Umlageschlüssel „lt. Abrechung“ bei Einnahmen funktioniert nicht

    Die Aufteilung bzw. Kostenzuordnung beim Umlageschlüssel „lt. Abrechnung“ funktioniert einwandfrei bei den Ausgaben, jedoch leider nicht bei den Einnahmen.


    Was mache ich da falsch?


    Folgender Fall hierzu:

    Elektroarbeiten von insgesamt 1.447,31 € sind in unterschiedlicher Höhe auf 5 WE umzulegen.


    Die Elektroarbeiten setzen sich aus folgenden Gewerken zusammen:

    1. Hofbeleuchtung 546,85 € (Umlage lt. Beschluss nach Wohnfläche)

    2. individuelle Kosten für unterschiedliche Elektroinstallation in den einzelnen Garagen in Höhe von 876,46 €; dieser Betrag ist „lt. Abrechnung“ wie folgt umzulegen:

      WE 1: EUR 339,51

      WE 2: EUR 0,00 (hat gar keine Garage)

      WE 3: EUR 317,94

      WE 4: EUR 221,94

      WE 5: EUR 0,00 (hat bereits vor Jahren seine Garage selbst mit Elektro versorgt)

    Unter Berücksichtigung der vorgenannten Punkte ergibt sich folgende individuelle Kostenaufteilung der Gesamtsumme von 1.447,31 € auf die einzelnen Eigentümer, die aus Liquiditätsgründen im Rahmen einer SO-Umlage von den Eigentümern bereits bezahlt wurden:

    WE 1: 444,85 €

    WE 2: 105,34 €

    WE 3: 420,36 €

    WE 4: 325,29 €

    WE 5: 151,47 €


    Diese Kosten sollen bei der kommenden Hausgeldabrechung nach dem Kostenschlüssel „lt. Abrechnung“ wie folgt umgelegt werden:

    bei den Ausgaben: KtoNr. 4313 – Elektroarbeiten (Umlageschlüssel „lt. Abrechnung“)

    bei den Einnahmen: KtoNr. 8655 – Sonderumlage Elektroarbeiten (Umlage „lt. Abrechnung“)


    Die Aufteilung „lt. Abrechnung“ funktioniert auch bestens bei den Ausgaben mit dem Assistenten unter "Kostenverteilung".

    Leider habe ich aber Probleme die bereits gezahlte individuelle SO-Umlage der Eigentümer, bei den Einnahmen ebenfalls „lt. Abrechnung“ zu verbuchen; das Programm nimmt zwar den Umlageschlüssel „lt. Abrechnung“ auch bei den Einnahmen an, aber danach ist (im Gegensatz zu den Ausgaben) keine individuelle Zuordnung der Zahlungen auf die einzelnen Eigentümer möglich bzw. wird nicht angeboten!


    Programmfehler oder was mache ich falsch?


    Alternative könnte bei der SO-Umlage (KtoNr. 8655) als Umlageschlüssel natürlich auch „Betrag“ eingegeben werden, aber dann kriegen ja die Eigentümer nicht die Beträge der anderen in der Jahresabrechnung angezeigt, weil der Umlageschlüssel „Betrag“ ja nur direkt dem einzelnen Eigentümer zugeordnet und nur bei ihm angezeigt wird….


    Hat jemand eine Lösung für mich?


    Danke schon vorweg!

    MfG

    Willi

    Ich könnte für eine Sache sterben, aber es gibt keine für die ich töten würde (Mahatma Ghandi)

    Ich verbuche Sonderumlagen immer genauso wie Hausgeldvorauszahlungen. Dann kannst Du individuell jedem Eigentümer einen Betrag zuweisen, der bei der Abrechnung verrechnet wird.

    Ein Schlüssel ergibt sich durch die einzelnen zugewiesenen Beträge. Es ist nur etwas unhandlich, die Beträge in der Sollvorauszahlung einzutragen; tut man das nicht, bekommt man z.B. falsche offene Posten oder Warnungen vom Programm beim Verbuchen. Ansonsten ist mein Vorgehen aus meiner Sicht das Standardvorgehen, da eine Sonderumlage nichts anderes als eine Sonder-Vorauszahlung ist.

    Danke für die Rückantwort. Zunächst mal eine interessante Idee.

    Habe das mal nach deinem Vorschlag durchgespielt. Allerdings bin ich mit dem Ergebnis nicht ganz glücklich, weil es für die Eigentümer bei der Hausgeldabrechnung doch ziemlich unübersichtlich wird.

    Es wäre bedeutend transparenter, wenn bei der Hausgeldabrechung unter "Zusammensetzung der Betriebskosten" auch die SO-Umlagen der Eigentümer sowohl als Gesamtbetrag als auch der individuelle Kostenanteil jedes Eigentümers bei den Einnahmen dargestellt werden könnte.


    Das ginge problemlos, wenn der Umlageschlüssel "lt. Abrechnung" auch bei den Einnahmen funktionieren würde.

    Dann hätte man auch nicht die von dir geschilderten Probleme bei der Verbuchung als "Hausgeldvorauszahlung".


    Die einzige Alternative wäre der in meinem Beitrag geschilderte Umlageschlüssel "Betrag", allerdings halt mit dem Nachteil, dass dann bei der Hausgeldabrechnung in der Aufstellung "Zusammensetzung der Betriebskosten" nur die individuelle SO-Umlage des jeweiligen Eigentümers bei den Gesamtkosten ausgewiesen wird; das ergibt also ein falsches Bild bzgl. der Gesamteinnahmen.


    Zumindest werden dann aber bei der Gesamtkostenaufstellung die Beträge der SO-Umlage alle aufgeführt und damit etwas transparenter dargestellt.


    Vielleicht mache ich mal ein Ticket auf, mit dem Vorschlag, das im HV auch bei den Einnahmen zu implementieren; dürfte doch keine große Sache sein, da es bei den Ausgaben ja schon funktioniert.


    mfg

    Willi

    Ich könnte für eine Sache sterben, aber es gibt keine für die ich töten würde (Mahatma Ghandi)

    Zitat

    Vielleicht mache ich mal ein Ticket auf, mit dem Vorschlag, das im HV auch bei den Einnahmen zu implementieren; dürfte doch keine große Sache sein, da es bei den Ausgaben ja schon funktioniert.

    Ich verstehe jetzt nur nicht, warum Du Einnahmen mit einem eigenen Schlüssel aufteilen willst: Was machst Du, wenn jemand seinen Anteil nur teilweise oder gar nicht bezahlt? Basis können doch nur die Vorauszahlungen sein. Da gibt es nichts zu verteilen, es sind ja nichtmal Einnahmen im Sinne von Gewinnen, sondern nur Abschlagszahlungen! In der Abrechnung siehst Du doch, welche Vorauszahlungen geleistet wurden. Genau dahin gehört doch die Sonderumlage.

    Zitat von wohnhofAtrium
    Zitat

    Ich verstehe jetzt nur nicht, warum Du Einnahmen mit einem eigenen Schlüssel aufteilen willst:

    Ich bin gezwungen einen eigenen Schlüssel zu bilden, weil individuelle Kostenanteile verbucht werden müssen, die einheitlich weder nach Wohnfläche, noch nach MEA oder nach Einheit umgelegt werden können. Außerdem weise ich jeder SO-Umlage wegen der besseren Übersicht eine eigene Konto-Nr. zu.

    Zitat von wohnhofAtrium
    Zitat

    ....Was machst Du, wenn jemand seinen Anteil nur teilweise oder gar nicht bezahlt? .......

    Kein Problem: der säumige Eigentümer bekommt dann bei der Hausgeldabrechnung seine ausstehende Zahlung bei "seinen Einnahmen" (rechte Rubrik in der beigefügten Übersicht) auch nicht gut geschrieben. Sein nicht gezahlter Anteil wird dort also mit dem Betrag von 0,00 EURO ausgewiesen; damit erhöht sich dann automatisch seine Hausgeldnachforderung um genau diese nicht gezahlte SO-Umlage. Habe aber noch nie erlebt, dass ein Eigentümer die gemeinsam beschlossene SO-Umlage nicht gezahlt hat. Falls doch, gäbe es hier auch entsprechende Möglichkeiten bzw. Druckmittel im Vorfeld. Kann ja wohl nicht sein, dass unser Girokonto nicht liquide bleibt, nur weil einer seine SO-Umlage nicht bezahlt.....


    Vielleicht habe ich mich insgesamt nicht klar ausgedrückt, um was es mir geht. Mein Anliegen ist die Transparenz in der Abrechnung. Und wenn ich in der Übersicht "Zusammensetzung der Betriebskosten" bei den Gesamtkosten zwar die Ausgaben oben als Gesamtsumme stehen habe, möchte ich auch die Einnahmen darunter gegenübergestellt sehen. Sonst gibt das Ganze doch ein falsches Bild.


    Mit deinem Vorschlag, die SO-Umlage über die Hausgeldvorauszahlungen zu verbuchen, werden nur die Ausgaben, nicht jedoch die Einnahmen der "SO-Umlage Elektro" auf der Übersicht "Zusammensetzung der Betriebskosten" erscheinen -und das ergibt eben ein falsches bzw. unvollständiges Bild.


    Zur Verdeutlichung habe ich mal zwei solcher "Zusammensetzung der Betriebskosten" beispielhaft hier eingefügt und dort die Problempunkte direkt gekennzeichnet; hoffe, dass ich so besser verdeutlichen kann, um was es mir geht.


    Bei der ersten erfolgt die Verbuchung der SO-Umlage Elektroarbeiten sowohl bei Ausgaben als auch bei den Einnahmen "lt. Abrechnung":

    positiv dabei ist, dass die gesamten Einnahmen der SO-Umlage links unter Einnahmen bei den Gesamtkosten ausgewiesen werden; Nachteil: rechts steht der Betrag 0,00, weil -und das ist ja das eingangs von mir geschilderte Problem- das Programm keine Aufteilung "lt. Abrechnung" bei den Einnahmen zulässt.


    WEG-Abrechnung -lt. Abr.pdf


    Bei der nachfolgenden "Zusammensetzung der Betriebskosten" erfolgt die Verbuchung der SO-Umlage Elektroarbeiten bei den Einnahmen nach "Betrag":

    positiv dabei ist, dass der vom einzelnen Eigentümer gezahlte Betrag der SO-Umlage rechts ausgewiesen wird; Nachteil: bei den Gesamtkostenwird nicht die Gesamtsumme der SO-Umlage, die alle Eigentümer gezahlt haben ausgewiesen, sondern ebenfalls nur die Summe des einzelnen Eigentümers. Das ergibt ein vollkommen falsches Bild.


    WEG-Abrechnung -lt. Betrag.pdf



    Aus all den v.g. Gründen fände ich es sinnvoll, wenn man auch bei den Einnahmen mit dem Schlüssel "Lt. Abrechnung" eine individuelle Zuweisung der Beträge an den Eigentümer / Mieter vornehmen könnte -wäre auch in anderen Fällen sehr hilfreich.

    Ich könnte für eine Sache sterben, aber es gibt keine für die ich töten würde (Mahatma Ghandi)

    2 Mal editiert, zuletzt von wimala () aus folgendem Grund: Berichtigung

    Ich versuch‘s nochmal auf den Punkt zu bringen: Es gibt zwei Vorgänge, die Du verteilen willst, nämlich die Ausgabe, die nach besonderem Schlüssel verteilt werden soll und die Einnahme der Vorauszahlung, die abgerechnet werden soll. Eine Ausgabe nach einem beliebigen Schlüssel abzurechnen, ist ja kein Problem, und die Notwendigkeit kann sich ergeben. Nun möchtest Du die Einnahme der Sonderumlage genau so behandeln wie eine Ausgabe, nur mit umgekehrtem Vorzeichen.

    Theoretisch geht das, dann würdest Du eine Ausgaberückerstattung buchen. Genau dann erscheinen in der Buchung auch die Ausgabenkonten. In diesem Fall behandelt das Programm die Beträge aber wie Ausgaben, ebenso werden Sie aufgelistet.


    Warum sollte man die Einnahme über eine Vorauszahlung abbilden?

    Stelle Dir vor, Du wolltest diese „Sonderumlage“ nicht auf Basis einer konkreten Rechnung erheben, sondern vorab als Vorauszahlung. Unerwartet wird nun diese Ausgabe erst im nächsten Geschäftsjahr fällig. Die Hausgeldabrechnung würde den gezahlten Betrag dann den Eigentümern wieder zurückerstatten. Alternativ kannst Du aber beschließen lassen, dass das Geld in eine Rücklage eingezahlt wird. Wenn Du das aber machst, muss der Aufteilungsschlüssel der Einzahlung auch demjenigen der entsprechenden Rücklage entsprechen! Ansonsten würdest Du ja Geld umverteilen. Dieser Punkt ist sehr wichtig: Du kannst daher bei Einnahmen, nicht mit beliebigen Schlüsseln arbeiten, es ist auch keine gute Idee; Du müsstest ja sonst eigene Rücklagenkonten mit jeweils eigenen Schlüsseln anlegen.

    Konsequenz: Eine Sonderumlage kannst Du z.B. auf Basis von Miteigentumsanteilen verteilen; im Standardfall bleibt dann die Möglichkeit der Buchung in die IHR. Wenn es einen starken Grund für eine andere Verteilung gibt, dann sollte die Einnahme auch als Vorauszahlung verbucht werden.

    Dass das Programm die Vorauszahlung der Sonderumlage nicht separat ausweist, ist nur konsequent, denn im Grunde kommt es doch gar nicht darauf an, wie die Zahlungen der Eigentümer zustande kommen, entscheidend für den noch zu überweisenden Betrag ist am Ende die Ist-Zahlung. Für die Entstehung der Verbindlichkeit (Abrechnungsspitze!) ist aber die Soll-Zahlung entscheidend, denn mit der Rechnung über die Sonderumlage entsteht ja bereits die Verbindlichkeit bzw. deren Verjährungsfrist. Das alles bildet der Hausverwalter sauber ab. In Deinem Beispiel wäre dann die Frage, wie Du die Differenz zwischen Soll und Ist korrekt abbildest.

    Vielen Dank für diese ausführliche Beleuchtung der Thematik. Hatte nur meinen "einfachen Fall" gesehen (SO-Umlage aufgrund einer konkreten Rechnung, Zahlung im laufenden Wirtschaftsjahr) und nicht "über den Tellerand" geschaut.


    Aufgrund deiner Argumente werde ich mich wohl auch für die Verbuchung als Vorauszahlung entscheiden, auch wenn dabei die Transparenz nicht in dem Umfang gegeben ist, wie ich es mir gewünscht hätte.


    Nochmals Danke für deine Mühe und die klärenden Ausführungen. :thumbup:

    Ich könnte für eine Sache sterben, aber es gibt keine für die ich töten würde (Mahatma Ghandi)

    Update - doch noch eine bessere Lösung gefunden!!

    Empfehlung von Buhl Data: die SO-Umlage als "Ausgaberückzahlung" zu verbuchen; dadurch ist auch eine individuelle Kosten-Zuweisung an die einzelnen Eigentümer möglich.

    Hierzu muss allerdings ein eigenes Umlagekonto gebildet werden unter "Stammdaten - Gebäude".


    Für meinen eingangs geschilderten Fall habe ich nun ein solches Umlagekonto gebildet und folgende zwei Kontonummern vergeben:

    KtoNr. 4313 Instanh./Mod. Elektroarbeiten (Umlageschlüssel: "Lt. Abrechnung") -Verbuchung der Kosten als AUSGABE

    KtoNr. 4314 SO-Umlage "Elektroarbeiten" (Umlageschlüssel: "Lt. Abrechnung") -Verbuchung der Umlage als AUSGABERÜCKZAHLUNG mit individueller Kostenzuweisung an jeden Eigentümer.


    Bei der Hausgeldabrechung werden nun in der Übersicht "Zusammensetzung der Betriebskosten" alle Kosten als Einnahme und Ausgabe angezeigt, ebenso in der Übersicht "Zusammensetzung der Gesamtkosten".


    Wichtiger Hinweis: würde dagegen die SO-Umlage ebenfalls unter der KtoNr. 4313 als AUSGABERÜCKZAHLUNG verbucht, erfolgt keine Abbildung der Kosten unter "Zusammensetzung der Betriebskosten"; in diesem Falle werden die Kosten nur in der Übersicht "Zusammensetzung der Gesamtkosten"ausgewiesen.


    Ich halte die Verbuchung als AUSGABERÜCKZAHLUNG für die derzeit bessere Alternative, weil

    a) einfacher zu verbuchen

    b) keine Probleme mit den Vorauszahlungen

    c) transparentere Darstellung bei den Übersichten und den Vorauszahlungen


    Trotzdem sollte das Ziel sein, künftig auch bei den Einnahmen individuelle Zuweisungen beim Kostenschlüssel "Lt. Abrechnung" auf Mieter/Eigentümer vornehmen zu können. Dies wurde auch als Verbesserungsvorschlag von der Servive-Hotline entgegen genommen; ob und wann die Implementierung erfolgen wird, steht natürlich in den Sternen.....

    Ich könnte für eine Sache sterben, aber es gibt keine für die ich töten würde (Mahatma Ghandi)

    Ich zitiere mich mal selber:

    Zitat

    Theoretisch geht das, dann würdest Du eine Ausgaberückerstattung buchen. Genau dann erscheinen in der Buchung auch die Ausgabenkonten. In diesem Fall behandelt das Programm die Beträge aber wie Ausgaben, ebenso werden Sie aufgelistet.

    Das ist doch genau das, was Du schreibst bzw. der Support vorgeschlagen hat, etwas in Kurzform zugegebenermaßen. Mich überrascht nur, dass das zum gewünschten Ergebnis führt, aber dann hast Du ja eine Lösung gefunden, die für Dich passt!