Möglichkeiten der Adressverwaltung

  • Hallo und gutes neues Jahr,


    ich komme nun seit Jahren nicht mit der Adressverwaltung klar und finde gerade mal Zeit, mich darüber zu informieren.


    Meine Kunden sind Firmenkunden und Privatkunden.


    Trage ich eine Firma ein (Name2) und meinen Ansprechpartner in Name3, dann wird Name3 automatisch als Ansprechpartner übernommen.
    Problem 1: Lieferschein enthält nicht mehr den Ansprechpartner, rechnung ja (oder umgekehrt, egal, ist in jedem Falle nicht brauchbar)


    Trage ich eine Privatperson in Name2 ein, dann fehlt mir die Anrede. nehme ich die Anrede in Name1 rein, dann steht der Name2 auch wieder als Ansprechpartner.
    Problem 2: bei Rechnungen und Lieferschein erscheint dann so was wie
    Max Mustermann
    Herrn Max Mustermann
    Straße 2
    sieht total doof aus.


    Okay, soweit so gut. Ich nehme das bastelhafte Aussehen meiner Firma auf dem Firmenpapier in Kauf.


    Potenziert wird jetzt alles, wenn ich einen Serienbrief schreiben will. Wenn dann die Daten für den Ansprechpartner nicht austgefüllt werden (hatte ich mal für eine Option gehalten), dann kommt nur Müll aus dem Drucker.


    Jetzt meine Frage:
    Wie gibt man die Daten am sinnvollsten ein, damit das Aussehen auf dem Firmenpapier sowohl bei den Aufträgen als auch bei den Briefen professionell und richtig aussieht?
    BITTE keinen Vorschlag, die Formulare anzupassen. In der Zeit habe ich die Fakturierung schneller in Excel nachgebaut.


    Danke!

  • Am sinnvollsten gibt man in der Adressverwaltung alle vorhandenen Daten ein. Hierzu gehören übrigens auch solche Sachen wie "Status" und dergleichen.


    Ein Beispiel. Arbeitest Du mit dem Gewerbekunden "Hans Mustermann GmbH, Partner für alle Menschen" zusammen, und Dein Ansprechpartner in Rechnungsfragen ist der Herr Klaus Dings, dann gibst Du eben genau diese Daten ein:


    Firma
    Hans Mustermann GmbH
    Partner für alle Menschen
    Straße 1
    PLZ Ort


    In der letzten Zeile hast Du "Ansprechpartner". Klicke hier mal auf die drei Punkte am Ende ;)


    Wenn die Adresseingabe sauber ist, dann überlegt man sich, welche Adressangaben man an welcher Stelle auf welchem Vorgangsausdruck (Formular) haben möchte - und passt dann die Formulare dementsprechend an. Anders kann's nicht sinnvoll funktionieren.

  • Hallo Manuel,


    danke für die schnelle Antwort. Und wie gibt man Privatkunden an? Da stimmt dann nichts mehr, oder lasse ich dann Firma (sprich Name2) einfach leer? Geht wohl nicht, wie ich glaube. Dann kann ich nicht nach den Kunden suchen. Und damit passt dann nichts.

  • Nee, so sieht das bei mir nicht aus. Dann steht da auf der Rechnung:


    Herr
    Max Mustermann
    Max Mustermann
    Straße 2
    PLZ Ort


    zweimal der Name, weil er den namen sofort als AP übernimmt, sobald die Anrede ganz oben ausgefüllt ist.
    Lass ich die Anrede weg, dann bleibt auch der AP leer und es sieht so aus:


    Max Mustermann
    Straße 2
    PLZ Ort


    So einfach, wie du das erklärst, Manuel, so logisch wäre das Ganze. Aber das hat bei mir von Anfang an so nicht funktioniert. Deshalb habe ich mich jetzt ja diesem Thema gewidmet und möchte das nach einigen jahren endlich mal so hinkriegen, wie es logisch und plausibel wäre.


    Herzlichst

  • Sorry, Manuel. Ic wurde wieder voll vom tagesgeschäft eingeholt. gerade fiel mir ein, dass hier noch eine Antwort zu schreiben ist. Ich melde mich wieder. Ich hoffe, dass es nicht wieder erst zwischen Weihnachten und Silvester ist.


    Vielen Dank für Deine Hilfe.

  • Jetzt habe ich mich dem Ganzen nochmal gewidmet und habe gelöst und weitere Löcher aufgemacht.


    Die Lösung, dass der Ansprechpartner nicht aus dem Name2 gebildet wird, ist ein kleines Häkckchen (siehe Bild). Die Frage, die sich dabei ergibt: Was ist eine Personenanrede? Egal, ob man dort Firma, Herr oder Frau oder Schießmichtot einträgt. Sobald Name1 ausgefüllt wird, wird bei gesetztem Häkcken, aus name2 der Ansprechpartner gebildet.


    Name1: Herr
    Name2: Max Mustermann
    -> Ansprechpartner: Herr Max Mustermann


    Das ist der Grund dafür, dass im Anschriftenfeld in den Formularen bei Privatpersonen immer der name zweimal steht.
    Löscht man den AP nun aus der Adresse, dann ist auf dem Bildschirm auch kein AP zu sehen. Druckt man die Rechnung, wird der AP erneut eingetragen. Löscht man den AP daraufhin ein zweites mal, bleibt der AP auch gelöscht.


    [Blockierte Grafik: https://lh5.googleusercontent.com/-nCDt3BryWs8/Us_MhQyc1OI/AAAAAAAAN4c/yYj9tL8Sut4/w744-h217-no/Image.jpg]



    Nachdem ich wusste, wie ich das automatische Ausfüllen des APs unterbinden konnte, habe ich mich an die Formulare gemacht. Da kann man im Anschriftenfeld dann beim Lieferschein den AP eintragen und beid er Rechnung rausnehmen. Damit war das zweite Problem gelöst.


    Offen bleiben die Altlasten. D. h.: Wie bekomme ich die APs aus allen Privatadressen gelöscht?
    Ich hatte es über Export/ Import probiert: GANZ BÖSE! Habe 10 (aus Vorsicht) Adressen exportiert, anschließend in der Exportdatei die APs gelöscht, dann wieder importiert. Im Glauben, er wird nur die 10 Adressen mit der identischen Adressnummer aktualisieren, blieben bei mehreren tausend Adressen NUR NOCH die Adressnummern stehen. Alles andere, Namen, Anschriften etc, war alles gelöscht. Wie kann denn das sein? Wenn ich nur 10 Datensätze in der Importdatei drinne gabe, wie kann er dann sämtliche Adressen in der Datenbank löschen? Zumal die Adressnummern ja identisch sind und nicht geändert wurden? :thumbdown:

  • Der Ansprechpartner hat im Adressfeld bei Vorgängen aber auch schlicht nichts zu suchen. Die Adresse ist so aufgebaut:


    Name 1
    Name 2
    Name 3
    Straße
    PLZ Ort


    Hier kommt KEIN Ansprechpartner hin. Das ist Dein Fehler.


    Da aus der Ferne keiner beurteilen kann, wie Du beim Import und Export vorgegangen bist, ist hier auch schwer zu sagen, wo genau das Problem war... vermutlich hast Du alle Daten außer der Adressnummer aller Adressen mit "nichts" überschrieben?
    Ich hoffe, Du hast eine Datensicherung oder hast in einem Testmandanten probiert?!

  • Manuel, damit es nochmal klarer wird.
    Wenn in "Name1 (Anrede)" die Anrede "Herr" ausgewählt wird (weil man nur eine Privatperson eintragen möchte?), dann wird (nach einer Standardinstallation) der Ansprechpartner automatisch ausgefüllt!!! Das Häkchen ist dann gesetzt und lese bitte den Satz der Option im Bild.
    Im Formular steht grundsätzlich drinne, wenn Ap ausgefüllt ist dann drucke. Das ist klar. Aber nach der Option im Bild interpretiere ich das Wort "personenanrede" so, als würde der AP nur ausgefüllt, wenn man da beispielsweise Firma oder gemeine drinne stehen hat. Macht die Software aber nicht. Sie arbeitet den Parameter auch ab, wenn da Herr oder Frau drinne steht, welches ich als Personenanrede bezeichnen würde.


    Ja, Datensicherung hatte ich natürlich gemacht. Aber wenn ich nur 10 Datensätze importiere, darf mir die Software trotzdem nicht alles mit "nichts" überschreiben.

  • Wir reden glaube ich komplett aneinander vorbei...
    Im Fenster "Adressdatensatz neu erfassen" gibst Du folgendes ein:
    Name 1 (Anrede) - vorgesehen für Herr/Frau/Firma etc
    Name 2 - vorgesehen für "Klaus Müller" oder "Liesel Meier" oder "Klausimausi GMBH"
    Name 3 - vorgesehen für den Fall Name 1=Firma, Name 2=Firmenname, damit Du hier zB den Inhaber der "Firma Klausimausi GmbH" eintragen kannst.


    Über die Adresse müssen wir nicht reden.
    Wenn Du jetzt bei Anrede "Firma" einträgst, bei Name 2 "Müller GmbH" und bei Name 3 "Klausi Müller", dann wird daraus kein Ansprechpartner (letzte Zeile, ganz unten) erzeugt. Stellst Du jetzt das Feld "Name 1 (Anrede) um auf "Herr", dann wird ein Ansprechpartner gebaut, nämlich in der letzten Zeile, ganz unten. Dort steht dann "Herr Müller GmbH".
    Und das ist auch ein normales und gewünschtes Verhalten.


    Im Formular steht mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht "wenn AP ausgefüllt ist dann drucke". Zumindest nicht dort, wo die Adresse des Empfängers zu stehen hat. Da möchte ich fast eine Kiste Bier wetten.


    Ich verstehe immer noch nicht genau, wo Dein Problem ist, aber nach 10 Minuten per Teamviewer habe ich es sicher verstanden - und wahrscheinlich auch gelöst - je nachdem wie Deine Formulare gestaltet sind.
    Das Angebot hatte ich Dir glaub ich schonmal gemacht.

  • Wenn Du jetzt bei Anrede "Firma" einträgst, bei Name 2 "Müller GmbH" und bei Name 3 "Klausi Müller", dann wird daraus kein Ansprechpartner (letzte Zeile, ganz unten) erzeugt. Stellst Du jetzt das Feld "Name 1 (Anrede) um auf "Herr", dann wird ein Ansprechpartner gebaut, nämlich in der letzten Zeile, ganz unten. Dort steht dann "Herr Müller GmbH".
    Und das ist auch ein normales und gewünschtes Verhalten.

    Hallo Manuel,


    was ist denn daran normales und gewünschtes Verhalten, wenn du einträgst:
    Name 1(Anrede): Herr
    Name 2: Maxe Baumann
    -> ergo: Ansprechpartner: Herr Maxe Baumann


    -> ergo beim Rechnungsdruck:
    Herr
    Maxe Baumann
    Herr Maxe Baumann
    Musterstr.
    Musterort


    Das ist nicht normal, sondern abartig. Das ist das richtige Verhalten, wenn nur Gewerbekunden eingetragen werden, aber nicht bei Privatkunden.


    Was den Teamviewer oder andere Remotesoftware angeht, so tut mir das leid, aber das ist leider nicht machbar. Die Sicherheitsrichtlinien gestatten das nicht, schön gar nicht auf den Rechner mit der Fakturierung. Danke trotzdem für Dein Angebot.


    Da die Sache jetzt eh gelöst ist, besteht da ja auch kein Bedarf mehr. :thumbsup: