Moin,
spielen wir's mal durch: FA verlangt einen Beleg zur Querprüfung. Du gehst ans Regal, suchst die Belegnummer RE4711 raus, legst sie dem Prüfer vor. Das war's.
Das war einmal - inzwischen verlangen die Prüfer die Dateien (Datenzugriff Typ 1 oder 2) und werten die Stammdaten aus, die werden nämlich in den Prüferdateien mitgegeben. Du machst es dir sehr einfach - nur die Welt ist nicht mehr so, wie sie noch vor 10 Jahren war. Auch die Betriebsprüfer haben eine Menge gelernt inzwischen und fehlende Stammdaten (d.h. gelöschte) sind ein gutes Mittel, die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung anzuzweifeln und Einkünfte hinzuzuschätzen.
Ich würde es nicht machen - aber ihr seid selber für euch verantwortlich. Ich kann nur eindringlich warnen (lest einmal § 146 AO und hierzu in den GoBD die Textziffern 5 und 6, 30 ff.). Für einen Umsatzsteuerprüfer ist der Empfänger einer Rechnung oder der Lieferant sogar sehr wichtig einschließlich der Angaben zu USt-Nummer/UStID, um beurteilen zu können, ob Umsatzsteuer oder Vorsteuer stimmen. Bei fehlenden Personendaten wird hier sehr rigoros gestrichen! (Wobei bei Kunden dann § 14c UStG - unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer - zum Tragen kommt und die Steuer trotzdem abgeführt werden muss).