Fehlende Rechnungsnummer

1. offizieller Beitrag

    Hallo zusammen,

    habe eine Frage. Ich hatte eine Steuerprüfung für 2014, 2015, 2016. Da wurden leider einige Rechnungsnummern nicht gefunden. Warum auch immer. Anscheinend gelöscht. :(

    D.h. ich hatte keine fortlaufende Rechnungsnummern. Da wird leider noch was auf mich zukommen.


    Aus Fehlern wird man klug. Habe mir 2017 und bißheriges 2018 angeschaut. Da fehlen leider auch Rechnungsnummern zwischendurch. Was kann ich tun, falls eine Steuerprüfung kommt, das diese Rechnungsnummern nicht fehlen. Oder gibt es eine gute Idee, die mich nicht wieder in Bedrängniss bringt. Ich kann doch schlecht von Hand einfach ein paar Rechnungsnummern eingeben. Das Datum wäre ja für 2017 völlig falsch.

    Lg Ralf

    Fehlende Rechnungsnummern an sich sind kein Grund für eine Schätzung! Die Vorschrift heisst, es darf eine (Ausgangs-)Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden, es steht aber nirgends, dass die Reihenfolge lückenlos sein muss! Geht auch nicht, da viele Ihre Nummern so vergeben, dass z. B. das Datum integriert ist - hier wird es immer Lücken geben.


    Du musst nur plausibel erklären können, wie die Lücken entstanden sind (z. B. Storni, Falscheingaben etc,). Hier solltest du einmal in deinen Unterlagen forschen, ob du noch etwas hast zum "Vorzeigen".


    In Zukunft regelmäßig auf Lücken prüfen und dokumentieren, warum - reicht völlig aus.

    Zitat von RebellDuck

    Da wurden leider einige Rechnungsnummern nicht gefunden.

    nur im Programm, oder auch in den Papierformunterlagen nicht?

    Letzteres wäre fatal, da schon 14 - 16 "Unregelmäßigkeiten" festgestellt wurden und für 17 u. evtl. folgende Jahre keine Konsequenzen gezogen wurden.

    Da ich nicht in den Arbeitsablauf Fakturierung/OP-Buchhaltung > Buchhaltung einblicke, kann ich nur zur täglichen Datensicherung und zu einem gut organisiertem sorgfältig geführten Ablagesystem raten.

    Hallo babuschka,hallo Bautroika

    leider hat mir die Steuerberaterin und die Frau vom Finanzamt anders gesagt. Ich hätte wenigstens ein Storno beilegen müssen.


    In beiden Formaten hatte ich es nicht. Weder Papier noch im Programm. Sonst hätte ich es ja ausgedruckt.


    Danke für eure Antworten.


    Leider habt ihr mir mit meinem aktuellen Problem geholfen. Muss ich ein Storno schreiben? Muss da nicht dann auch die stornierte Rechnung beiliegen?

    Gruß

    Zitat von RebellDuck

    Leider habt ihr mir mit meinem aktuellen Problem geholfen.

    fehlt da etwa das "nicht" ? ;)



    Zitat von RebellDuck

    Ich hätte wenigstens ein Storno beilegen müssen.

    hmmm davon (dass Du RG´s storniert hast) ging aus Deinem Eingangspost nicht hervor.

    Zitat von RebellDuck

    Da wurden leider einige Rechnungsnummern nicht gefunden.

    Wie auch immer.

    Du kannst eine Rechnung nicht einfach in Deinem "System" stornieren. Eine Stornorechnung/Rechnungskorrektur muss auch dem Rechnungsempfänger übermittelt werden, damit dieser nicht unberechtigterweise Vorsteuer zieht und seinen Aufwand korrigiert.

    Fehlt bei Dir der Nachweis dass die Rechnungen "storniert" wurden, könnte es sogar auf "leichtfertige Steuerverkürzung" hinauslaufen.

    Zitat von babuschka

    sind kein Grund für eine Schätzung!

    davon ist ja (noch) nicht die Rede.

    Zitat von babuschka

    Die Vorschrift heisst

    ..... was viele nicht wissen fortlaufende Rechnungsnummern und der weiterführende Link besagt auch:

    Zitat

    Alle Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag von 150,01 Euro müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten, die Sie nach Ihren Wünschen aufbauen dürfen. Die Hauptsache ist, dass sie fortlaufend und eindeutig ist. Dabei sind Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben, z.B. B-007-KR-2004, ebenso zulässig, wie die Bildung von Nummernkreisen, z.B. nach Inland und Ausland oder Filialen. Wichtig ist nur, dass der Nummernkreis keine Lücken enthält (z. B. 21, 22, 24, ...).


    der Nummernkreis mit Datum könnte sein 18.11.2018-01 folgt im Ordner 18.11.2018-03 fehlt irgendwie die 02

    Zitat von Bautroika
    Zitat von babuschka

    was viele nicht wissen fortlaufende Rechnungsnummern und


    genau das hat babuschka doch gesagt!

    Zitat von RebellDuck

    Und was kann ich jetzt machen, damit ich für fehlende Rechnungen bzw. die dazugehörigen Rechnungsnummer, keinen Ärger bekomme?

    Du solltest herausfinden, was der Grund für die fehlenden Nummern ist. Lücken sind erlaubt - siehe die Links von Bautroika, sollten aber plausibel erklärt werden können. Das kannst aber nur du anhand deiner Buchhaltung, Rechnungsschreibung, Zahlungseingängen etc. herausfinden. Ist etwas Fleißarbeit, dürfte sich aber lohnen.


    Übrigens finde ich es etwas seltsam, dass weder Steuerberater noch Betriebsprüfer hier die Vorschriften kennen und Konsequenzen wegen fehlender Nummern ankündigen! Verweise sie einmal auf die Vorschriften und weise darauf hin, dass fehlende Nummern per se kein Grund sind, die Buchhaltung anzuzweifeln. Da Rückfragen kommen werden, solltest du aber dann schon einen plausiblen Grund nennen können, warum Lücken vorhanden sind (findest du vielleicht am schnellsten in den aktuellen Buchungen).

    Ich kann es leider nicht erklären. Ich denke ich habe angefangen eine Rechnung zu schreiben, da wurde die Nummer ja dann automatisch vergeben. Dann habe ich wohl anscheinend die Rechnung doch nicht geschrieben und denn Vorgang gelöscht ( war dumm von mir ). Die gelöschte Rechnungsnummer wurde dann bei der nächsten Rechnung die ich geschrieben habe nicht berücksihtigt, sondern eine fortlaufende Neue erstellt. Schade

    Da setzt sich die Prüferin aber möglicherweise in die Nesseln. Der BFH hat erst vor Kurzem wieder betont, dass es keine Pflicht zu einer fortlaufenden Nummerierung gibt. Die Prüferin muss also andere Anhaltspunkte nachweisen, anhand derer sie vermutet, dass du Umsätze nicht deklarierst. Fehlende Rechnungsnummern sind kein Grund, die Buchführung per se anzuzweifeln.


    Sprich sie einfach darauf an - auch die Steuerberaterin ist hier keine Zierde ihres Berufsstandes. Sie müsste dich genau auf diese Tatsachen hinweisen (könnte man bei bösem Willen schon als Falschberatung deklarieren).

    Zitat von nesciens

    Der BFH hat erst vor Kurzem wieder betont, dass es keine Pflicht zu einer fortlaufenden Nummerierung gibt.

    Aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Seite 497) geht hervor:


    Zitat

    Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.


    Nebenbei:

    Bei größeren und ständig widerkehrenden Ungereimtheiten, besteht seitens der Finanzbehörde die Möglichkeit eine USt.-Sonderprüfung anzuberaumen, bei der u.U. sogar der Kundenstamm der Rechnungausstellenden Firma aufgefordet wird, den getätigten Jahresumsatz mit der zu prüfenden Firma nachzuweisen.

    Aber bei „Lücken“ in der Nummernreihenfolge handelt es sich eben nicht um „größere und ständig wiederkehrende Ungereimtheimten“, weil dies erlaubte Vorgehen nicht zu einer Ungereimtheim führen kann.


    Bevor solche Maßnahmen eingeleitet werden, muss über statistische Kontrollen wie das Verhältnis von Wareneinsatz zu Umsatz und den anderen prüferischen Methoden (auch Chi Quadrat, mit Vorsicht) erst einmal nachgewiesen werden, dass „Ungereimtheiten“ vorliegen. Dann muss nachgewiesen werden, dass diese „groß“ sind und „regelmäßig wiederkehren“. Da hat die Prüferin erst einmal einen Haufen Arbeit! Sie muss nämlich nachweisen, dass diese Voraussetzungen gegeben sind.


    Es geht also hier für den TE in erster Linie darum, diese „abstrusen“ Vorwürfe vom Tisch zu bekommen. Und wenn die StBin hier nicht am gleichen Strang zieht hat er ein Problem, dies in steuerrechtlich richtiger Form zu tun. Auf alle Fälle muss er der Prüferin am besten schriftlich mitteilen, dass Lücken kein Verstoß gegen irgendwelche steuerlichen Vorschriften sind. Schriftlich, um dies später nachweisen zu können.

    • Offizieller Beitrag

    Schon einmal daran gedacht, dass der Hinweis, es müsse sich nicht zwingend um fortlaufende Rechnungsnummern handeln, auf den Zusammenhang mit dem gewählten Nummernkreis hinzielt? Es gibt ja nun einmal wählbare Nummernkreise, bei denen die Rechnungsnummern gar nicht fortlaufend sein können.


    Ein Beispiel wäre das einbezogene Datum: 2016-11-10-01, 2016-11-10-02, 2016-11-10-03, 2016-11-12-01, 2016-11-15-01, 2016-11-15-02


    Nicht fortlaufend aber nachvollziehbar. "Lücken" aufgrund des Datums immer vorhanden, aber nachvollziehbar. Und genau so ist die Vorschrift gemeint.


    Anders dann aber: 2016-11-10-01, 2016-11-10-02, 2016-11-10-03, 2016-11-10-05, 2016-11-10-07, 2016-11-10-08


    Für jeden sichtbare offensichtliche Lücken, die eben nicht nachvollziehbar sind.


    Und man sollte dem Prüfer und vor allem aber auch einem Steuerberater soviel Kenntnis und Einfühlungsvermögen zugestehen, dass er erkennt, wann eben solche "schädliche" Lücken vorhanden sind. Vor allem aber, wenn es sich eben laut TE um "einige" (näheres sagt er/sie und ja nicht) Rechnungsnummern handelt. Auch fehlt uns eine Aussage, inwieweit während der Prüfung auch weitere Mängel in der Buchführung festgestellt worden sind. Da wird es ggf. zumindest eine Erwähnung im Prüfungsbericht geben. Und während der Prüfung haben Berater/in und Prüfer/in sicherlich auch über das Thema gesprochen und es wird entsprechende Notizen geben. Und in der Schlussbesprechung wird das Thema sicherlich auch aufgegriffen worden sein, sofern nicht darauf verzichtet worden ist. Und im Zweifel hat man sich dann aufgrund vorhandener Mängel insgesamt auf eine Zuschätzung verständigt.


    Man sollte immer ganz vorsichtig sein, irgendwelche Beteiligten als, gelinde gesagt, Unwissende hinzustellen, sofern man nicht den gesamten Sachverhalt kennt. Und ich glaube nicht, dass die paar Zeilen der/des TE/in hier eine entsprechende Schlussfolgerung zulassen.