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Projektverwaltung und Aufwandserfassung

WISO Mein Büro verfügt über viele praktische Verwaltungs- und Kommunikations-Tools für die Abwicklung von Aufträgen und größeren betrieblichen Vorhaben – darunter die praktische Aufwandserfassung, die weiter unten auf dieser Seite vorgestellt wird.

Bitte beachten Sie

Um die im Folgenden beschriebene Projektverwaltung nutzen zu können, muss das Zusatzmodul „Projekte“ freigeschaltet sein.

Projekte anlegen und überwachen

Mithilfe der separaten Projektverwaltung von WISO Mein Büro behalten Sie größere betriebliche Vorhaben im Blick. So haben Sie die Möglichkeit, Vorgänge aller Art (z. B. Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen, Bestellungen, die jeweils dazugehörigen Dokumente sowie Zeitaufwand-Erfassungen und übergeordnete Dokumente) in einen Projektbereich zusammenzuführen. Umgekehrt können Sie aus einem bestehenden Projekt heraus Aufgaben erstellen, um sie an Ihre Mitarbeiter zu verteilen.

Ein neues Projekt anlegen

Die Übersicht aller Projekte finden Sie im Bereich „Verkauf“- „Projekte“: Mit „Neu F10“ legen Sie ein neues Projekt an:

Projekt erstellen

Hier …

  • geben Sie dem Projekt einen aussagekräftigen Namen,
  • legen den geplanten Beginn und das Ende des Vorhabens fest,
  • weisen ihm einen bestimmten Projektstatus zu,
  • machen „Angaben zum Projekt“ (die in der Druckansicht von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen unterhalb des „Sachbearbeiter“-Feldes zur Information des Kunden angezeigt werden) und
  • tragen bei Bedarf interne „Anmerkungen“ ein.

Vorgangsarten zuordnen

Sobald Sie ein Projekt angelegt haben, können Sie es allen wichtigen Vorgangsarten zuordnen. Sie finden die Auswahlliste „Projekt“ im Register „Eingabemaske“ Ihrer …

  • Briefe,
  • Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine,
  • Preisanfragen, Bestellungen und Eingangsrechnungen:

Rechnungen erfassen

Sobald Sie einen Brief odereinen Verkaufs- oder Einkaufsvorgang einem bestimmten Projekt zugeordnet haben, taucht der betreffende Vorgang automatisch in der Projekt-Übersicht auf.

In der praktischen „Details“-Ansicht Ihrer Projektzentrale werden aber nicht nur die zugeordneten Vorgänge aufgelistet: Sie können dort außerdem …

  • projektbezogene „Notizen“ anlegen,
  • Projekt-„Aufgaben“ definieren und zuständigen Mitarbeitern zuordnen,
  • „Dokumente“ ablegen, die das gesamte Projekt betreffen sowie
  • „Aufwände“ überwachen, die Sie im Rahmen des Projekts für bestimmte Kunden erbracht haben.

Projekt-„Details“ überwachen

In vielen Fällen haben Sie darüber hinaus auf die „Details der Details“ Zugriff. In der folgenden Ansicht sind zum Beispiel …

  • die „Details“ des Projekts 1 aktiviert,
  • dort wiederum das Register „Preisanfragen“ ausgewählt und
  • in der „Details“-Ansicht des Lieferanten wiederum das Register „Dokumente“ (in dem sich Informationen über deren Preise, Referenzen und Arbeitsproben befinden):

Rechnungsdetails

Projekt-Aufgaben lassen sich auch direkt über das Kontextmenü der Projekte-Übersicht (und die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“) erstellen. Dort stehen Ihnen außerdem nützliche Druck- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung: Sie können wahlweise…

  • ein „Projektstammblatt“ mit den wichtigsten Eckdaten des Vorhabens,
  • eine komplette Übersicht mit allen Projektdetails oder
  • eine Aufwandsauswertung zu ausgewählten Projekten

… zu Papier bringen:

Projektdetails drucken

Im „Details“-Bereich der Projektliste können Sie sich im Register „Aufgaben“ alle Projektaufgaben anzeigen und zum Beispiel nach Fälligkeit oder Zuständigkeit sortieren lassen.

Übrigens: Sämtliche Projekt- und sonstigen Aufgaben, die Sie bestimmten Mitarbeitern zuordnen, lassen sich bei Bedarf im Bereich „Office“ – „Aufgaben“ nach Zuständigkeit gefiltert anzeigen:

Aufgaben nach Kunden auswählen

 

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