Rücklagenentwicklung: Ist-Bestand größer als Soll-Bestand - Wie lässt sich der Istbestand korrekt reduzieren bei gleichem Soll-Bestand

Die Sollzuführung legst Du für das gesamte Abrechnungsjahr fest in den Angaben zur Kostenverteilung für die Rücklagen. Den Wert beschließt man im Rahmen des Wirtschaftsplans und lässt ihn in der Regel dann eh unverändert. Dieser Wert steuert, in welcher Höhe Rücklagen abgerechnet werden.

Hier spielen die Vorauszahlungen in die Rücklage eine Rolle. Je höher sie sind, desto weniger muss nachgezahlt werden oder desto mehr wird erstattet. Aber in der Regel ist das ein Nullsummenspiel: Die Höhe der Rücklagenvorauszahlung entspricht in Summe (bis auf evt. Rundungsdifferenzen) der Sollzuführung. Die Ist-Zuführung dagegen kann nur mit dem Rücklagen-Assistenten überhaupt verändert werden! Hier muss man manuell buchen.

Wenn ich Dich richtig verstanden habe, willst Du alle diese Konten nicht verändern.

Was dann noch bliebe, wäre das RL-Bankkonto, (ggf. auch noch ein anderes Geld- oder RL-Verrechnungskonto). Im Abgleich der Rücklagenzahlungen findest Du eine Gegenüberstellung. Den Betrag auf dem Bankkonto kann man durch Umbuchungen von und zum Hausgeldkonto beliebig verändern: Eine reine Umbuchung ändert nichts an den o.a. Buchhaltungskonten. Du siehst sie aber im Abgleich, so dass Du frühere Buchungsfehler ggf. hierüber ausgleichen kannst.

Es ist übrigens ein Unterschied, ob Du Zuführung 1000 € + Entnahme 500 € buchst oder ob Du nur eine Zuführung von 500 € buchst. Anders ausgedrückt ist eine Entnahme keine negative Zuführung, da ja Entnahmen unabhängig von Zuführungen beschlossen werden. Wenn also beschlossen wurde, im aktuellen Jahr 5000 € der Rücklage zuzuführen, dann heisst es nicht, dass man nicht gleichzeitig 10 000 € für eine größere Instandhaltungsmaßnahme entnehmen kann.

Insgesamt gibt es also folgende Konten:

1. RL-Vorauszahlungen (8020) werden in der Hausgeldabrechnung abgerechnet in entsprechende Nachschüsse oder Erstattungen (Rücklagennachzahlungen)

Das sind alles Soll-Zahlen!

2. Geld bewegt sich auf Bankkonten hin und her. Hier gibt es wohlmöglich ein Bankkonto für Rücklagen, muss es aber nicht! Diese Ebene ist von den Konten unter 1. erstmal unabhängig! Allerdings werden die Geldflüsse auf den Bankkonten (z.B. Eigentümer überweist Rücklagenvorauszahlung bzw. Verwalter überweist Abrechnungsbetrag) natürlich mit Buchhaltungskonten aufgeschlüsselt.

3. Um bestimmte Gelder buchhalterisch konkret als Rücklage auszuweisen und damit einem speziellen Vermögenstopf zuzuordnen, verwendet man den Rücklagen-Assistenten. Die Zahlung auf ein 8820-Konto allein ist noch keine Zuführung! Aber man muss pro Jahr möglichst genau den Betrag zuführen, der auch tatsächlich im Rshmen der Hausgelder gezahlt wurde. Fehlen Gelder, dann kann man das Geld ja letztlich nicht zurücklegen; es sei denn, es ist aus unerfindlichen Gründen irgendein Vermögen vorhanden, das nicht abgerechnet wird, aber auch nie der IHR zugeführt wurde .

OK. Also "Guthaben" aus Altjahren sozusagen...

Forderungen aus Altjahren bedeutet ja, dass sie bereits im Rahmen einer Abrechnungsspitze oder Rücklagenvorauszahlung fällig, aber nie gezahlt und daher nie in die IHR gebucht wurden.

Bei Guthaben ist es natürlich jetzt etwas kompliziert: Wie ich schon angedeutet habe, kannst Du keine "negative Zuführung" buchen, ohne eine Entnahme zu buchen. Wenn ich Dich richtig verstehe, ist das aber, was Du willst. Wenn also in der Vergangenheit zu viel aufs Rückstellungskonto gebucht worden ist, dann musst Du hier über eine Entnahme gehen - natürlich erst nach entsprechendem Beschluss.

Du musst genau unterscheiden, was das Problem ist:

1. Das Geld ist da, liegt aber auf dem falschen Konto -> Dann buchst Du lediglich eine Umbuchung, das ist sonst völlig egal für den buchhalterischen Wert Deiner IHR.

2. Du möchtest in diesem Jahr im Rahmen der Abrechnung Gelder zurückerstatten, die in den Vorjahren in die IHR gezahlt und auch gebucht wurden. Dann musst Du über eine Entnahme gehen oder die Sollzuführung vermindern. Beides muss beschlossen werden.

3. In der Vergangenheit haben Eigentümer zu viel Geld gezahlt, aber es ist nicht als Rücklagenvorauszahlung gebucht worden. Dann einfach das Geld zurückzahlen.

4. Der frühere Verwalter hat die Rücklagenzahlungen vereinnahmt, aber nicht in die IHR gebucht. Dann hole diese Buchungen mit dem Rücklagenassistenten nach.

5. Die alten Abrechnungen sind falsch, und nun liegt zu viel Geld auf dem WEG-Konto. Man könnte eine Korrektur der Abrechnung beschließen und neu abrechnen. Hierfür braucht man eine Mehrheit. Niemand jedoch hat Anspruch darauf, also ist die damalige Abrechnungsspitze als berechtigte Forderung anzusehen. Jedoch nur die Abrechnungsspitze und die Forderungen aus dem Wirtschaftsplan. Dann wäre jetzt Geld da, und man könnte beschließen, es in die IHR einzuzahlen oder auch die Abrechnung zu korrigieren.

Vielleicht gibt es noch einen anderen Fall, an den ich nicht gedacht habe, aber erst sollte man wissen, was genau das Problem war. Ein Guthaben entsteht ja nicht einfach so.