Bankkonten einrichten
Ihre Bankverbindungen richten Sie im Bereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ in der Rubrik „Firmendaten“ ein: Unterhalb der standardmäßig eingeblendeten Adressdaten finden Sie den Bereich „Bankverbindungen“, den Sie über den doppelten Abwärtspfeil einblenden.
Über die Auf- und Abwärtspfeile neben der Spalte „Bezeichnung“ können Sie die Reihenfolge der Konten-Symbole im Arbeitsbereich „Zahlungen Bank/Kasse“ ändern. Je weiter unten ein Konto im Einstellungen-Dialog „Meine Firma“ – „Firmendaten“ – „Bankverbindungen“ erscheint, desto weiter rechts befindet es sich in der Symbolleiste des Arbeitsbereichs „Zahlungen Bank / Kasse“.
Die Einstellungen vorhandener Konten ändern Sie über die Schaltfläche „Bearbeiten“. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu“ fügen Sie ein zusätzliches Bank-, Kreditkarten- oder PayPal-Konto hinzu:
Mit „Weiter“ rufen Sie den zweiten Schritt des Einrichtungs-Assistenten für Bankenkonten auf. Bei der Auswahl von Bankname, Bankleitzahl und Zugangsdaten werden Sie vom Programmunterstützt. Über die Auswahlliste „Verarbeitung“ legen Sie fest, ob es sich um ein Online- oder ein Offline-Konto handelt. Zwischen den beiden Kontotypen können Sie, falls erforderlich, jederzeit umschalten. Sie brauchen lediglich den „Bearbeiten“-Dialog in den „Bankverbindungen“ aufzurufen und die Option umzustellen:
Weitere Informationen zum Einrichten eines Online-Bankkontos finden Sie im Lexikonteil unter dem Stichwort „Online-Banking“.
Alles zu seiner Zeit!
Wenn Sie mit dem Online-Banking noch nicht vertraut sind, können Sie Ihr Bankkonto zunächst problemlos im Offline-Betrieb führen und es erst bei passender Gelegenheit umstellen.
Bankkonto ohne Online-Banking
Falls Ihr Bankkonto noch nicht für das Online-Banking freigeschaltet ist, geben Sie die auf Ihren Bank-Kontoauszügen ausgewiesenen Zahlungsbewegungen wie im Kassenbuch per Hand ein. Bei Kundenzahlungen, die auf einer Ausgangsrechnung basieren, nimmt Ihnen WISO Mein Büro dabei viel Arbeit ab: Wenn eine Kundenüberweisung eintrifft, genügt es …
- den Vorgang in der Rechnungsliste zu
- über das Kontextmenü den „Zahlungseingang zur Rechnung (zu) hinterlegen“
- und anschließend Datum, Höhe des Zahlungseingangs und einen Buchungstext (= „Anmerkungen“) einzutragen sowie das Bankkonto oder die Bargeldkasse auszuwählen, auf dem die Zahlung eingegangen ist:
Anschließend erscheint der Zahlungsvorgang mit allen erforderlichen Angaben automatisch auf dem betreffenden Geldkonto. Falls erforderlich können Sie an diesen Automatik-Buchungen nachträgliche Änderungen vornehmen.
Die halb automatischen und manuellen Buchungen sind nur auf Offline-Konten und im Kassenbuch möglich. Nachträglich bearbeiten lassen sich nur die Zahlungs- und Buchungsvorgänge nur auf Offline-Bankkonten: Kassenbuchungen dürfen wegen der strengen GoBD-Vorschriften nach dem Kassenabschluss nicht korrigiert werden. Um die Kassenbuchung eines abgeschlossenen Kassenbuch-Zeitraums zu korrigieren, stornieren Sie den betreffenden Eintrag. Das Programm erstellt daraufhin eine identische Buchung mit umgekehrtem Betragsvorzeichen. Anschließend markieren Sie die Ursprungsbuchung, klicken im Kontextmenü auf „Kopieren und bearbeiten“ und nehmen die gewünschte Änderung vor.
Bankkonto mit Online-Banking
Mit WISO Mein Büro können Sie standardmäßig bis zu zwei Online-Bankkonten verwalten (mit dem Zusatzmodul „Finanzen+“ auch mehr). Das komfortable Online-Banking nimmt Ihnen den allergrößten Teil des klassischen Buchungsaufwands ab: Schließlich werden die Namen der Empfänger bzw. Auftraggeber, das Buchungsdatum, der Geldbetrag und oft sogar der Verwendungszweck mit dem elektronischen Kontoauszug frei Haus geliefert. Im günstigsten Fall ordnen Sie nur noch die steuerliche Einnahme- bzw. Ausgabekategorie zu und stellen ggf. die Verbindung zu einem offenen Rechnungsvorgang her. Beide Schritte erledigen Sie im Dialogfenster „Zahlung“, das Sie per Doppelklick auf einen Zahlungsvorgang öffnen.
Umsätze abrufen und Kategorien zuordnen
Um den aktuellen elektronischen Kontoauszug Ihres Online-Bankkontos abzuholen, klicken Sie unter „Finanzen“ beim betreffenden Konto auf die Schaltfläche „Umsätze abrufen F4“. Nachdem Sie je nach Zugangsart Ihre „PIN“ bzw. das „Passwort“ eingegeben haben, stellt das Programm automatisch eine Verbindung zum Bankserver her, holt die Daten der neuesten Zahlungsvorgänge ab und zeigt sie in Form eines elektronischen Kontoauszugs in WISO Mein Büro an:
Elektronisches Belegarchiv für Kontobuchungen
Mit „F2“ oder per Mausklick auf die Schaltfläche „Details F2“ blenden Sie bei Bedarf Detailinformationen zum jeweils markierten Zahlungsvorgang ein. Auf diese Weise erkennen Sie zum Beispiel den Steuersatz oder auch „Kosten-/Erlösarten“ oder „Verwendungen“ – ohne den Vorgang dafür eigens öffnen zu müssen.
Besonders praktisch: In den „Details“-Ansichten der Bankkontoauszüge und des Kassenbuchs finden Sie das Register „Dokumente“. Dabei handelt es sich um eine Art digitales Belegarchiv für Kontobuchungen. Sie legen dort bei Bedarf die zum jeweiligen Zahlungsvorgang gehörenden elektronischen Unterlagen ab, z. B. Kalkulationen, Abrechnungen, E-Mails oder auch Eingangsrechnungen ab.
Das Dateiformat spielt dabei keine Rolle: Sie können jede auf Ihrem Computer gespeicherte Datei in die elektronische Dokumentenablage von WISO Mein Büro importieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anzulegen. Wer will, kann sogar Papierbelege scannen. Mit Unterverzeichnissen sorgen Sie bei Bedarf dafür, dass Sie den Überblick behalten. Über die Tastenkombination „STRG+D“ rufen Sie die zugeordneten Dokumente einzelner Zahlungen direkt aus dem Kontoauszug heraus auf! Auf diese Weise sparen Sie sich den Umweg über die „Details“-Ansicht.
Bitte beachten Sie: Im Kapitel „Der Büroalltag“ werden die elektronischen Belegarchive von WISO Mein Büro unter der Überschrift „Dokumentenmappen anlegen“ ausführlicher vorgestellt.
Durch die Ampelsymbole am linken Rand des elektronischen Kontoauszugs unterscheidet das Programm, ob eine Zahlung …
- noch „nicht zugeordnet“ (rot),
- „teilweise zugeordnet“(gelb),
- „komplett zugeordnet“(grün) oder
- als „nicht betriebsrelevant“ (schwarz) gekennzeichnet worden ist.
Sobald die Funktion „Umsätze abrufen“ abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch das Dialogfenster „Zahlung“. Dort ist bereits der erste noch nicht zugeordnete Zahlungsvorgang geöffnet:
Erkennt das Programm den Empfänger oder Auftraggeber aus einer vorhergehenden Zahlung wieder, so macht es automatisch ein Vorschlag für eine passende Buchungskategorie.
In folgendem Zahlungsbeispiel hat das Programm aus dem Zahlungsempfänger „Post AG“ und Ihren bisherigen Einkäufen bei diesem Lieferanten gefolgert, dass es sich um den Kauf von Porto gehandelt hat:
Wenn Sie den Vorschlag übernehmen wollen, klicken Sie auf „Nächster F10“ und schon können Sie den folgenden Vorgang zuordnen: Einfacher und schneller geht Buchführung wirklich nicht!
Fehlt ein Zuordnungs-Vorschlag oder passt er im Einzelfall einmal nicht auf den Vorgang, klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschlag verwerfen“ und wählen die passende Kategorie aus der Liste der Steuerkategorien. Die Vorschläge merkt sich der Assistent aber: Falls erforderlich, wechseln Sie von der manuellen Zuordnung wieder zur Vorschlagsliste: Ein Mausklick auf den Link „Zurück zu Vorschlag“ genügt:
Auch diese Prozedur ist im Handumdrehen erledigt. Sie könnenden Zuordnungs-Assistenten jederzeit abbrechen und ihn bei nächster Gelegenheit über das Kontextmenü, die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ oder F5 wieder aufrufen und Ihre Buchungen fortsetzen.
Kundenzahlungen zuordnen
Im Hintergrund hat das Programm Ihre offenen Kundenrechnungen ständig im Blick: Stimmt der Auftraggeber einer Einzahlung mit dem Empfänger einer Ausgangsrechnung überein, macht WISO Mein Büro von sich aus einen Zuordnungsvorschlag. Dort sind bereits alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Per Mausklick auf „OK F11“ übernehmen Sie den Vorschlag.
An die Zuordnungsvorschläge des Programms sind Sie selbstverständlich nicht gebunden. Sollte es sich wider Erwarten gar nicht um eine Kundenzahlung handeln, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zuordnung verwerfen“.
Handelt es sich zwar um eine Kundenzahlung, die von WISO Mein Büro aber noch nicht dem richtigen Kunden oder der richtigen Rechnung zugeordnet wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausgangsrechnung- Zahlung vom Kunden“.
Daraufhin öffnet sich im unteren Bereich eine Übersicht über
- alle Rechnungen
- alle offenen Rechnungen
- alle Rechnungen mit einem offenen Restbetrag von +/- 5% des Zahlungseingangs:
Durch die praktische Eingrenzung des Rechnungsbetrages werden Sie meistens auf Anhieb fündig. Wenn nicht, heben Sie den Betragskorridor auf, indem Sie die Option „Alle“ oder „Offene“ auswählen.
Anstelle der offenen Rechnungen können Sie sich auch alle Kunden- oder Kreditkartenkonten anzeigen lassen, die noch offene Posten enthalten.
Kreditkarten- und PayPal-Konten
Sofern Ihr Kreditkarten-Unternehmen das Online-Banking ermöglicht, können Sie mit WISO Mein Büro auch die Umsätze auf Kreditkartenkonten abfragen. Die einzelnen Zahlungsbewegungen lassen sich anschließend wie bei einem Online-Bankkonto den Steuer-Kategorien, passenden Steuersätzen sowie Kosten-/Erlösarten und Verwendungsarten zuordnen.
Bei PayPal-Konten gibt es eine ganze Reihe von Besonderheiten zu beachten. Die Einzelheiten sind in der ausführlichen PayPal-Kontexthilfe beschrieben. Wenn Sie …
- unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Firmendaten“ – „Bankverbindungen“
- per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu“ ein neues Konto anlegen,
- dort den „Zahlungsservice PayPal“ auswählen und auf „Weiter“ klicken,
… rufen Sie über den blauen Link am unteren Fensterrand bei Bedarf die PayPal-Anleitung auf:
Dort erfahren Sie, wie Sie in WISO Mein Büro Schritt für Schritt ein PayPal-Konto einrichten.
Falls Sie mit mehreren Bankkonten arbeiten, können Sie die Reihenfolge der Konten-Symbole im Arbeitsbereich „Zahlungen Bank / Kasse“ ändern. Angenommen, ein aktuell ungenutztes Termingeld-Kontoerscheint dort in der Symbolleiste an allzu prominenter Stelle …
… dann können Sie es über den Einstellungen-Dialog „Meine Firma“ – „Firmendaten“ – „Bankverbindungen“ weiter nach rechts befördern:
Je weiter unten ein Konto im Einstellungen-Dialog „Meine Firma“ – „Firmendaten“ – „Bankverbindungen“ erscheint, desto weiter rechts befindet es sich in der Symbolleiste des Arbeitsbereichs „Zahlungen Bank / Kasse“.
Eigene Überweisungen
Falls Sie ein Online-Banking-Konto eingerichtet haben, können Sie auch Ihre bargeldlosen Bezahlvorgänge mit WISO Mein Büro abwickeln. Dafür steht unter „Finanzen“ der Programmbereich „Lastschriften & Überweisung“ zur Verfügung. Dort wechseln Sie zum Register „Offene Überweisungen“. Per Mausklick auf „Neu F5“ legen Sie anschließend eine neue Überweisung an:
Die Handhabung ist wesentlich einfacher und schneller als das Ausfüllen eines Papierbelegs – und bietet darüber hinaus nützliche Zusatzfunktionen:
Über das Datums-Auswahlfeld „fällig am“ legen Sie fest, an welchem Tag das Programm die Überweisung verarbeiten soll.
Im Bereich „Kategorien“ ordnen Sie eine Steuerkategorie zu und passen, falls erforderlich, den (Umsatz-)Steuersatz an. Auf diese Weise erledigen Sie mit ein, zwei Mausklicks alle erforderlichen Buchführungsaufgaben, die mit diesem Vorgang verbunden sind: Sobald der Vorgang auf dem elektronischen Kontoauszug auftaucht, weiß das Programm, wie er steuerlich zu behandeln ist.
Handelt es sich um eine Überweisung, die so oder so ähnlich häufiger vorkommt, setzen Sie ein Häkchen vor die Option „Als Vorlage speichern“ (am unteren linken Rand des Dialogfensters). Wenn Sie die nächste Überweisung an denselben Empfänger ausfüllen, rufen Sie die gespeicherten Angaben per Mausklick auf das Personen-Symbol (am oberen rechten Rand des Dialogfensters) ab. Sie brauchen dann nur noch den Betrag einzugeben und ggf. den Buchungstext zu aktualisieren.
Zusätzlich zu den Überweisungsvorlagen haben Sie im Überweisungs-Dialog außerdem Zugriff auf die Bankverbindungen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern.
