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Im Abschnitt „Kleinstammdaten“ …
Hier die Einstellungen im Einzelnen:
Im Abschnitt (1) „Zahlungs- und Lieferbedingungen“ legen Sie Ihre Zahlungsmodalitäten und Lieferkonditionen fest.
In diesem Abschnitt legen Sie neue Zahlungsbedingungen an, bearbeiten oder löschen vorhandene Einträge und wählen die standardmäßig verwendete Zahlungskondition aus:
Mit MeinBüro Web stellen Sie Ihren Kunden alle gängigen Zahlungskonditionen zur Verfügung. Angefangen bei der Barzahlung und Kreditkartenzahlung, über die Vorkasse oder Zahlung auf Rechnung (mit und ohne Zahlungsziel).
Um eine zusätzliche Zahlungskondition anzulegen…
Per Mausklick auf das „Standard“-Icon machen Sie anschließend eine der vorhandenen Konditionen zur Standard–Zahlungsbedingung. Diese Voreinstellung können Sie auf Vorgangsebene bei Bedarf in jedem Einzelfall ändern.
Praxistipps:
In diesem Abschnitt legen Sie neue Lieferbedingungen an, bearbeiten oder löschen vorhandene Einträge und wählen die Lieferbedingungen aus, die von der Software standardmäßig in neuen Vorgängen verwendet werden soll:
Fertig vorbereitete (2) „Textbausteine“ sorgen für Rechtssicherheit und ersparen Ihnen eine Menge Schreibarbeit. Mit durchdachten personalisierten Formulierungen geben Sie Ihren automatisch erzeugten Geschäftsschreiben zugleich eine individuelle Note.
Die praktischen Standard-Formulierungen stehen Ihnen in folgenden Vorgangsarten zur Verfügung:
Im Abschnitt „Textbausteine“ legen Sie zudem fest, welche Formulierungen die Software standardmäßig bei den einzelnen Vorgangsarten verwenden soll:
der „Schlusstext“ unterhalb der Zahlungs- und Lieferbedingungen:
Den Textbaustein „E-Mail-Versand“ finden Sie beim Mailversand im Feld „Nachricht an den Kunden“ wieder. Anschließend erscheint er als Begleittext in der E-Mail:
Bitte beachten Sie:
Im Kleinstammdaten-Abschnitt (3) „Mahnwesen“ legen Sie die Rahmenbedingungen Ihres Forderungsmanagements fest.
MeinBüro Web unterstützt dabei das klassische vierstufige Mahnverfahren. Um Kunden an überfällige Zahlungen zu erinnern, können Sie bis zu vier Mahnstufen aktivieren:
Bei jeder Mahnstufe legen Sie fest, nach wie vielen Tagen nach der letzten erstellten Mahnung die nächste Mahnstufe vorgeschlagen werden soll.
Darüber hinaus können Sie für jede Mahnstufe die Höhe der Mahngebühren und die verwendeten Textbausteine individuell bestimmen.
Sobald eine Zahlung überfällig oder die nächste Mahnstufe erreicht ist, weist die Rechnungssoftware Sie automatisch darauf hin und bereitet zugleich ein wasserdichtes Mahnschreiben vor.
Mehr noch: Bei Bedarf können Sie sogar veranlassen, dass Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch per E-Mail an säumige Kunden verschickt werden!
Bitte beachten Sie: Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie bis zu vier Erinnerungsschreiben verschicken! Rein rechtlich ist höchstens eine Mahnung erforderlich, um einen Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen. Bei B2B-Geschäften ist noch nicht einmal das nötig: Geschäftskunden geraten automatisch 30 Tage nach Fälligkeit einer Geldforderung und Zugang der Rechnung in Verzug!
MeinBüro Web lässt Ihnen beim Mahnversand daher alle Freiheiten:
… können Sie bei jeder Mahnstufe an Ihre betrieblichen Erfordernisse anpassen.
Praxistipp: Per Mausklick auf „Textbausteine ausblenden“ sorgen Sie wieder für einen besseren Überblick im Einstellungen-Dialog des Mahnwesens.
Praxistipp: Einen Überblick über alle derzeit angemahnten Vorgänge finden Sie im MeinBüro-Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“. Dort klicken Sie am rechten oberen Seitenrand auf den Reiter „Angemahnt“:
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