Überverteilung Heizkosten – Verrechnungskonto

Eckdaten:

- Mehrfamilienhaus, Haus- und Mietverwaltung

- Wärmeerzeuger über eine Wärmepumpe (Strom)

- externer Ablesedienst für Heizung/Warmwasser

- Abschläge der Versorger auf das Hausgeldkonto/Girokonto gebucht (Kontostände müssen ja stimmen und stimmen auch)

- Über den Hausverwalter => Kostenverteilung => Angaben zur Heizkostenabrechnung => Zuordnung der Werte des Ablesedienstes auf die Mieter/Eigentümer => allen den passenden Wert zugeordnet

Nun wird mir eine Überverteilung der Heizkosten auf das Konto 4599 gebucht, dieses dann auf das Verrechnungskonto (die Überverteilung ist der komplette Betrag, den der Heizungsversorger für Heizung und Warmwasser errechnet hat).

Was schön dabei ist: Der Kontostand des Hausgeldkontos/Girokontos stimmt. Was unschön ist: Das Verrechnungskonto befindet sich mit seinem Endstand „im Minus“.

Nun setzen sich die Kosten für die Heizkosten/Warmwasser ja aus den Abschlägen Wasser, Strom für die Wärmepumpe, Abwasser/Kanalgebühren und die Kosten für den externen Dienstleister zusammen. Und natürlich auch noch durch die Abrechnung der Stadtwerke am Ende der Abrechnungsperiode. Der externe Dienstleister rechnet natürlich in seiner Abrechnung die Kosten für Wasser, Abwasser, Brennstoff (hier Strom) und teilweise seine eigenen Kosten ein. Wie kann ich also den Betrag, der in dem Verrechnungskonto (Überverteilung Heizkosten) aufgeführt ist, gegenrechnen, so dass es wieder auf „0“ gesetzt werden kann?

Ich hoffe, ich habe den Sachverhalt einigermaßen klar ausgedrückt. Ansonsten bitte ich um Rückfragen, Denkanstöße oder ähnliches.

Viele Grüße!

(P.S. Wäre es eine reine Mietverwaltung, wäre das alles nicht wichtig. Da es sich jedoch auch um eine Hausverwaltung handelt, solte jeder 1ct zu erklären sein :=) ).

Erst einmal vielen Dank für die Ausführung. So etwas Ähnliches habe ich hier schon einmal gelesen.

Nein, ich komme damit noch nicht klar.

Die Kontostände müssen mit jeder Buchung stimmen und nicht erst am Ende des (Wirtschafts-)jahres. Deshalb lasse ich die Abschläge natürlich vom Girokonto abbuchen und auch im Hausverwalter so abbilden.

Es ist auch gar kein Problem, die "Schlussrechnungen" im folgenden Jahr korrekt auf die Konten zu buchen, auf denen die Abschläge gesammelt worden sind. Entweder gibt es ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Zusammen mit den Abschlägen ergibt das genau den Schlussbetrag. Abrechnungszeitraum eben das Vorjahr des Buchungsdatums.

Insgesamt z.B. 11 x 107 € Abschläge für Strom Wärmepumpe abzüglich 105 € Guthaben = Endbetrag.

Ich habe 4 Abschlagskonten, die für die Heiz- und Warmwasserkosten wichtig sind:

4576 Abschlag Strom HT Wärmepumpe

4577 Abschlag Strom NT Wärmepumpe

4151 Abschlag Wasser allgemein

4161 Abschlag Schmutzwasser

plus Rechnungen des Dienstleisters (Mietrechnung, Servicerechnung, Schlussrechnung)

Mein Problem ist der externe Ablesedienst.
Wenn ich die Warmwasser- und Heizkosten, die er für das Jahr ausrechnet, in den Hausverwalter über "Angaben zur Heizkostenabrechnung" eintrage (s.o.), dann sind dort (Hausverwalter nimmt Konto 4599 dafür) all die Kosten der Abschläge plus die Kosten des externen Dienstleisters enthalten. Der Betrag ist also "doppelt" vorhanden, einmal über sämtliche Abschläge und nun noch über den externen Ablesedienst.
Ich gebe dem externen Ablesedienst genau die Endbeträge für die Brennstoffkosten, das Wasser und das Abwasser an, das muss ich ja.

Ich müsste "nur" die Kosten aus dem Konto 4599 "Überverteilung HK", welches die Heizkosten enthält, die direkt zuzuordnen sind, gegen die anderen Konten buchen können oder die Kosten aus diesen Konten dort einfließen lassen.

Mir fehlt also die Schnittstelle zwischen 4599 und 4151/4161/4576/4577.

Oder aber ich buche die Abschläge alle gleich auf 4599, und auch die Rechnungen des Dienstleisters dorthin. Dann müsste der Hausverwalter keine Überverteilung anlegen und dann müsste sich das doch erledigt haben?

Habe noch das Beispiel der Schlussrechnung über 10.26 € angehängt...

Kleiner Zwischenbericht.

Die betreffenden Konten alle auf 4599 gebucht (Rechnungen externer Dienstleister, Abschläge Wasser, Strom Wärmepumpe, Schmutzwasser).

Sieht alles gut aus, keine Beträge mehr auf dem Verrechnungskonto. Passende Kontostände zu jeder Zeit.

Und das beste: Keine Umbuchungen von irgendwas an irgendwen. Wunderbar. Einfach.

Jetzt bin ich zufrieden.

Meinst Du mit Einheit das Objekt oder eine Einheit als Wohnung?

Doch, Aussagen über die einzelnen Kostenbestandteile werden auch angegeben. Und zwar in der "Zusammensetzung der Gesamtkosten", Übersicht über die Heizkosten. Wie Du siehst, werden auch die (Zwischenrechnungen des externen Ablesedienstes angegeben). Anbei auch ein Screenshot, wie das dann aussieht:

Die Schlussrechnung der Stadtwerke enthält die Kosten über den Gesamtverbrauch abzüglich der geleisteten Abschläge. Dann gibt es ein Guthaben oder eine Nachzahlung, die die Stadtwerke mit dem 1. Abschlag "verrechnet". Das sieht dann so aus, wie in dem Screenshot "3 Einträge höher". Das muss ich dann voneinander trennen, aber das müsste man sowieso tun. Nur, dass in dem oberen Eintrag die Kontozuordnungen noch alt sind. Also mache ich mal fix einen neuen Screenshot:

So "kompliziert" sieht eine aufgeteilte Rechnung mit einem Guthaben in Höhe von 10.26 € aus.

Und genauso mache ich das auch mit der (Schluss-)Rechnung des externen Dienstleisters. Da die Konten ja jederzeit mit dem Kontostand stimmen müssen, und es zwischendurch von diesem Dienstleister eine "Rechnung über die Miete/Wartung" gibt oder eine "Servicerechnung", die auch vom Girokonto gebucht werden, muss ich diese auch in die Heizkosten im Hausverwalter aufnehmen. Ende März gibt es dann seine Schlussrechnung, die dann (s. 1. Screenshot letzte Zeile) noch eingebucht wird. Und alles in allem, abgesehen von 2 ct Rundungsdifferenz, die aber beim Dienstleister auftreten, und nicht im Hausverwalter, passen die Kosten. Sprich: Alle Abschläge und alle Guthaben/Nachzahlungen ergeben die Summe, die auch der externe Dienstleister gerechnet hat.

=> bedeutet: es treten keine doppelten Kosten auf, und es finden keine Verrenkungen mit Verrechnungskonten und keine komplizierten Umbuchungen statt. Danach habe ich ja lange gesucht. Dass es im Grunde genommen so einfach ist, habe ich nicht gedacht. Aber es ist sehr logisch.

Aufteilung Schlussrechnung externer Ablesedienst:

Die nicht umlagefähigen Kosten werden den Eigentümern in Rechnung gestellt, da es sich um Kosten handelt, die die Mieter nicht zu tragen haben. Wie gesagt, das ist eine WEG-Verwaltung.

Ich hoffe, ich habe Dich richtig verstanden und meine Erklärungen sind nachzuvollziehen.

Die Stadtwerkerechnung bekommt das Zahlungs- und Wertstellungsdatum, welches der Abgang der Zahlung vom Girokonto hat. Damit das Konto stimmt.

ich gebe jedoch den Guthaben oder Nachzahlungen den Gültigkeitszeitraum vom 01.01.2018 - 31.12.2018 an und den Abschlagszahlungen auf diesem Beleg dann den Monat 2019.

Hallo Mats,

ja leider ist die PM Funktion im Forum abgeschafft worden. Zuviel Missbrauch. Schade im Grunde genommen.

Eine Darstellung des Problems ist hier nicht möglich? Der Eintrag von mir "oben" ist ja schon älter, und inzwischen gibt es dafür eine Lösung, die ich hier auch präsentiert hatte.