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VOB-Abrechnungen

Damit Sie Ihre Waren oder Leistungen noch flexibler abrechnen können, bietet das Zusatzmodul „Auftrag+“ nun auch die Möglichkeit, Teil- / Schlussrechnungen mit kumulierter Positionsauflistung nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)“ zu erstellen. Dabei werden zusätzlich Positions- und Rechnungsangaben von Teilrechnungen in folgenden Teilrechnungen und der Schlussrechnung mit aufgeführt.

Bei Bedarf aktivieren Sie die Option „kumulierte Positionsauflistung (VOB) unter „Stammdaten“„Meine Firma“„Einstellungen“„Weitere Grundeinstellungen“:

Einstellungen VOB

Abo-Rechnungen erstellen

Bitte beachten Sie

Ab der MeinBüro-Jahresversion 2018 kann diese Funktion nur von Anwendern genutzt werden, die zuvor bereits „Abo-Rechnungen“ erstellt haben. Eine wesentlich umfangreichere und komfortablere Möglichkeit, wiederkehrende Aufträge zu überwachen und abzurechnen, bietet das neue Zusatzmodul „Verträge“.

Zurück zu den Abo-Rechnungen: Sind Sie es leid, Rechnungen an Stammkunden Monat für Monat, Quartal für Quartal immer wieder neu anzulegen? Zwar können Sie bereits mithilfe der Standard-Funktion „Kopieren und bearbeiten“ auf Basis vergangener Vorgänge ganz bequem identische Rechnungen anlegen, die dann unter neuer Rechnungsnummer und geändertem Ausstellungsdatum geführt werden.

Die komfortablen „Abo-Rechnungen“ des Zusatzmoduls „Auftrag+“ machen das Abrechnen regelmäßig wiederkehrender Aufträge noch viel bequemer. Sie finden die Abo-Rechnungen im Arbeitsbereich „Verkauf“. Mit „Neu F2“ legen Sie eine neue Abo-Rechnung an:

Auf Basis einer bereits vorhandenen oder einer einmalig neu erzeugten Rechnung legen Sie das tag- und monatsgenaue Abo-Intervall fest und geben – falls erforderlich – den Endzeitpunkt der vereinbarten Vertragslaufzeit vor:

Abo-Rechnung

In der Liste der „Abo-Rechnungen“ werden Ihnen daraufhin alle „fälligen Rechnungen“ rot gekennzeichnet angezeigt. Von dort aus wandeln Sie die Rechnungsdokumente auf einen Schlag in Einzelrechnungen um. Dafür steht Ihnen die unter „Weitere Funktionen F3“ der Befehl „Alle fälligen Rechnungen erzeugen“ zur Verfügung. Alternativ können Sie mithilfe der Funktion „Nächste Rechnung erzeugen und bearbeiten“ die einzelnen Vorgänge aber auch Schritt für Schritt nach vorheriger Überprüfung auslösen.

Proforma-Rechnungen erstellen

WISO Mein Büro bietet Ihnen die Möglichkeit, aus einem Auftrag eine sogenannte Proforma-Rechnung zu generieren. Dabei handelt es sich nicht um die eigentliche Zahlungsaufforderung, sondern um eine Art Hilfsbeleg: Mit dessen Hilfe können Sie oder Ihr Kunde den Inhalt und / oder Wert einer Warensendung dokumentieren- beispielsweise bei Auslandsgeschäften gegenüber dem Zoll.

Sie finden die Funktion „Proforma-Rechnung anzeigen F6“ im Kontextmenü des Arbeitsbereichs „Verkauf“„Aufträge“ (rechter Mausklick auf den betreffenden Auftrag):

Proforma-Rechnungen erstellen

Daraufhin öffnet sich die Seitenansicht der neuen Proforma-Rechnung, die inhaltlich bis auf die Überschrift, den Einleitungs- und den Schlusstext mit der Auftragsbestätigung identisch ist. Sie können Ihre Proforma-Rechnungen drucken, speichern oder auf elektronischem Weg verschicken. Nachträglich bearbeiten lassen sie sich nicht:

Proforma-Rechnungsvorlage

Praxistipp

Einleitungs- und Schlusstexte anpassen

Falls Sie an den Einleitungs- und Schlusstexten der Proforma-Rechnungsvorlage etwas ändern wollen, erledigen Sie das über „Stammdaten“„Kleinstammdaten“„Textbausteine“ in der Registerkarte „Proforma-Rechnungen“

GoBD und die Folgen

GoBD-Zertifikat

WISO Mein Büro ist GoBD-konform. Deshalb ist das Löschen oder nachträgliche Ändern von Ausgangsrechnungen grundsätzlich nicht zulässig.

Für Aufträge mit Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen bedeutet das:

  • Solange Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen noch nicht ausgedruckt oder auf anderem Weg abgeschlossen sind (z. B. durch PDF-Export), können sie noch gelöscht oder geändert werden.
  • Die dazugehörige „Abschlagsdefinition“ in der Auftragsverwaltung bleibt jedoch erhalten. Um eine neue Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung zu erstellen, muss daher zusätzlich die dazugehörige Abschlagsdefinition gelöscht werden.
  • Nachdem eine Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen gedruckt oder abgeschlossen ist, darf sie laut GoBD-Richtlinien nur noch storniert werden: Die Stornierung von Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen (inkl. VOB-Rechnungen) betrifft ausschließlich die Rechnung. Rechnung und Storno-Rechnung werden über das Verrechnungskonto auf „vollständig bezahlt“ gesetzt. Der zugrunde liegende Auftrag sowie eventuelle Lieferscheine bleiben jedoch unverändert erhalten. Falls erforderlich müssen sie genauso wie die Abschlagsdefinitionen von Hand geändert werden.
  • Eine Stornierung von Schlussrechnungen zieht automatisch eine Gutschrift nach sich. Davon sind auch der dazugehörige Auftrag und eventuelle Lieferscheine betroffen. Der gesamte Vorgang wird rückabgewickelt: Zwischenzeitlich bereits geleistete Kundenzahlungen für Abschlags- oder Teilrechnungen werden vom Programm als Guthaben behandelt.
Hinweis

Die vielseitige Projekt- und Aufwandsverwaltung von WISO Mein Büro rundet die erweiterte Auftragsverwaltung ab. Die dazugehörigen Schritt-für-Schritt-Beschreibungen finden Sie auf den folgenden Seiten.

 

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