Offene Posten für Aufträge mit Abschlagszahlungen??

1. offizieller Beitrag

    Hallo liebe Mein Büro Nutzer,


    ich habe eine dringende Frage bei der ich einfach nicht weiter komme...


    Kurzer hintergrund:


    Ich verkaufe Produkte die eine Herstellungszeit von bis zu 4 Monaten haben (Einzelanfertigungen)
    Als Beispiel Kostenpunkt 1.000 €
    Bei jedem Kunden verlange ich eine Anzahlung in Höhe von 10% (100 €)


    Wenn ich jetzt eine Abschlagsrechnung über 10 % erstelle erscheint diese unter dem Reiter Rechnungen und wird auch als Offener Posten gebucht.


    Soweit so gut


    Jetzt kommt der Haken:
    Wie finde ich denn jetzt bitte heraus wieviel Einnahmen ich denn noch tatsächlich erwarten kann?
    Also Offene Posten Rechnung (100 €) + Offene Posten Aufträge oder Offene Posten der noch nicht in Rechnung gestellten Abschlagszahlungen ( 900 €) ?



    Aktuell mache ich es so:
    Ich erstelle gleichzeitig die Abschlagszahlung und die Schlussrechnung.
    Die Abschlagszahlungs Rechnung wird ausgedruckt und verrechnet.
    2-4 Monate später bei auslieferung suche ich dann die damals erstellte Schlussrechnung, aktuallisiere das Rechnungsdatum von Hand und auch die RGNummer.


    Wie Ihr euch vorstellen könnt ist dieser weg eine echt mühselige Arbeit die auch sehr Fehleranfällig ist aber nur so konnte ich bisher die tatsächlichen offenen Posten von Aufträgen und Rechnungen zusammen sehen.
    Es muss hier doch eine Bessere Möglichkeit geben um einen guten Geschäftsüberblick zu erhalten oder?



    Ich hoffe ich habe mein Problem deutlich dargestellt und bitte daher um Lösungsvorschläge.


    Ganz liebe Grüße
    Mike


    Ps.: Ich nutze Mein Büro Prof !

    • Offizieller Beitrag

    Vorrangig sind das Denkfehler! Wie kannst Du erwarten, daß noch nicht in Rechnung gestellte Beträge - nämlich die Schlußrechnung - als offener Posten irgendwo erscheint? Wenn dir dieses Denken so rum wichtig ist, bleibt ja nur übrig so einen 'Unsinn' zu betreiben. Dann ist auch deine EÜR daneben samt USTVA für dieses Quartal.


    Du müßtest schauen in eine Umsatzliste, unter > Auswertungen > Allgemeine Geschäftsentwicklung oder > Rechnungstellung - wieviel Umsatz du gemacht hast.

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von treki6

    2-4 Monate später bei auslieferung suche ich dann die damals erstellte Schlussrechnung, aktuallisiere das Rechnungsdatum von Hand und auch die RGNummer.

    Schon einmal eine Steuerprüfung gehabt? Ich vermute mal, nein.

    Hallo zusammen,
    danke für die Antworten...
    Ich hätte vielleicht erwähnen sollen das ich Mein Büro aktuell NUR zur Rechnungs und Auftragsverwaltung nutze und nicht für die Steuer !
    Diese wird noch immer vom Steuerberater gemacht anhand der ausgedruckten Rechnungen und der ein und ausgänge auf dem Konto nicht anhand der Software.


    Ich bitte daher um Entschuldigung falls ich für Verwirrung gesorgt habe...


    Zurück zum Problem.
    Für mich ist es wichtig herauszufinden wieviel Einnahmen noch durch die bestehenden Aufträge eingehen werden.
    Ich finde einfach keine Möglichkeit (ohne die Aufträge direkt in Rechnungen zu wandeln ) wie ich diese (ich nenne Sie jetzt mal) offenen posten der noch ausstehenden Lieferungen aufgelistet bekomme...


    Bitte gebt mir bescheid falls ich mich unklar ausdrücke ... dies ist nicht mein Fachgebiet;)


    Liebe grüße
    Mike

    • Offizieller Beitrag

    Hallo treki6,
    offensichtlich willst Du für Dich privat wissen - einfach um eine ungefähren Überblick zu haben -, wieviel Einnahmen du noch bekommst. Denn in der Tat taucht der Restbetrag erst mit Erstellung der Schlußrechnung auf. Auch die Tabellen geben da nichts her. Es gibt 2 Wege.


    • Unter der Menuleiste > Verkauf > Aufträge gibt es per Rechtsklick > Neue Aufgabe zu Auftrag: Zu jedem Auftrag kann man eine Aufgabe samt Erinnerungsfunktion erstellen. Darin kann in der Notiz festgehalten werden, z.B. wann die Schlußrechnung mit welchem Betrag fällig sein sollen. Unter > Office > Aufgabe kann sowas in der Liste optimiert werden.


    • Über die individuellen Felder jeder > Rechnung unter > Erweitert kannst Du Deine Kriterien festlegen.

    Sinn macht es zudem sich mit der Funktion Spalten definieren in allen Vorgängen vertraut zu machen. In der Liste > Aufträge, > Rechnungen Rechtsklick > Aktuelle Tabellenabsicht > Spalten definieren und die Werte in den Spaltenkopf ziehen. So kannst du nach bestimmten Merkmalen suchen. Nebenbei überlegenswert erscheint es mir, die Auftragsart unter Auftrag Abschlagsrechnung zu benennen oder Unter der Rechnungsliste die Spalte Rechnungsart in den Spaltenkopf hochzuziehen. So findet man die aufgeteilten Rechnungen.