Textbausteine
MeinBüro stellt Ihnen zahlreiche Textbausteine und Vorlagen zur Verfügung, mit deren Hilfe Ihre optisch ansprechend gestalteten Druckvorlagen schnell mit passenden Inhalten gefüllt werden. Im Arbeitsbereich “Office” – “Briefe” rufen Sie die vorbereiteten Inhalte über ein Drop-down-Menü auf, das Sie sowohl im Dialogfenster “Brieftext bearbeiten” als auch im Register “Eingabemaske” finden:
Mit Ausnahme von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen können Sie Ihre auf Vorlagen und Textbausteinen beruhenden Geschäftsbriefe problemlos von Hand nacharbeiten. Falls Sie die Textvorschläge von MeinBüro inhaltlich oder stilistisch auf Ihren eigenen Bedarf zuschneiden, zusätzliche anlegen oder vorhandene zum Standard-Vorschlag machen wollen, klicken Sie im Dialog “Brieftext bearbeiten” auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (rechts neben der Textvorlagen-Auswahl) oder wählen den Menüpunkt “Stammdaten”- “Kleinstammdaten” -“Textbausteine”. Die Brief-Textbausteine finden Sie im Register “Briefe”:
Sobald Sie den Cursor in das Feld “Einleitungstext” bzw. “Schlusstext” stellen, erkennen Sie, dass Sie dort nicht nur schlichten Text eingeben können, sondern Zugriff auf die Inhalte ausgewählter Datenbankfelder haben (“Variablen”) sowie “Bedingungen” für die Wahl bestimmter Textelemente vorgeben können. Auf diese Weise können Sie komplexe Brief-Bausätze basteln, die je nach Adressat zur passenden Leseransprache führt.
Mithilfe von Textbaustein-Variablen können Sie Ihre Kunden bei Auftragsbestätigungen und Rechnungen beispielsweise auch darüber informieren, auf welches Angebot sich der Vorgang bezieht. Dazu übernehmen Sie die “Angebotsnummer” aus der Auswahlliste “Variable einfügen” in den Einleitungs- oder Schlusstext Ihrer Rechnung:
Per Mausklick auf die Register-Schaltfläche ” E-Mail Text“ schließlich öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie den Standardtext für den E-Mailversand von Rechnungen vorgeben. Dort können Sie auf dieselben Platzhalter zugreifen, die Ihnen auch in den Einleitungs- und Schlusstexten der klassischen Korrespondenzarten zur Verfügung stehen.
Übrigens: Hier finden Sie ein kurzes Video-Tutorial, indem Sie lernen, wie Sie mit Textbausteinen umgehen.
