Mein Büro 2010 Probleme mit 2009er-Daten

Ich habe meine Frage nun an den Support gesendet, ich werde die Antwort ins Forum schreiben.

Eisenbart: Eigentlich schlimm, dass solche Workarounds überhaupt nötig sind. Aber die Rechnungsarchiv-Funktion wirkt sowieso lieblos in das Programm gefrickelt.

Das Erstellen der PDFs direkt über Mein Büro kann ich nicht empfehlen! Beispiel: Schriftarten werden standardmäßig nicht eingebettet, so dass die PDFs auf einem anderen Computer anders aussehen können. Man könnte sie manuell zum Einbetten markieren, dann aber wohl auch nur die komplette Schriftart, was die Datei unnötig vergrößert. PDFCreator zeigt wie man es richtig macht: Es werden alle verwendeten Schriftarten automatisch (!!!) eingebettet, aber nur die Teile der Schriftart, die auch in der Datei verwendet werden. Die damit erzeugten PDFs von Rechnungen sind trotzdem nur 26 KB groß.

Bei mir hat sich folgender Arbeitsablauf bewährt (statt das Rechnungsarchiv zu nutzen und direkt zu drucken bzw. den PDF-Export zu verwenden):
- Drucken der Rechnung in den virtuellen PDFCreator-Drucker
- Es öffnet sich anschließend automatisch der Acrobat Reader mit der frisch erstellen PDF-Datei, diese drucke ich dann auf den "echten" Drucker aus.

Mit diesem Verfahren ist sichergestellt, dass die PDF exakt das enthält und später anzeigt, wie es auf dem Ausdruck an den Kunden ist.

Zitat von Burki

Zum Verständnis lies doch ergänzend mal diesen Beitrag .

Danke, aber jetzt komme ich aus dem Kopfschütteln nicht mehr heraus! Ich würde wirklich gerne wissen, wie die Entwickler auf die Idee kamen, das so zu machen wie sie es machen. Ich möchte das natürlich nicht ohne Argumente stehen lassen:

- Ich kann verstehen, dass Standardvorlagen nicht Bestandteil der Datensicherung sein sollen. Aber sie sind es! Wie schon geschrieben: mfb-Datei in eine zip-Datei umbenennen und selber ins Archiv schauen.

- Ich kann verstehen, dass Standardvorlagen nicht Bestandteil der Datensicherung sein sollen, aber dann müssen die Standardvorlagen auch alter Versionen mitgeliefert werden! Wie im anderen Thread festgestellt wurde, funktionieren diese ohne die neue Funktionalität. Die neue Funktionalität ist aber für alte Rechnungen völlig egal! Und für neue Rechnungen wird eh die neue Standardeinstellung mit den neuen Vorlagen verwendet. Die alten Vorlagen haben andere Dateinamen, es bestünde also kein Konflikt mit den neuen Vorlagen. Auch Speicherplatz kann kein plausibler Grund sein, wir reden hier geschätzt von unter einem Megabyte.

- Die Update-Installation hilft nur kurzfristig: In der Datensicherung sind zwar wieder alle Vorlagen enthalten (also auch die alten Standardvorlagen), diese werden aber bei einer Neuinstallation von Mein Büro 2010 und anschließender Rücksicherung nicht zurückgespeichert!

Ich weiß nicht, welches Konzept die Entwickler dabei verfolgten, für mich ist jedenfalls keines erkennbar.

Ich hätte einfach die alten Standardvorlagen mit Mein Büro 2010 ausgeliefert (ggf. markiert als obsolet und enthalten für Rückwärtskompatibilität). Was für Argumente sprechen dagegen?

Ob nun die Standardvorlagen mit in der Datensicherung gespeichert werden oder nicht hat sowohl Vor- als auch Nachteile; um dieses Detail geht es mir in diesem Fall aber gar nicht.

Zitat von Eisenbart

Das ist natürlich blöd... Wie kann man bei einer PDF-Datei eigentlich sehen, ob Schriftarten eingebettet wurden? Im Adobe Reader sieht das bei mir unter "Datei -> Dokumenteigenschaften -> Schriften" für mit "Mein Büro 2010" erzeugte Rechnungen wie folgt aus:

Genau dort zeigt der Adobe Reader auch an, wenn Schriftarten eingebettet sind. Wenn platzsparend nur die benötigten Teile der Schriftarten enthalten sind, steht hinter jeder Schriftart "(Eingebettete Untergruppe)", siehe angehängtes Bild, was in dem Dialogfenster bei meinen Rechnungen angezeigt wird:

Zitat von Eisenbart

Ich habe gerade einen entsprechenden Verbesserungsvorschlag gepostet: Verwendete Schriftarten automatisch in erzeugte PDF-Dateien einbetten

Nichtsdestotrotz solltest du dir einmal PDFCreator anschauen. Du kannst damit sogar aus beliebigen Programmen heraus PDFs erzeugen, indem du einfach auf den dann neu erzeugten virtuellen PDF-Drucker druckst. Ich vertraue dem Programm sehr, was die Qualität der erzeugten PDFs angeht, da es im Hintergrund Ghostscript nutzt (das wird dir jetzt wahrscheinlich nichts sagen). Hier der Link zu der Website, wo du PDFCreator herbekommst: http://pdfforge.org/

Man kann vielleicht Mein Büro so hinkonfigurieren dass die direkt im Programm erzeugten PDFs brauchbar sind, aber will man sich als normaler Benutzer mit Einstellungen beschäftigen? Ich hatte Glück dass ich direkt von Anfang an die PDFs mit PDFCreator erzeugte (evtl. hatte damals Mein Büro noch keine PDF-Export-Funktion); PDFCreator hat wenigstens ordentliche Standardeinstellungen, so dass sich der normale Benutzer nicht mehr damit beschäftigen muss.