Bankkonten einrichten

Ihre Bankverbindungen richten Sie im Bereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ in der Rubrik „Firmendaten“ ein: Unterhalb der standardmäßig eingeblendeten Adressdaten finden Sie den Bereich „Bankverbindungen“, den Sie über den doppelten Abwärtspfeil einblenden.

Die Einstellungen vorhandener Konten ändern Sie über die Schaltfläche „Bearbeiten“. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu“ fügen Sie ein zusätzliches Bank-, Kreditkarten- oder PayPal-Konto hinzu:

Daraufhin öffnet sich der Auswahldialog „Konto Neu / Bearbeiten”. Mit dessen Hilfe können Sie vier Kontoarten einrichten:

• Online-Bankkonten, bei denen Sie Kontoauszüge, Überweisungen, Lastschriften und andere Transaktionen via Internet abrufen und übertragen,
• Kreditkarten-Konten, bei denen die Kontobewegungen je nach Anbieter online übermittelt oder manuell eingetragen werden,
• Online-Bezahlverfahren PayPal, bei dem Sie Paypal-Zahlungsvorgänge wie bei einem normalen Bankkonto online abrufen sowie
• Offline-Bankkonten, bei denen Sie sämtliche Kontobewegungen manuell eintragen:

Giro-, Kreditkarten- und andere Online-Konten

Je nach gewählter Kontoart geben Sie unterschiedliche Zugangs- und Authentifizierungsdaten ein. Sofern es sich um Online-Konten handelt, bekommen Sie Ihre Zugangsdaten beim jeweiligen Finanzdienstleister.

Zunächst haben Sie die Wahl zwischen den Zugangsarten, die Ihre Bank zur Verfügung stellt. MeinBüro unterstützt die drei gängigsten und sichersten Verfahren im Online-Banking:

• FinTS (HBCI) PIN/TAN,
• FinTS (HBCI) Chip/Disk und
• PIN/TAN Web:

Sofern Sie sich für eine TAN-gestützte Zugangsart entscheiden, stellt Ihnen MeinBüro zudem fünf verschiedene TAN-Verfahren zur Verfügung:

• iTAN,
• mobile TAN,
• SmartTAN optic,
• photoTAN und das
• Ein-Schritt-TAN-Verfahren:

Was genau sich hinter den einzelnen Zugangsarten und den verschiedenen TAN-Abfrageverfahren verbirgt, welche Hardware-Anforderungen es gibt und wie sie gehandhabt werden, erfahren Sie bei Ihrem Geldinstitut.

Mehrere Benutzer einrichten

Ganz gleich, für welche Zugangsverfahren Sie sich entscheiden: Falls mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugangsdaten auf ein bestimmtes Online-Bankkonto zugreifen sollen, bietet MeinBüro Ihnen die Möglichkeit, weitere Benutzer einzurichten. Dazu …

• wählen Sie unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“ im Bereich „Firmendaten“ – „Bankverbindungen“ das bereits eingerichtete Online-Bankkonto aus,
• klicken am rechten Seitenrand auf den Link „Benutzereinrichtung …“ und dann
• auf „Neu / Bearbeiten“:

Im folgenden Dialog „Benutzereinrichtung“ legen Sie zunächst wieder die Zugangsart fest. Das kann durchaus eine andere sein als bei der ursprünglichen Kontoeinrichtung. Je nach gewählter Zugangsart durchlaufen Sie anschließend denselben Einrichtungsprozess wie beim Neuanlegen eines Online-Kontos.

Nachdem Sie sämtliche Angaben zur Zugangsart, den Zugangsdaten und eventuellem TAN-Verfahren gemacht haben, schließen Sie die erfolgreiche Benutzereinrichtung mit „Fertig F11“ ab. Der zweite Benutzer kann nun mit seinen eigenen Zugangsdaten Kontoumsätze abrufen und Zahlungstransaktionen vornehmen. Falls Sie einen dritten oder weitere Mitarbeiter anlegen möchten, klicken Sie wieder auf „Benutzereinrichtung“ – „Neu / Bearbeiten“ und durchlaufen den Einrichtungs-Assistenten ein weiteres Mal.

Praxistipps:

• Das Vorhandensein weiterer Benutzer erkennen Sie in den Kontoinformationen einer ausgewählten Bankverbindung: Dort finden Sie die Status-Information (1) „abweichende Benutzereinrichtung: ja“.
• Um weitere Benutzer wieder zu entfernen, klicken Sie wieder auf (2) „Benutzereinrichtung“ und dann auf „Löschen“ im aufklappenden Kontextmenü:

Paypal-Konten

Grundsätzlich verwaltet MeinBüro Paypal-Konten wie andere Online-Konten. Allerdings gibt es bei Paypal spezielle Zugangsarten:

• Der „Paypal-Screenparser“ entspricht der Zugangsart „PIN/TAN Web“ im klassischen Online-Banking. Hier legitimieren Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse und Ihrer Paypal-PIN.
• Beim „Direkten Zugang“ über die Paypal-Programmier-Schnittstelle („API“) sind unter Umständen Vorarbeiten in den Einstellungen Ihres Paypal-Kontos erforderlich.

Informationen über die Besonderheiten der einzelnen Zugangsarten finden Sie im unteren Teil des Dialogfensters im Bereich „Häufig gestellte Fragen (FAQ)“.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie den „Direkten Zugang (API)“ nutzen wollen, benötigen Sie folgende Zugangsdaten:

• „API-Benutzernamen“
• „Signatur“ und
• „PIN“ (gemeint ist das spezielle „API-Passwort“ und nicht um Ihr persönliches Paypal-Passwort!):

Falls Sie diese Zugangsdaten nicht kennen, loggen Sie sich in Ihrem Händlerkonto auf der PayPal-Website mit E-Mailadresse und Passwort ein:

• Dort klicken Sie am rechten oberen Rand der „Übersicht“-Seite auf das Zahnrad-Symbol und dann auf Profil und Einstellungen“
• klicken im Abschnitt Konto und Sicherheit“ der Navigationsleiste auf „Kontozugriff“ und dann
• am rechten Rand der Zeile „API-Zugriff“ auf „Bearbeiten“:

Auf der folgenden Paypal-Seite bekommen dann Sie ausführliche Informationen zur „Zahlungs-API“, können Ihre „API-Genehmigung erteilen“ (= direkten Zugriff freischalten) oder eine bereits erteilte „API-Genehmigung verwalten“.

Offline Bankkonto

Auch wenn Sie auf den Komfort des Online-Bankings verzichten, können Sie die Kontoauszüge Ihrer Giro-, Spar-, Festgeld- oder Termingeldkonten mit MeinBüro überwachen:

Wie bei einer einfachen Ladenkasse tragen Sie dann allerdings sämtliche Kontobewegungen von Hand ein. Das erledigen Sie im Bereich „Zahlungen Bank / Kasse“ über die Schaltflächen „Neu Einnahme F9“ und „Neu Ausgabe F10“. Die Zuordnung zu Steuer-Kategorien erledigen Sie wie bei Online-Bankkonten mit dem interaktiven Zuordnungsassistenten.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Überweisungen und Lastschriften per „Datenträgertausch“ im „DTA/SEPA-Verfahren“ an Ihre Bank zu übergeben. Sie können mit MeinBüro erstellte Zahlungsaufträge aber auch ausdrucken und in Papierform bei Ihrer Bank oder Sparkasse einreichen.

Um ein Bankkonto ohne Online-Unterstützung einzurichten, wählen Sie Dialogfenster „Konto Neu / Bearbeiten“ die Kontenart „Offline Konto“ und klicken auf „Weiter F11“.

Im nächsten Schritt wählen Sie Ihr Geldinstitut aus und übernehmen den Eintrag mit „Weiter F11“. Im folgenden Dialogfenster …

• geben Sie Ihrem Konto eine aussagekräftige interne Bezeichnung und
• tragen den Kontoinhaber sowie Ihre Kontonummer ein: Die IBAN wird daraufhin automatisch ermittelt.
• Außerdem legen Sie die gewünschte „Verarbeitungsart“ von Überweisungen und Lastschriften fest:

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Sie haben die Wahl zwischen

• „Manuell (Ausdruck)“ und
• „Datei-Export (DTA/SEPA)“ (= Datenträgertausch).

Per Mausklick auf „Weiter F11“ ist die Einrichtung Ihres Offline-Kontos auch schon fast beendet. Falls Sie sich für die Option „Datei-Export (DTA/SEPA)“ entschieden haben, legen Sie anschließend noch den Speicherpfad fest, unter dem die Datenträgertausch-Datei gespeichert werden soll.

Buchungen auf Offline-Konten

Falls Sie Ihr Bankkonto offline führen, geben Sie die auf Ihren Bank-Kontoauszügen ausgewiesenen Zahlungsbewegungen wie im Kassenbuch per Hand ein. Bei Kundenzahlungen, die auf einer Ausgangsrechnung basieren, nimmt Ihnen MeinBüro dabei viel Arbeit ab: Wenn eine Kundenüberweisung eintrifft, genügt es …

• den Vorgang in der Rechnungsliste zu markieren,
• über das Kontextmenü den Zahlungseingang zur Rechnung zu hinterlegen,

• und anschließend Datum, Höhe des Zahlungseingangs und einen Buchungstext (= „Anmerkungen“) einzutragen sowie das Bankkonto oder die Bargeldkasse auszuwählen, auf dem die Zahlung eingegangen ist:

Anschließend erscheint der Zahlungsvorgang mit allen erforderlichen Angaben automatisch auf dem betreffenden Geldkonto. Falls erforderlich können Sie an diesen Automatik-Buchungen nachträgliche Änderungen vornehmen.

Bankkonto mit Online-Banking

Mit MeinBüro können Sie standardmäßig bis zu zwei Online-Bankkonten verwalten (mit dem Zusatzmodul „Finanzen+“ auch mehr). Das komfortable Online-Banking nimmt Ihnen den allergrößten Teil des klassischen Buchungsaufwands ab: Schließlich werden die Namen der Empfänger bzw. Auftraggeber, das Buchungsdatum, der Geldbetrag und oft sogar der Verwendungszweck mit dem elektronischen Kontoauszug frei Haus geliefert. Im günstigsten Fall ordnen Sie nur noch die steuerliche Einnahme- bzw. Ausgabekategorie zu und stellen ggf. die Verbindung zu einem offenen Rechnungsvorgang her. Beide Schritte erledigen Sie im Dialogfenster „Zahlung“, das Sie per Doppelklick auf einen Zahlungsvorgang öffnen.

Umsätze abrufen und Kategorien zuordnen

Um den aktuellen elektronischen Kontoauszug Ihres Online-Bankkontos abzuholen, klicken Sie unter „Finanzen“ beim betreffenden Konto auf die Schaltfläche „Umsätze abrufen F4“. Nachdem Sie je nach Zugangsart Ihre „PIN“ bzw. das „Passwort“ eingegeben haben, stellt das Programm automatisch eine Verbindung zum Bankserver her, holt die Daten der neuesten Zahlungsvorgänge ab und zeigt sie in Form eines elektronischen Kontoauszugs in MeinBüro an:

Durch die Ampelsymbole am linken Rand des elektronischen Kontoauszugs unterscheidet das Programm, ob eine Zahlung …

• noch „nicht zugeordnet“ (rot),
• „teilweise zugeordnet“(gelb),
• „komplett zugeordnet“(grün) oder
• als „nicht betriebsrelevant“ (schwarz) gekennzeichnet worden ist.

Sobald die Funktion „Umsätze abrufen“ abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch das Dialogfenster „Zahlung“. Dort ist bereits der erste noch nicht zugeordnete Zahlungsvorgang geöffnet:

Erkennt das Programm den Empfänger oder Auftraggeber aus einer vorhergehenden Zahlung wieder, so macht es automatisch ein Vorschlag für eine passende Buchungskategorie.

In folgendem Zahlungsbeispiel hat das Programm aus dem Zahlungsempfänger „Post AG“ und Ihren bisherigen Einkäufen bei diesem Lieferanten gefolgert, dass es sich um den Kauf von Porto gehandelt hat:

Wenn Sie den Vorschlag übernehmen wollen, klicken Sie auf „OK & Weiter“ und schon können Sie den folgenden Vorgang zuordnen: Einfacher und schneller geht Buchführung wirklich nicht!

Fehlt ein Zuordnungs-Vorschlag oder passt er im Einzelfall einmal nicht auf den Vorgang, klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschlag verwerfen“ und wählen die passende Kategorie aus der Liste der Steuerkategorien. Die Vorschläge merkt sich der Assistent aber: Falls erforderlich, wechseln Sie von der manuellen Zuordnung wieder zur Vorschlagsliste: Ein Mausklick auf den Link „Zurück zu Vorschlag“ genügt:

Auch diese Prozedur ist im Handumdrehen erledigt. Sie könnenden Zuordnungs-Assistenten jederzeit abbrechen und ihn bei nächster Gelegenheit über das Kontextmenü, die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ oder F5 wieder aufrufen und Ihre Buchungen fortsetzen.

Kundenzahlungen zuordnen

Im Hintergrund hat das Programm Ihre offenen Kundenrechnungen ständig im Blick: Stimmt der Auftraggeber einer Einzahlung mit dem Empfänger einer Ausgangsrechnung überein, macht MeinBüro von sich aus einen Zuordnungsvorschlag. Dort sind bereits alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Per Mausklick auf „OK F11“ übernehmen Sie den Vorschlag.

Handelt es sich zwar um eine Kundenzahlung, die von MeinBüro aber noch nicht dem richtigen Kunden oder der richtigen Rechnung zugeordnet wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausgangsrechnung- Zahlung vom Kunden“.

Daraufhin öffnet sich im unteren Bereich eine Übersicht über

• alle Rechnungen
• alle offenen Rechnungen
• alle Rechnungen mit einem offenen Restbetrag von +/- 5% des Zahlungseingangs:

Durch die praktische Eingrenzung des Rechnungsbetrages werden Sie meistens auf Anhieb fündig. Wenn nicht, heben Sie den Betragskorridor auf, indem Sie die Option „Alle“ oder „Offene“ auswählen.

Eigene Überweisungen

Falls Sie ein Online-Banking-Konto eingerichtet haben, können Sie auch Ihre bargeldlosen Bezahlvorgänge mit MeinBüro abwickeln. Dafür steht unter „Finanzen“ der Programmbereich „Lastschriften & Überweisung“ zur Verfügung. Dort wechseln Sie zum Register „Offene Überweisungen“. Per Mausklick auf „Neu F5“ legen Sie anschließend eine neue Überweisung an:

Die Handhabung ist wesentlich einfacher und schneller als das Ausfüllen eines Papierbelegs – und bietet darüber hinaus nützliche Zusatzfunktionen:

• MeinBüro erleichtert Ihnen die Eingabe des Zahlungsempfängers durch eine smarte Autovervollständigung. Bei der Eingabe des Empfängernamens prüft die Software, ob in Ihren Kunden- oder Lieferanten-Stammdaten passende Bankverbindungen hinterlegt sind. Falls ja, schlägt das Programm passende Treffer vor.
• Eindeutige Treffer können Sie mit nur einem Tastendruck übernehmen. Falls es mehrere Übereinstimmungen gibt, erscheint ein Auswahlfenster: Dort können Sie den gesuchten Empfänger ganz bequem auswählen.
• Bei manueller Eingabe von Bankverbindungen minimiert eine automatische Prüfung von IBAN und BIC die Gefahr von Erfassungsfehlern:

• Über das Datums-Auswahlfeld „Fälligkeit“ legen Sie fest, an welchem Tag das Programm die Überweisung verarbeiten soll.
• Wenn Sie zudem am unteren Rand die Option „Terminüberweisung“ aktivieren, übermittelt MeinBüro die Überweisung mit der nächsten „Verarbeitung“ an Ihre Bank oder Sparkasse. Das Geldinstitut kümmert sich dann automatisch darum, dass die Zahlung zum gewünschten Zeitpunkt an den Empfänger erfolgt.
• Im Bereich „Kategorie“ ordnen Sie eine Steuerkategorie zu und passen, falls erforderlich, den (Umsatz-)Steuersatz an. Falls ein Zahlungsvorgang verschiedenen Kategorien zugeordnet werden muss, legen Sie eine Splittbuchung an. Auf diese Weise erledigen Sie mit wenigen Mausklicks alle erforderlichen Buchführungsaufgaben, die mit diesem Vorgang verbunden sind: Sobald der Vorgang auf dem elektronischen Kontoauszug auftaucht, weiß das Programm, wie er steuerlich zu behandeln ist.
• Handelt es sich um eine Überweisung, die so oder so ähnlich häufiger vorkommt, setzen Sie ein Häkchen vor die Option „Als Vorlage speichern“ (am unteren linken Rand des Dialogfensters). Wenn Sie die nächste Überweisung an denselben Empfänger ausfüllen, rufen Sie die gespeicherten Angaben per Mausklick auf das Personen-Symbol (am oberen rechten Rand des Dialogfensters) ab. Sie brauchen dann nur noch den Betrag einzugeben und ggf. den Buchungstext zu aktualisieren.

Und gleich noch zwei Tipps hinterher:

• Aus bereits ausgeführten Transaktionen lassen sich per Mausklick inhaltsgleiche neue Überweisungen erzeugen. Dazu klicken Sie im Arbeitsbereich „Lastschriften & Überweisungen“ im Register „Ausgeführte Transaktionen“ mit der rechten Maustaste auf den Ursprungsvorgang und wählen im folgenden Kontextmenü die Funktion „Überweisung kopieren und bearbeiten“:

Daraufhin öffnet das Programm eine Kopie der ursprünglichen Überweisung, in der bereits alle Felder ausgefüllt sind.
Bitte beachten Sie: Anders als beim Verwenden einer Überweisungs-„Vorlage“ ist beim „Kopieren und Bearbeiten“ auch das Feld „Betrag“ ausgefüllt. Vor dem Speichern und Verarbeiten von Überweisungs-„Klons“ sollten Sie den Inhalt dieses und aller anderen Felder genau überprüfen!

• Überweisungen lassen sich auch aus Gutschriften erzeugen. Angenommen, Sie haben eine bereits bezahlte Ausgangsrechnung storniert und eine Gutschrift erstellt. Dann finden Sie die Gutschrift im Arbeitsbereich „Verkauf“- „Rechnungen“ wieder. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Gutschrift klicken, finden Sie im Kontextmenü die Funktion „SEPA Überweisung erzeugen“:

Daraufhin legt MeinBüro automatisch eine Überweisung mit allen erforderlichen Angaben an – einschließlich Angabe der Rechnungsnummer, dem richtigen Rechnungsbetrag und der passenden Zahlungszuordnung:

Per Mausklick auf die Schaltfläche „Seitenansicht“ können Sie sich bei Bedarf die Druckvorschau der Gutschrift anzeigen lassen.