widerstand gegen Verbesserungsvorschläge hier nicht so ganz nachvollziehen. Selbst wenn sich der eine oder andere Vorschlag bei näherer Betrachtung als nicht umsetzbar erweisen sollte, so lohnt es sich doch immer darüber nachzudenken, und ein Forum ist m.E. der richtige Ort für solche Überlegungen.

Ich habe mir HV zugelegt, weil es unter den Programmen, die ich getestet hatte, meinen Vorstellungen am nächsten kam. Das heißt aber nicht, dass es daran nichts mehr zu verbessern gäbe.
In den gut zwei Monaten, wo ich jetzt damit arbeite, habe ich nicht nur eine Reihe von Bugs gefunden (und zum Glück wurden auch einige einigermaßen zeitnah behoben), sondern auch einiges an Verbesserungspotenzial. Dass macht die Software deswegen nicht grundsätzlich schlecht, aber sie kann noch viel besser werden.