Kunde hat versehentlich Geld überwiesen und will es nicht zurück

Sehr geehrtes Forum,

ich bin seit wenigen Tagen ein frisch gebackener Mein Büro Desktop Nutzer, zunächst in der Basis Version ohne Addons, und habe zu Beginn bereits eine für mich knifflige Frage:

Ein Kunde hat im Januar versehentlich Geld überwiesen, genauer gesagt hat er die letzte Rechnung aus 2023 nochmal überwiesen, ein reines Versehen. Für ein Beispiel sagen wir am 10.1.24 wurden 1000€ überwiesen. Der Kunde möchte es auch nicht zurück, da er sowieso im Februar von mir eine Rechnung erwartet. Diese Rechnung wird höchstwahrscheinlich niedriger sein als der überwiesene Betrag. Zum Beispiel 500€, die Rechnung erstelle ich voraussichtlich am 25.2.24.

Für diesen konkreten Geldeingang gibt es bislang keinen Beleg. Wie muss ich in diesem speziellen Fall jetzt vorgehen insbesondere in Bezug auf die Rechnungserstellung, und im Anschluss dann auch bei der Buchung? Wie würdet Ihr das handhaben? Ich danke im Voraus.

Cat

Zitat von Michael1972

Wenn der Zahlbetrag zu einer Rechnung zugewiesen wird und der Betrag nicht überein stimmt, bekommst Du die Möglichkeiten angezeigt. Ich würde den Restbetrag als Kundenguthaben buchen, das bei der nächsten anfallenden Rechnung verrechnet werden kann.

Vielen Dank für den Hinweis, das hat soweit geklappt.

ich hab den Geldeingang auf das Kundenkonto zugewiesen und bei der Rechnungserstellung wurde dieses Guthaben vom Programm auf die Rechnung angewendet, sodass diese nach Erstellung sofort auf vollständig bezahlt stand. Es blieb ein Restguthaben. Dieses habe ich dem Kunden zurücküberwiesen, da das Projekt abgeschlossen ist, und weitere Aufträge augenblicklich nicht anstehen.

Nun meine Fragen:

1. Man kann im Programm einstellen, dass im Schlusstext einer Rechnung angegeben wird, dass eventuelles Guthaben verrechnet wurde. Muss man angeben, dass bereits gezahlt wurde?

2. Hätte man nicht eigentlich eine Abschlagsrechnung über die gezahlte Summe erstellen müssen?

3. Muss ich jetzt eine Gutschrift oder negative Rechnung o.ä. erstellen, damit ich einen tatsächlichen Beleg zur Überweisung an den Kunden habe, damit es keine Probleme bzgl. der USt. gibt? Hintergrund ist: Im Januar habe ich eine zu hohe Einnahme, auf die ich USt. bezahle, im Februar mache ich eine Rückzahlung bzw. Gutschrift, mit der ich die zuviel gezahlte USt. ja ebenfalls "rückabwickle" im Sinne einer negativen Umsatzsteuer oder Vorsteuer oder wie man es dann nennen möchte. Also wie mache ich das, einen korrekten Beleg zum Vorgang zu erhalten?

Ich hoffe ich habe mich verständlich ausgedrückt, sollte noch etwas unklar sein präzisiere ich gerne weiter, sofern erforderlich.

Viele Grüße

Cat

Zitat von Michael1972

für die Rückzahlung an den Kunden würde ich eine Gutschrift erstellen und die Rücküberweisung zu dieser Gutschrift zuweisen

Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Das klingt absolut plausibel.

Ich muss blöd fragen, wie mache ich das korrekt? ich bin nicht sicher ob es richtig ist aber was ich gefunden habe ist unter neue Rechnung -> Design Layout Gutschrift.

Falls das bereits der richtige Weg ist, so könnte ich einen Artikel Gutschrift oder Rückzahlung mit Betrag xy erstellen.

Ich frage mich jedoch, muss dieser Rückzahlungsbetrag dann negativ sein oder positiv? Wenn ich einen negativen Betrag eingebe, beobachte ich interessanterweise folgendes Verhalten: steht das Layout auf Rechnung, so wird auch die Gesamtsumme negativ, steht das Layout auf Gutschrift, wird aus dem negativen Artikelpreis x 1 Stück ein positiver Artikelpreis und die Gesamtsumme ebenso positiv.

Ich bin verwirrt was nun richtig ist. Vielleicht können Sie mir noch einmal auf die Sprünge helfen, ich würde mich wirklich sehr freuen.

Vielen Dank vorab

Cat

Zitat von Hatty

Zitat von Michael1972

für die Rückzahlung an den Kunden würde ich eine Gutschrift erstellen und die Rücküberweisung zu dieser Gutschrift zuweisen

Keine Gutschrift! Denn der Kunde hat ja nur zu viel gezahlt. Der Lieferant hat nicht zu viel berechnet, was dann wieder gutgeschrieben werden müsste!

Doppelzahlungen landen bei mir immer bis zur Klärung auf dem Verrechnungskonto. Mit Eigenbeleg. Von dort wird dann meist zurück überwiesen. Oder aber die nächste Ausgangsrechnung bezahlt. Je nach Absprache.

Danke für Ihren Beitrag. Auch ihre Argumentation kann ich vollkommen verstehen. Eine Rückzahlung wollte der Kunde jedoch nicht, sondern Verrechnung mit der nächsten Rechnung, was ich nun heute wie geplant durchgeführt habe. Wie würden sie nun weiter verfahren?

beste Grüße und eine sonnige Woche

Cat

Ich glaube schon, dass ich irgendeinen Beleg für die Rücküberweisung brauche, ganz banal deswegen, um die Vorsteuer wieder ziehen zu können. Daher meine Frage, wie ich den korrekt anlege?

Also sehe ich das richtig: Als Ist-Versteuerer zahle ich doch für den gesamten Geldeingang im Januar die Umsatzsteuer. Und im Februar würde ich gerne die USt. für den an den Kunde zurückgezahlten Betrag zurück haben. Ich kann mir nur schwer vorstellen, dass das zunächst zuviel gezahlte und dann später zurück gezahlte Geld umsatzsteuerneutral zu behandeln wäre.

VG, Cat

Zitat von Michael1972

Zitat von Hatty

Zitat von Left-Handed-Cat

Eine Rückzahlung wollte der Kunde jedoch nicht, sondern Verrechnung mit der nächsten Rechnung,

Falls dann immer noch etwas übrig ist, würde ich! den Rest überweisen.

Viel Spass.

Genau um diesen Rest gehts doch hier. Deswegen Gutschrift erstellen, sonst kriegt man das Kundenguthaben ja nicht weg.

Bitte nochmal um Hilfe, wie Sie diese Gutschrift erstellen würden.

VG, Cat