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Teil 2 von Ihrem Blitzstart

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Ihre Kundenverwaltung

In MeinBüro haben Sie unter „Kunden“ im Bereich „Stammdaten“ viel mehr als ein Adressbuch. Sie können unter anderem Konditionen hinterlegen, beliebige Daten zu Ihrem Kunden erfassen, Dokumente hinterlegen und jeden Kontakt protokollieren.

Schritt 1: Die richtige Nummer gehört dazu

Bevor Sie einen ersten Kunden anlegen, ist es ratsam, sich kurz über den Aufbau des Nummernkreises Gedanken zu machen. Voreingestellt sind Kundennummern ab 10.000, die fortlaufend aufsteigen.
Sie können dies natürlich auch anpassen. Unser Tipp: Wenn Sie mit DATEV arbeiten, empfehlen wir Ihnen 6-stellige Kundennummern zu vergeben, damit ein reibungsloses Einlesen der Daten garantiert wird. Öffnen Sie am linken Seitenrand die Kategorie „Stammdaten“ und wechseln Sie anschließend zu „Meine Firma – Nummernkreise“. Dort wählen Sie unter „Kunden und Lieferanten“ die erste Kundennummer.
Wenn Sie schon einmal hier sind, können Sie auch gleich unter „Rechnungen“ den Aufbau Ihrer Rechnungsnummer festlegen.

Schritt 2: Kunde anlegen

Wechseln Sie wieder zurück zu „Stammdaten“ und wählen Sie dort den Bereich „Kunden“. Legen Sie mit der Taste „F10“ oder „Neu“ einen neuen Kunden an.
Im ersten Reiter wählen Sie aus, ob es sich um einen Privatkunden oder Firmenkunden handelt und hinterlegen die allgemeinen Kontaktdaten.
Haben Sie zu Ihrem Kunden gleich mehrere Ansprechpartner oder Adressen für Lieferungen und Rechnungen, können Sie diese auf den zwei folgenden Reitern hinterlegen.
Tipp: Hinterlegen Sie zu Ihrem Kunden eine Anmerkung und lassen diese jedes Mal, wenn ein neuer Vorgang zu diesem Kunden erstellt wird, automatisch anzeigen.

Damit Sie uns am Ende des Blitzstart-Kurses eine Rechnung stellen können, müssen Sie uns natürlich auch als Kunden führen.

Hinweis

Legen Sie uns zu Ihrer ersten Rechnungstellung an:

Name: Buhl Data Service GmbH
Adresse: Am Siebertsweiher 3/5, 57290 Neunkirchen
Telefon: 02735 / 90 96 20
Mail: blitzstart@meinbuero.de.

Schritt 3: Zahlungsbedingungen, Konditionen und Vorgaben

Wenn Sie Kunden haben, denen abweichend von Ihrem Standard besondere Konditionen und Bedingungen zustehen, ist es hilfreich, diese in den Reitern „Konditionen“, „Vorgaben“ und „Text“ zu hinterlegen. So werden diese später bei Auswahl des Kunden automatisch berücksichtigt. Das spart Zeit, wenn Sie oft mit den gleichen Kunden arbeiten.

Hinweis

Legen Sie uns mit folgender Zahlungsbedingung an:

Zahlungsbedingung: „30 Tage netto“

Schritt 4: Ihre Kunden, Ihre Daten und Dokumente

Jedes Unternehmen tickt anders! Das wissen wir und bieten deshalb einige Möglichkeiten, MeinBüro an Ihre Vorstellungen anzupassen. So gibt es für fast alle Bereiche freie Felder. Dort definieren Sie bis zu 20 zusätzliche Daten, die Sie zu Ihren Kunden (Artikeln, Rechnungen, u. s. w.) erfassen wollen. Das kann die T-Shirt-Größe Ihrer Kunden sein oder die Mitarbeiteranzahl von Unternehmen, die Sie beliefern.
Im Bereich „Dokumente“ können Sie beliebige Dateien zu Ihrem Kunden hinterlegen, z. B. einen Vertrag, den Sie gemeinsam abgeschlossen haben.
Ziehen Sie die Datei einfach ins Fenster. Diese ist nun Bestandteil der Kundenakte.

Schritt 5: Alles im Blick mit dem Detailbereich

Über „F2“ oder die Schaltfläche „Details“ unten links öffnen Sie den Detailbereich, der wertvolle Informationen zum gerade ausgewählten Kunden bereithält. Hier finden Sie z. B. die ihm gestellten Rechnungen oder seine erworbenen Artikel.
An dieser Stelle können Sie auch jeglichen Kontakt mit Ihrem Kunden im Bereich Historie protokollieren und weitere Notizen anlegen.

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