Rechnungserstellung mit unterschiedlichen Fälligkeiten

  • Hallo,
    wieder habe ich eine Frage:
    Die Mitglieder unseres Vereins bekommen bisher eine manuelle Rechnung mit unterschiedlichen Fälligkeiten:
    Abgaben, Umlagen usw. sind zahlbar im April;
    die Pacht ist zahlbar im November.


    Ist es möglich nur eine Rechnung mit Leistungen zu generieren, die unterschiedliche Fälligkeiten haben
    oder müssen jeweils 2 Rechnungen erstellt werden?


    Danke für Antworten.

  • Hallo jacoflor,


    da Ihre Frage schon das ein oder andere Mal an uns herangetragen wurde, möchte ich gerne einige allgemeine Hinweise zum Thema Beitragsrechnung, (individuelle) Leistungsrechnung und Rechnungsdatum geben:


    Sie können im Programm WISO Mein Verein zwar festlegen, in welchen Intervallen Beiträge eingezogen werden sollen, in Ihrem Fall bspw. halbjährlich. Es lässt sich jedoch nicht einstellen, dass Beitragssatz A nur in der Rechnung des ersten Halbjahres abgerechnet wird, Beitragssatz B dann ausschließlich in der Beitragsrechnung des zweiten Halbjahres.


    Natürlich gibt es hier Alternativen, allerdings keine ganz einfachen. Zudem muss hier unterschieden werden, ob die jeweiligen abzurechnenden Beträge fix sind, sich also aus den hinterlegten Beitragssätzen ergeben, oder ob es um individuelle Abrechnungen wie Verbräuche etc. geht.


    Bei festen Beitragssätzen könnte man die Rechnungen mit Beitragssatz A für das erste Halbjahr erstellen lassen. Anschließend nimmt man per Massenänderung bei den betroffenen Mitgliedern den Beitragssatz A heraus und hinterlegt stattdessen den Beitragssatz B für das zweite Halbjahr. Nach dem nächsten Rechnungslauf wird dann wieder der erste Beitragssatz eingetragen. Diese Methode ist natürlich etwas umständlich, kann in einfachen Fällen aber helfen.


    Noch einfacher wäre es natürlich, den Zahlungszeitpunkt für alle Zahlungen auf ein und dasselbe Datum festzulegen. Oder Sie legen auch die bisher einmaligen Zahlungen auf die zwölf Monate des Jahres um. Dann ist der Zeitpunkt des Zahlungseinzugs letztlich irrelevant. Aber, wie gesagt, das hilft nur bei fixen Beträgen.


    Im von Ihnen geschilderten Fall geht es aber zum einen um feste Beträge in Form einer Pacht, die man als Mitgliedsbeitrag fix beim Mitglied hinterlegen kann, und zum anderen um variable, individuelle Beträge wie Umlagen. Im ersten Fall sprechen wir also von Beitragsrechnungen, die vom Programm automatisiert erstellt werden können, im zweiten Fall von Leistungsrechnungen.


    Zu den Beitragsrechnungen: An welchem Tag eines Jahres (oder Halbjahres oder Monats) ein Mitglied seinen Beitrag zu zahlen hat, stellen Sie im Datensatz des Mitglieds ein unter dem Reiter „Beiträge & Spenden“ bei „Nächste Rechnung“. Ein Beispiel: Das Zahlungsintervall ist auf „halbjährlich“ gestellt, das Datum für die nächste Rechnung auf „14.06.2017“. Wird nun die Beitragsrechnung erzeugt, stellt das Programm automatisch das Datum für die nächste Rechnung auf den „14.12.2017“. Sie können im Bereich der Mitgliederstammdaten allerdings auch per Massenänderung für eine ausgewählte Gruppe von Mitgliedern oder für alle Mitglieder das Datum der nächsten Rechnung anpassen.


    Bei den individuellen Leistungsrechnungen gilt natürlich das jeweilige Rechnungsdatum. Man kann sich die wiederkehrende Erstellung dieser Rechnungen etwas einfacher machen, indem man im Bereich „Finanzen > Rechnungen“ die letzte Leistungsrechnung des Mitglieds mit der rechten Maustaste anklickt und dann „Kopieren und bearbeiten“ wählt. Die Texte auf den Rechnungen bleiben dann erhalten, Sie ändern nur den jeweiligen Betrag manuell ab.


    Bei einem Rechtsklick auf eine Rechnung können Sie auch „Für andere(n) Empfänger kopieren“ wählen und anschließend mehrere Empfänger auswählen. Der Vorteil: Die Rechnung mit allen Texten (wie z.B. „Ihre Umlage beträgt“, Ihre „Abgaben betragen“ o.ä.) wird für die gewählten Mitglieder kopiert, Sie öffnen anschließend die Rechnungen und brauchen nur noch die jeweiligen Beträge einzutragen, nicht mehr die einzelnen Texte und Positionszeilen.


    Eine andere Möglichkeit, um sich die Arbeit etwas zu erleichtern: Legen Sie einen Beitragssatz „Abgaben“ oder „Umlagen“ an, hinterlegen dort aber keinen Betrag. Wird nun eine Beitragsrechnung für ein Mitglied mit diesem Beitrag erstellt, wird automatisch eine entsprechende Zeile auf der Beitragsrechnung ausgegeben, die Sie dann in jeder Rechnung manuell um den individuellen Betrag des Mitglieds ergänzen.


    Und noch ein letzter Hinweis: Sie können natürlich auch die vom Programm erstellten Beitragsrechnungen öffnen und um weitere Zeilen ergänzen. Damit haben Sie sozusagen eine gemischte Beitrags- und Leistungsrechnung.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel