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Seit fast 30 Jahren existiert das Unternehmen GDS MedienTeam GmbH in Dortmund. Mit etwa 30 Mitarbeitern zählt der Betrieb zu einem der Größten der Branche und der Region in und um Dortmund. Das Leistungsspektrum des florierenden Betriebes reicht von Konzeption bis Gestaltung und Druck von kundenspezifischen Produkten.
Seit 2014 werden die buchhalterischen Aufgaben im Unternehmen mit MeinBüro gelöst. Wir durften mit Herrn Thomas Husemann, Geschäftsführer der GDS MedienTeam GmbH, über sein Unternehmen und den Einsatz der Bürosoftware sprechen.
Das Unternehmen bietet im Bereich der Medienproduktion unter anderem Digital- & Offsetdruck sowie Fahrzeugbeklebung an. Zudem können die Kunden Onlinelösungen wie beispielsweise eine Website vom GDS Medienteam erstellen und pflegen lassen. Und auch die Liste der Produkte im Bereich Werbetechnik ist lang: Kundenstopper und Aufsteller, Roll-Ups, Beachflags, Counter sowie aufmerksamkeitsstarke Außenwerbung und Fassadenverkleidungen.
Um die Verkäufe der unterschiedlichen Produkte unkompliziert und finanzamtssicher zu verbuchen, benötigt es ein gutes Buchhaltungsprogramm. Zuerst wurden buchhalterische Aufgaben mit einem selbstgeschriebenen Warensystem erledigt, seit 2014 löst das Unternehmen rund um Thomas Husemann diese Aufgaben mit MeinBüro.
Da die Firma auf drei Standorte aufgeteilt ist, war es enorm wichtig, sich für eine Softwarelösung zu entscheiden, welche nicht standortgebunden ist und von vielen Mitarbeitern zur selben Zeit an unterschiedlichen Arbeitsplätzen genutzt werden kann. Bei einem kostenfreien Telefongespräch mit einem kompetenten MeinBüro-Berater hat Husemann alle Möglichkeiten besprochen und direkt am Telefon MeinBüro als Cloudlösung mit Modulen gekauft.
Die Cloud ermöglicht es, dass alle Mitarbeiter standortungebunden und parallel arbeiten können. Für Husemann bietet die Cloudlösung zusätzlich Sicherheit, da er selbst im Urlaub die Geschäftsentwicklung im Blick hat. Von den Mitarbeitern des GDS Medienteams wird die Cloud von MeinBüro zudem genutzt, um projektbezogene oder unternehmensinterne Dateien hochzuladen, welche unterschiedlichen Mitarbeitern zur Verfügung stehen müssen.
Seit Beginn des Einsatzes von MeinBüro, hat das GDS Medienteam immer wieder die Gelegenheit genutzt, MeinBüro individuell mit Modulen zu erweitern.
Hierzu zählt das Modul Webselling, welches für das Unternehmen unabdingbar ist. Der Internethandel ist für das Unternehmen von besonders großer Bedeutung, da hier wesentlich höhere Wachstumsraten generiert werden können als im Einzelhandel. Entscheidend für die Zufriedenheit der Endkunden im Onlinebusiness ist die zeitnahe Verarbeitung der Bestellungen. Und genau das leistet das Modul Webselling, welches als direkte Schnittstelle zwischen Onlineshop und Bürosoftware fungiert. Im Jahr 2017 hat die GDS MedienTeam GmbH ca. 90.000 Aussendungen über den Kanal e-Commerce verzeichnet.
„Ohne die Nutzung von MeinBüro wäre es gar nicht möglich gewesen, den Ansturm an Aufträgen zu händeln.“
Ein weiteres Modul, welches von Husemann und den Mitarbeitern genutzt wird, ist das Modul Lager. Durch die Aufteilung der GDS Medienteam GmbH auf drei verschiedene Standorte im Raum Dortmund, werden auch die produzierten Artikel in den drei verschiedenen Firmengebäuden gelagert. Mit MeinBüro und dem Modul Lager können die Mitarbeiter alle drei Läger individuell verwalten und Artikel unkompliziert und schnell ein- aus- oder auch zwischen den Lägern umlagern.
„Die Software gibt wieder, dass ich auch verschiedene Läger einrichten kann. Und auch da bin ich jeder Zeit am Laufenden.“
Zudem nutzt das Unternehmen mehrfach das Modul Firma+. Eigentlich dient dieses Modul dazu, verschiedene Firmen als unterschiedliche Mandaten in einer Software verwalten zu können. Die GDS Medienteam GmbH nutzt das Modul Firma+ allerdings, um Geschäftsbereiche voneinander abzutrennen, z.B. Online-Handel, Lohnbuchhaltung und Lagerverwaltung. So lassen sich Auswertungen für die einzelnen Geschäftsbereiche einfacherer erstellen und die Mitarbeiter der einzelnen Gewerke werden in ihrem Tagesgeschäft nicht von irrelevanten Arbeitsbereichen abgelenkt.
Thomas Husemann ist bis heute zufrieden mit der Buchhaltungssoftware MeinBüro – denn diese spart allen Mitarbeitern wertvolle Zeit und sorgt gleichzeitig für geringere Kosten auf Unternehmensseite.
